Reunião - Primeiro contato (SEDESE) - Levantamento SEI p/ processos em Acompanhamento Especial
Data: 10.09.2024
Horário: 10h
Participantes:
@raianecardoso
@halvesromano
Raphael Sardinha Moreira de Castro raphael.castro@social.mg.gov.br
Joana Moraes Rebelo Horta Lopes (SEDESE)
Nádia da Silva Passos (SEDESE)
Barbara Queiroz Abras Franco (SEDESE)
Heli Teixeira da Silva (SEDESE)
Rachel de Freitas Fonseca (SEDESE)
Demanda
Pedido: Levantamento de dados do SEI para cadastro automático de processos do Gabinete Sedese em Acompanhamento Especial
Descrição:
Tendo em vista a quantidade de demandas recebidas pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social e a diversidade de atores demandantes (tanto da sociedade civil quanto de outros órgãos governamentais), gostaríamos de automatizar a coleta de dados de processos SEI com o intuito de sistematizar e automatizar a classificação dos processos, a partir do Gabinete, unidade que concentra e coordena as entradas e saídas informacionais da instituição.. Objetiva-se coletar dados relacionados ao tipo de processo, interessados, prazos, atribuição e marcadores, de modo a estruturar uma metodologia de agrupamento de processos em Acompanhamento Especial que permita utilizar essa ferramenta do SEI como um repositório de conhecimento institucional, permitindo o acesso fácil e rápido a determinados tipos de processos (comunicação institucional, monitoramento de instrumentos jurídicos, gestão de pessoas, entre outros exemplos). A partir dessa coleta automatizada, pretende-se definir a melhor forma de agrupar esses processos e preencher a maior quantidade de informações possíveis sobre os processos, qualificando a informação e sistematização os mecanismos de busca e organização dos documentos recebidos e gerados.
Métricas:
Selecione uma opção para indicar a frequência com que seu processo acontece: Diário
Insira o número de vezes que o processo acontece dentro do período selecionado acima: contínuo
Preencha, ainda que de maneira estimada, os minutos gastos para realizar uma rodada completa do processo: -
Discussão
A equipe já possui 2 formas diferentes de registrar os trâmites dos processos que passam pela caixa da Chefia de Gabinete da Sedese, separadas entre processos internos e externos, onde apenas 2 servidores são responsáveis por esses registros, 1 em planilha, outro em sistema interno.
Não há um motivo para essa divisão de planilhas entre interno e externo, e a equipe concorda em unificar o processo.
A equipe foi orientada a pensar numa planilha única para servir como base de dados, concentrando todas as informações que julgarem necessário relativo aos processos que tramitam no SEI, e posteriormente automatizar os registros desses processos.
Encaminhamentos
A equipe fará uma reunião interna para definir como seria uma nova planilha e qual modelo de atendimento seria o melhor, retornando o contato posteriormente.
Reunião - Primeiro contato (SEDESE) - Levantamento SEI p/ processos em Acompanhamento Especial
Data: 10.09.2024 Horário: 10h Participantes: @raianecardoso @halvesromano Raphael Sardinha Moreira de Castro raphael.castro@social.mg.gov.br Joana Moraes Rebelo Horta Lopes (SEDESE) Nádia da Silva Passos (SEDESE) Barbara Queiroz Abras Franco (SEDESE) Heli Teixeira da Silva (SEDESE) Rachel de Freitas Fonseca (SEDESE)
Demanda Pedido: Levantamento de dados do SEI para cadastro automático de processos do Gabinete Sedese em Acompanhamento Especial
Descrição: Tendo em vista a quantidade de demandas recebidas pela Secretaria de Estado de Desenvolvimento Social e a diversidade de atores demandantes (tanto da sociedade civil quanto de outros órgãos governamentais), gostaríamos de automatizar a coleta de dados de processos SEI com o intuito de sistematizar e automatizar a classificação dos processos, a partir do Gabinete, unidade que concentra e coordena as entradas e saídas informacionais da instituição.. Objetiva-se coletar dados relacionados ao tipo de processo, interessados, prazos, atribuição e marcadores, de modo a estruturar uma metodologia de agrupamento de processos em Acompanhamento Especial que permita utilizar essa ferramenta do SEI como um repositório de conhecimento institucional, permitindo o acesso fácil e rápido a determinados tipos de processos (comunicação institucional, monitoramento de instrumentos jurídicos, gestão de pessoas, entre outros exemplos). A partir dessa coleta automatizada, pretende-se definir a melhor forma de agrupar esses processos e preencher a maior quantidade de informações possíveis sobre os processos, qualificando a informação e sistematização os mecanismos de busca e organização dos documentos recebidos e gerados.
Métricas: Selecione uma opção para indicar a frequência com que seu processo acontece: Diário Insira o número de vezes que o processo acontece dentro do período selecionado acima: contínuo Preencha, ainda que de maneira estimada, os minutos gastos para realizar uma rodada completa do processo: -
Discussão
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