Probleme mit nicht-zurückgegebenen Ressourcen

[mimosel]

Wenn Ressourcen nicht pünktlich zurückgegeben werden, kommt es zu Problemen.

Ich habe eine Reihe nicht zurückgegebener Ressourcen, die schon längst (26.02.) zurückgegeben hätten sein sollen, aber nicht zurückgegeben wurden.

Unter Buchungen -> Kalender werden diese aber nur für den ursprünglich geplanten Ausleihzeitraum als nicht verfügbar angezeigt (Beispiel Ressourcen vom 23.-26.02.). Das sie nicht zurückgegeben wurden, geht aus der Übersicht nicht hervor.

Wenn ich jetzt bspw. Leinwand 2 buchen möchte, kann ich das tun, obwohl sie noch nicht zurückgegeben wurde.

Erst bei der Ausgabe, also wenn der Benutzer vor mir steht, kommt die Meldung "Leinwand 2 ist aktuell nicht im Bestand. Bitte überprüfe ob es überfällige Buchungen für diese Ressource gibt."

Die nicht mögliche Buchung taucht dann aber trotzdem im Kalender auf.

Das bedeutet: Benutzern werden verfügbare Geräte angezeigt und buchbar gemacht, obwohl sie nicht buchbar sind. Mit freudiger Erwartung kommen die dann zu uns in die UB, wo dann erst auffällt, dass die Ausleihe nicht klappt. Das ist absoluter worst case und darf nicht passieren!

Das Problem betrifft auch die Ansicht Verfügbarkeiten (https://mzcrew.simren.de/types/availability?availability%5Btype_ids%5D%5B%5D=&availability%5Btype_ids%5D%5B%5D=3&availability%5Bweek_no%5D=16), wo Ressourcen als verfügbar angezeigt werden, obwohl sie nicht zurückgegeben wurden.

Gewünschtes Verhalten: Ressourcen werden zuerst so lange als ausgeliehen im Kalender angezeigt, wie der beantragte Ausleihzeitraum war. Werden sie nicht rechtzeitig zurückgegeben, werden sie automatisch endlos gesperrt. Benutzer, die ebenfalls diese Ressource gebucht hatten, kriegen automatisch (sofern es mehrere Exemplare dieser Ressource gibt) ein anderes Exemplar der Ressource zugewiesen, ist das nicht möglich, muss der Admin informiert werden. Erst wenn die Ressource zurückgenommen wird, wird sie wieder als verfügbar angezeigt.

[tiloman]

Buchungen basieren darauf, dass pünktlich zurückgegeben wird und Ressourcen verfügbar sind. Ich finde den Vorschlag einen Artikel zu sperren sobald er überfällig ist, gut. Nach Rücknahme würde er wieder entsperrt werden und neue Buchungen sind möglich für die gesamte Anzahl an verfügbaren Artikeln. Wenn er nicht zurückgegeben wird, sind neue Buchungen nicht mehr möglich wenn der Bestand sonst zu knapp wäre.

Einen Hinweis an Admins auszugeben, dass es bei bestehenden Buchungen zu Problemen kommen kann ist möglich, aber kann sehr kurzfristig sein. Zum Beispiel wenn eine Buchung endet und 15min später die nächste mit genau der Ressource beginnt.

[OneOfTwelve]

Könnte man das nicht mit: "min. Zeit zwischen Buchungen (in Minuten)" anpassen? Zumindest ist uns dies durch zu späte Rückgabe noch nicht passiert. Wir haben da 12h drin stehen um nicht gleich aufzulaufen wenn ein gerät mal 1 oder 2h später zurückgegeben wird weil eine Bahn ausfällt oder ähnliches. Ziel ist es das wir dadurch im schlimmsten Fall 1 Tag Vorlauf haben. Aber mit der Sperrung und der entsprechenden Warnung würde es diesen Prozess natürlich auch erleichtern.

[mimosel]

Buchungen basieren darauf, dass pünktlich zurückgegeben wird und Ressourcen verfügbar sind.

Das wäre in einer idealen Welt sicher so. Bei 200 Geräten und über 20.000 potenziellen Nutzer*innen kommt es aber halbwegs regelmäßig vor, dass Menschen aus den verschiedensten Gründen Ressourcen nicht zurückgeben. In dem Fall darf es auf keinen Fall passieren, dass nachfolgende Buchungen platzen - und zwar erst dann, wenn die Menschen vor uns stehen.

Ich finde den Vorschlag einen Artikel zu sperren sobald er überfällig ist, gut. Nach Rücknahme würde er wieder entsperrt werden.

Super!

und neue Buchungen sind möglich für die gesamte Anzahl an verfügbaren Artikeln. Wenn er nicht zurückgegeben wird, sind > neue Buchungen nicht mehr möglich, wenn der Bestand sonst zu knapp wäre.

Auch gut. Aber was ist mit Buchungen, die es schon gibt für einen späteren Zeitpunkt?

Einen Hinweis an Admins auszugeben, dass es bei bestehenden Buchungen zu Problemen kommen kann, ist möglich, aber kann sehr kurzfristig sein. Zum Beispiel wenn eine Buchung endet und 15min später die nächste mit genau der Ressource beginnt.

Stimmt prinzipiell. Für uns kann ich sagen, dass wir nicht in 15 Minuten Slots denken. Zwischen Rückgabe und neuer Ausleihe liegt bei uns min. 1 Werktag.

[mimosel]

Könnte man das nicht mit: "min. Zeit zwischen Buchungen (in Minuten)" anpassen? Zumindest ist uns dies durch zu späte Rückgabe noch nicht passiert. Wir haben da 12h drin stehen um nicht gleich aufzulaufen wenn ein gerät mal 1 oder 2h später zurückgegeben wird weil eine Bahn ausfällt oder ähnliches. Ziel ist es das wir dadurch im schlimmsten Fall 1 Tag Vorlauf haben. Aber mit der Sperrung und der entsprechenden Warnung würde es diesen Prozess natürlich auch erleichtern.

Das reicht bei uns leider nicht. Wir hatten z.T. schon Rückgaben, die mehrere Wochen verspätet waren, weil die Leute einfach nicht beigekommen sind... Sperrung und Warnung ist für uns wirklich ein must-have.

[mimosel]

Dabei nicht vergessen: auch die im Ursprungsissue angeschriebenen Übersichten sollten nicht zurückgegebene Ressourcen entsprechend anzeigen!

[ccupb]

+1

[ccupb]

Wir hatten jetzt auch öfter den Fall, dass geplante Buchungen (Tage) früher als geplant ausgegeben wurden und die ausgegebenen Artikel in der Verfügbarkeitsübersicht und im Ressourcen-Kalender trotzdem als verfügbar angezeigt wurden. Und dann kam es beim Versuch sie nochmal auszuleihen natürlich zu Fehlermeldungen. Lösung: Am besten wird bei verfrühter Ausgabe der Startzeitpunkt der Buchung nach vorne verlegt, oder die Übersichten zeigen die tatsächliche Abwesenheit von Artikeln an und nicht nur den geplanten Zeitraum.