Pleas update data protection site

[JuliaHolze]

Hinweise zum Datenschutz bzgl. der Anmeldung zur Veranstaltung, der Weitergabe und Speicherdauer von Teilnehmerdaten

Die im Rahmen der Anmeldung zur Data Week als Pflichtangaben erhobenen personenbezogenen Daten werden zur Vorbereitung und zur Durchführung der Veranstaltung erhoben.

Grundsätzlich verarbeiten wir diese Kategorien personenbezogener Daten, um eine Veranstaltung durchzuführen. Jene konkreten Datenarten sind der Anmeldemaske im verwendeten Ticketsystem zu entnehmen. Die Bereitstellung der als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten ist zur Teilnahme zwingend erforderlich, um die Durchführung der Veranstaltung zu ermöglichen.

Wir verarbeiten Ihre Daten insbesondere für diese Zwecke: • Zusendung der Anmeldebestätigung • Betreuung vor, während und nach der Veranstaltung • Erstellung einer Teilnahmeliste • Sofern notwendig: Weiterleitung der Teilnahmeliste an weitere Veranstalter (z.B. Speakerinnen und Speaker) zur optimalen Vorbereitung auf die Veranstaltung • ggf. Weiterleitung der Teilnahmeliste an Dritte, die an der Veranstaltungsdurchführung beteiligt sind • Die beschriebene Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO (Vertragserfüllung, Veranstaltungsdurchführung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Wahrung berechtigter Interessen, basierend auf unserem Interesse, die Veranstaltung bestmöglich vorzubereiten).

Für einige unserer Veranstaltungen ist die Angabe weiterer Informationen erforderlich, um bspw. etwaige Sicherheitsanforderungen vor Ort erfüllen zu können. Zu diesem Zweck werden die Daten ggf. auch an Dritte weitergegeben. Grundlage der Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO (Interessenabwägung, basierend auf unserem Interesse an der Durchführung der Veranstaltung). Wir werden Sie rechtzeitig über die Angabe der erforderlichen Informationen informieren und diese Daten unmittelbar nach der Veranstaltung löschen.

Unsere Veranstalter werden von mehreren Organisationen und Unternehmen gemeinsam veranstaltet. Wir weisen Sie darauf hin, dass Teilnehmerdaten, die aus dem Ticketverkauf / Eingabe des Ticketsystems stammen, allen Veranstaltern zur Verfügung gestellt werden, sofern dies zum Zwecke der Veranstaltung bzw. Bereitstellung der mit dem Ticketkauf verbundenen Leistungen notwendig ist.

Bei einigen unserer Veranstaltungen unterstützen uns Dritte bei der Durchführung. Dies sind Dienstleister oder Personen der folgenden Kategorien: • Hosting-Dienstleister für den Betrieb unserer Server • Interaktive Workshop-Tools, z.B. Conceptboard • Speakerinnen und Speaker zur Vorbereitung auf eine Veranstaltung

Von uns eingesetzte Dienstleister sowie alle Veranstalter der Data Week müssen besondere Vertraulichkeitsanforderungen erfüllen. Sie erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erfüllung der Aufgaben erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegt die Datenweitergabe den Anforderungen gem. Art. 28 DSGVO.

Einige der von uns eingesetzten Dienstleister befinden sich in einem Drittland außerhalb der Europäischen Union, für das kein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vorliegt und das einen niedrigeren Datenschutzstandard als die Europäische Union aufweist. Dies kann dazu führen, dass Dritte, z.B. Sicherheitsbehörden, Zugriff auf Ihre Daten erhalten, ohne dass Sie hiervon Kenntnis erlangen oder dass Ihre Betroffenenrechte eingeschränkt werden. In diesen Fällen verpflichten wir die Dienstleister durch sog. Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder durch gleichermaßen geeignete Maßnahmen zur Einhaltung eines europäischen Datenschutzniveaus. Weitere Informationen oder Kopien der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei unserem Datenschutzbeauftragten.

Die im Rahmen der Veranstaltungsteilnahme verarbeiteten Daten werden grundsätzlich für die Dauer der Veranstaltung gespeichert und gelöscht, sobald diese zur Vertragsdurchführung und -abwicklung nicht mehr benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (mehr) bestehen.

Sofern Sie unseren Newsletter abonniert bzw. in unser Mailing eingewilligt haben, speichern wir Ihren Namen und Ihre E-Mailadresse bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung. Die Daten, die wir zum Nachweis der Newsletter-Einwilligung benötigen, speichern wir darüber hinaus bis zum Ablauf der Verjährungsfrist von drei Jahren.

Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO) sowie auf Löschung, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt. Es besteht zudem das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 DSGVO genannten Voraussetzungen vorliegt und in den Fällen des Art. 20 DSGVO das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Erfolgt die Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung, können Sie diese Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch einzulegen, sofern die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen nachweisbar zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung vor, die gegenüber Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen.

Zur Geltendmachung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an datenschutz@infai.org.

Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

Sollten Sie Fragen oder Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes haben oder weitere Informationen wünschen, können Sie sich gerne an uns wenden.

Information on data protection with regard to registration for the event, the transfer and storage period of participant data

The personal data collected as mandatory information during registration for Data Week is collected for the preparation and implementation of the event.

In principle, we process these categories of personal data in order to hold an event. Those specific types of data can be found in the registration mask in the ticket system used. The provision of the data marked as mandatory is mandatory for participation in order to enable the event to be held.

We process your data in particular for these purposes: • Sending the registration confirmation • Support before, during and after the event • Creation of a participation list • If necessary: Forwarding the attendance list to other event organizers (e.g. speakers) for optimal preparation for the event • If necessary, forwarding of the attendance list to third parties involved in the implementation of the event. • The described data processing is carried out on the basis of Art. 6 para. 1 lit. b) DSGVO (contract fulfillment, event execution) as well as Art. 6 para. 1 lit. f) DSGVO (protection of legitimate interests, based on our interest to prepare the event in the best possible way).

For some of our events, it is necessary to provide additional information, for example, in order to fulfill any security requirements on site. For this purpose, the data may also be passed on to third parties. The basis for the data processing is Art. 6 (1) f) DSGVO (balancing of interests, based on our interest in the implementation of the event). We will inform you in good time about the provision of the required information and delete this data immediately after the event.

Our event organizers are jointly organized by several organizations and companies. We would like to point out that participant data resulting from ticket sales / input of the ticket system will be made available to all event organizers if this is necessary for the purpose of the event or provision of the services associated with the ticket purchase.

For some of our events, third parties support us in the implementation. These are service providers or persons in the following categories: • Hosting service providers for the operation of our servers • Interactive workshop tools, e.g. concept board • Speakers for the preparation of an event

Service providers used by us and all Data Week organizers must comply with special confidentiality requirements. They will only be granted access to your data to the extent and for the period of time required to fulfill their tasks. Furthermore, the transfer of data is subject to the requirements according to Art. 28 DSGVO.

Some of the service providers we use are located in a third country outside the European Union for which there is no adequacy decision by the European Commission and which has a lower data protection standard than the European Union. This may result in third parties, e.g. security authorities, gaining access to your data without your knowledge or restricting your data subject rights. In these cases, we oblige the service providers to comply with a European level of data protection through so-called standard contractual clauses of the EU Commission or through equally suitable measures. Further information or copies of the standard contractual clauses are available upon request from our data protection officer. The data processed in the context of event participation will generally be stored for the duration of the event and deleted as soon as they are no longer required for the execution and processing of the contract and there are no (longer) legal retention periods.

If you have subscribed to our newsletter or consented to our mailing, we will store your name and e-mail address until you revoke your consent. In addition, we store the data we need to prove your newsletter consent until the expiry of the limitation period of three years.

As a data subject, you have the right to information about the personal data concerning you (Art. 15 DSGVO), to correction of incorrect data (Art. 16 DSGVO) and to deletion, provided that one of the reasons stated in Art. 17 DSGVO applies. There is also the right to restriction of processing if one of the conditions listed in Art. 18 DSGVO is present and in the cases of Art. 20 DSGVO the right to data portability.

If the data processing is based on consent, you can revoke this consent at any time with effect for the future.

You also have the right to object at any time for reasons arising from your particular situation, provided that the data processing is based on Art. 6 (1) f) DSGVO. We will then no longer process your data unless there are demonstrably compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms.

To assert your rights, please contact datenschutz@infai.org.

In addition, you have the right to lodge a complaint with a supervisory authority.

If you have any questions or concerns regarding data protection or would like further information, please feel free to contact us.

[splattater]

german part added as 4. section to the current datenschutzerklärung. will we add an english version, too?

[JuliaHolze]

No english version this year.