当日の受付に関して

[hotchemi]

• アナログ or デジタル…受付方法を決定する。
• ゲストカードいるかを確認する。

[roishi2j2]

参加者個人をidentifyする必要があるでしょうか? もしidentifyする必要がなければ、「誰が来たか/来ないか」を知る必要はないので、ack不要な受付方法でいいんじゃないかと思います。

• 印刷した受講票を提出してもらう(紙の枚数だけを数える)
• 受講票の画面を目視チェックするだけ(配布した名札の枚数などで数える)

などなど。 もし名札に名前を入れるのであれば、参加者の方に自分で書くか名刺を用意してもらえばいいかと。

個人をidentifyする必要があるのならば、ちゃんとした受付システムが必要になりそうですね。

[dmiyakawa]

そもそもどう参加を受け付けるか次第で面倒さが変わりそうですね。 ＃conpassは提出用の用紙等も出してくれませんでしたっけ。

[tomoima525]

ABCは結構ゆるいですよね。確か参加券さえあればOKだったかと。Conpassは参加券発券できるので、それで十分かと思います

[dmiyakawa]

これも#29同様、#28 と関係してくる予感がします。 今日のミーティング(MTG3)で一括して議論するのが良さそうです。

[hotchemi]

• 抽選枠、先行枠毎に受付を作成して受付する(2名×2レーン )。
• 関係者枠を作成する必要あり(2名×1レーン）。
• 全体5レーン(10人)
• ID確認係と、名札入れとパンフレット渡す係

[hotchemi]

@keima 身元確認をどの程度の粒度で実施しるのか、という点を決めたらfixしましょう！

[keima]

以下で確定としたい。ツッコミ乞う。

基本形式

• 受付票(紙/電子)の受付番号 or 登録名 を参加者から聞き、connpass管理画面から消し込みしていく
  • できるだけ受付番号を見せてもらうこと。登録名は読みがややこしかったりして調べづらい。
• 窓口(レーン)1つにつき2名
  • 消し込み担当者
  • パンフレット類を渡す担当者
• 午前中は 5レーン 用意する
  • 4レーン: 先着枠 / 抽選枠 (ID消し込みをするので分ける必要がない)
  • 1レーン: スタッフ枠(スタッフの知り合い、来賓などの受付用)
• 午後からは2レーン程度
• 先着枠/抽選枠はconnpass管理画面で参加者の消し込み作業を行う
• スタッフ枠は紙にラインマーカーを引いて消しこむ

開場直後 〜 (ピーク時)

• 5レーン(4+1レーン)運用。来場者を【4列整列】あるいは【フォーク並び】で待機させ、列をさばいていく
• ドサクサに紛れ受付を通らずに入場されるのを防ぐため、ルームAの入り口を閉鎖。Bから受付までは余った机で壁を作る。
• 基調講演が始まるまでにある程度の来場がありピーク時間を抜けたら、下記通常運用状態に設備を組み直す

〜 18時まで (通常時)

• ルームA/B入ってすぐの場所を受付＋本部とする。
  • 午後から来た人がいきなりルームAに行っても受付通るような形式。
  • ルームBだけにしても良さそう。
• 1箇所に付き2レーン運用でも良い、急ぎ入場処理をさせる必要もないので、1レーン1名でも良い。
• この時間になるとルームA/Bは壁で仕切られているため、Aのドアを開放し行き来自由とする
• 茶色の枠の部分でTシャツ売ってもいいし、懇親会受付をやっても良さそう。

[androhi]

受付番号の表示はデジタルは止めた方がいいかもしれません。前にやったことありますが、数十メートル手前から呼びかけをやっても、受付前で番号表示をする人がどんどん溜まっていきます。 同様に管理画面で消し込みを行うのも、便利ですが混雑時は結構たいへんです。 ということで、やっぱり紙が最強です。事前にアルファベット順にソートしたリストを印刷して、紙の参加証でチェック！ない場合は口頭でお願いする！がいいかなーと思いました。

[punchdrunker]

受付方法そのものについての意見ではありませんが、受付方法についてはしっかり事前告知しておきたいすねー、という印象です。

[dmiyakawa]

「connpass管理画面で電子的にやる方法、大変そうなのでやってみたい！」とか逆説的なことを考えてました……。

安全にやるのであればandrohiさんに賛成です。昨今はあまりないとはいえネットワークが落ちたりconpassがそのときに落ちてたりするとまずいですし、ネットが遅くなるだけで列に影響するんじゃないかな、と思いました。

5部くらいスプレッドシート風に印刷して、例外ケースがあった場合は欄外にメモ書き出来るようにしておく。ピーク終了後、3部は隠すか他の2部に移してその時点で廃棄、通常運用後にそこで集計したければやる、欠席者をシバキたい場合もそこを見てやる、という感じのことを想像しました。

[punchdrunker]

参加者リストを紙に印刷した場合、印刷した時点よりも後に参加繰り上げした人が来ちゃう可能性があるので、常に最新リストが確認できる端末を用意しておくなどの考慮をしておくとトラブルが防げそうです。

というのも、connpassの場合、開始時間間際でも「誰かがキャンセル→補欠が繰り上げ」、っていうことが起こってしまうので。。。

[dmiyakawa]

うっほ！そうか繰り上げがあるんでした。ありがとうございます勉強になります。

[roishi2j2]

connpassって募集終了後も繰り上がりあるんでしたっけ?

もしなければ、募集終了日時を早めればいいのではないでしょうか? これだけ申込者がいるので、影響はないと思います。 今は当日の18:00まで申込受付していることになっているので、開始間際どころか、イベント終了直前に繰り上がる人もいる可能性があるってことですよね。

[punchdrunker]

応募を止める事はできても繰り上げを止める事はできなんですよね。。。

[mhidaka]

なるほど。このあたり、やはりConnpassにぶっこむべき案件に見えてきた。システム改善提案したくなる

[punchdrunker]

ちなみに募集終了して、同時に管理者が補欠の人全員を強制的に「キャンセルさせる」ボタンを発動することで、期待する挙動は可能です :sunglasses:

[roishi2j2]

そうなんですね…強制キャンセルはあまりいい手じゃない気がするので、ドタ繰り上がりの人は受付けるしかないんですね。

例えばですけど、当日繰り上がりの人は関係者列に回ってもらうとか、そういう対応はできるかもしれないですね。

[consomme]

繰り上がったら即メールが飛ぶとかなら、それを受付に見せてもらえればOKな気がしますがどうなんすかね

[punchdrunker]

それだ!

[keima]

入場で時間が取られる部分をまとめると、

• 参加者が参加証を用意するのに手間取る
  • 受付に来てから参加証を探しはじめる
  • 参加証が確認できない・持ってくるのを忘れた
• 受付が参加者をリストから探すのに手間取る
  • connpassやネットインフラの突然死・輻輳
  • connpass繰り上がりが紙に反映されてないことによるヒット率低下

ですかねぇ。

原則として、紙で参加票を持ってきてもらうことを強くお願いすることにしましょう。 印刷機器がないというどうしようもない場合はメールやconnpassサイトの提示もOK。

紙の提示があった場合は、受け取ったものと引き換えに頒布物を渡して終了。（消し込みはあとでやる） 電子メール・connpassのサイト提示の場合は受付で消しこみ完了後に頒布物を渡して終了。

参加者に問題があり時間がかかるケースは、運用でどうにかするほかないでしょう。

• 呼びかけの強化
  • 待機列の先頭に到達するまでに受付票（紙orメール）を用意することを言い続ける
• 混雑時に、参加者が原因で、受付を15秒デッドロックさせたら、受付を拒否して列の最後尾に戻っていただく

ぶっちゃけライブ会場なんかではみんな入場ゲートまでにはチケットを用意できているので、勉強会でそれができないのは甘えです。参加者にも当事者意識をもって関わってもらう必要があります。

参加証忘れの人については、忘れた人用の受付を１レーン設けるのが良いでしょうか。 (４レーン：一般、１レーン：特別枠、１レーン：忘れた人) 忘れた人用レーンはいくら混雑しても原因が参加者にあるので、特別な最適化を検討することはありません。 ただ、あんまり特別なレーンを作ると、特別な用事がないとき持て余すので、それなら普通のレーンを増やしたいところではある。

connpassへの消し込み登録は、DroidKaigiが終了してからゆっくりやっても問題ないので、 全面的に紙の名簿を使っても良さそうだなぁとは思います。 ただ、connpass管理画面を使うにしろ、紙の名簿を使うにしろ、 どういう形だと楽にできるのか、というのはよく分からないのが正直なところです。 前述のとおり、当日繰り上がり対応が多ければ、connpassの管理画面を使うほうがスムーズでしょう。 （どうあれ紙の名簿は５部ほど用意しておくと便利でしょう。connpass障害時に対応できるうえ、 　想定より混雑が激しい場合、紙の名簿があれば楽にスケールアウトできるので。）

あと出来る限り参加証の受付番号を用いることを原則としたいです。 （おおいしさんを例に出して申し訳ないですが、）口頭で「roishi2j2です」と言われてもスムーズに対応できる自信がないですね。。。

あーあと混雑時、受付は本当に受付だけを行い、パンフレット類の頒布は導線上の離れたところにあっても良い気がしてきたな。。。 （ライブ会場でも、チケットもぎる人とフライヤー配る人が別になってますよね）

[dmiyakawa]

個人的にはそもそも「当日ドタキャン止めてね」でも呼びかけを強化したいです (脱線してますが

大きいイベントだとそもそも「用意できてますね？」と当事者意識を強いる列整理の人が前にいますよね。今回一人くらいそういう方も混ぜても良い気がします。

[keima]

以下で異論なければ確定とします。まとめます。

---

全時間帯共通オペレーション

入場管理

ひとことで書くと「原則として紙を貰って受付通す」。

• 一般参加者はconnpassより発行された受付票を受付に提示する
  • 受付票を印刷したものを受け取る
  • 忘れた場合・印刷することが難しい場合はメールやconnpassサイト上に表示されたものの提示でも可
• 受付票を受理する(印刷物を受け取る / デジタル表示されているものを確認し、名簿にマークを付ける)
  • 受付番号をもとに名簿との照会を行う。
• 受理後、配布物( #90 )を渡す

開場直後(初動)

開場して来場者を受付開始してから午前の部が終わるまで（壁を設置するまで）

• ルームBの入り口から見て奥に受付を設営する
• 4列整列あるいはフォーク並び(当日の混雑具合で調整します)で整列
• 受付は原則として5レーン用意するが、ひどく混雑・閑散時は増減もある
  • 4レーン：一般参加者受付
  • 1レーン：スタッフ枠、登壇者の受付
• スムーズな応対をするために、各レーン2名体制を敷く
  • 名簿にマークをつける人 / 配布物を配る人
• 列に並んでいる人に対して、参加票を準備するよう呼びかける人をつける

通常時

壁を設置してから、壁を取り払うまで

• 各ルームの入口付近に受付を設営する
• 特に整列させない、混雑したら適宜対応する
• 各ルームに1〜2レーンのみ、各レーン1名でも可

[wasabeef]

:+1:

[hidey]

:+1:

[punchdrunker]

良い感じにしまったところ申し訳ないのですが、懇親会もconnpass公開しましたが、こちらのチケット内で、懇親会参加者の把握のため、最初の受付時に懇親会参加者にはステッカーなどわたすとかの手順を追加することは可能でしょうか? > @keima san

[keima]

@punchdrunker 問題ないどす、織り込み済みです。

受理後、配布物( #90 )を渡す

の段階で対応しましょう。

[punchdrunker]

ありがとうございます!

[hotchemi]

今日の会議で流れを一通り確認したい。

[mhidaka]

電源の確保は、5行、5列で用意できる。机を連結するのでかなり大変そうだ。 電源がない席はシアター形式で椅子のみで並べるとわかりやすい。との情報をいただく。

[hotchemi]

@keima 当日の作業員用にマニュアル的なWikiがあると助かるかなと思いました。。

[keima]

書く書く！

[keima]

書いた！！！！！ https://github.com/DroidKaigi/droidkaigi/wiki/%E6%89%8B%E5%BC%95%E6%9B%B8%EF%BC%9A%E5%8F%97%E4%BB%98%E3%81%AE%E3%82%84%E3%82%8A%E3%81%8B%E3%81%9F

[mhidaka]

@keima 講演者の名札の台紙、こっちで用意したほうがいいかも？ わかりやすいと参加者もはなしかけやすいし。色を変えるとかかな？

[keima]

@mhidaka そうですねー、お願いしても良いですか？ （ #110 で買う予定の一般枠の方向けの名札の紙はふつうの名刺みたいなのを買う予定です）

[mhidaka]

ちょうど色紙もってるのでそれもっていきます！

[mstssk]

@keima 受付マニュアルwikiで、報道の方からは名刺を頂く事になっていますが、受け取った名刺の管理方法は決まっていますか？ ↓が気になってます。

• 受け取った名刺をひとまとめにしておくため、何か入れ物を受付に用意しておくべき
• 会の終了後はどう管理する？ 破棄？

[keima]

@mstssk うおー全然考えてなかった

管理については、アルバムみたいな名刺入れを持っていきます。 頂いた名刺はそこに入れて管理しましょう。

終了後の管理はちょっと知恵が無くて判断できないです。 @mhidaka さん @roishi2j2 さん、「過去こうしていた」みたいなのはありますか？

[roishi2j2]

次の機会に使用させていただくために #27 のようにまとめておくと役に立ちます。 名刺そのものを保管する必要は特にないです。 シュレッダー行きが安全だと思います。

[keima]

@roishi2j2 なるほど。 では名刺管理のルールは以下とします。

• 受け取った名刺は名刺アルバムに収納する
• イベント終了後、名刺の情報をどこかにまとめるようにする（ @mhidaka さん管理が良さそうだ）
• 最終的にシュレッダーにかけて廃棄する