懇親会詳細を決定する

[hotchemi]

完了条件

• 日程が決まっている
• 人数が決まっている
• メニューが決まっている
• 会場が決まっている
• 会費が決まっている

[hotchemi]

[]…？

[keima]

会場下見のフィードバックです。 いまいちよく分かってない（あやふや・・・）ので、 なに食べるか飲むか（そもそも懇親会やるのかどうかも含めて）決めてから @wasabeef さんに搬入手続きの確認乞う感じにしたいです。。

マークシティのルール

• 食器を返却するタイプのケータリング業者を使う場合、退館時間に注意する
  • ある時間を過ぎるとマークシティから出して貰えなくなるとか
  • 容器も捨ててOKなタイプなら問題ないらしい、ピザとかオードブルとか
• においが出る物禁止ルール
  • 正面から持ち込むときにピザとかを持ち込もうとすると怒られる場合があるらしい
  • そういうものは搬入口から持ち込む(受け取る)ようにする(社員証持ちの人を連れて行くとモアベター)

知見

• カクヤスを使ってドリンクを頼むと、搬入手続きを業者がやってくれるのでラクらしい

過去の運用方法

Scala Matsuriのとき。

• 最終セッション中にフード類を設置（もちろん登壇者に許可を貰っておく）
  • Bの背面の壁中央、Aの正面の壁の隅2箇所
• セッションが終わったら部屋の壁をとっぱらい、レッツパーティ
• ある程度人が減ってきたら、フード類と人をAかBに集め、片方の部屋の片付けをする

[hotchemi]

[]…？

[hotchemi]

• 日程: 本編終了から30分後-1.5~2.0h程度
• 枠は200人前後？
• ピザとビールと水

[mhidaka]

以下を提案します。 ・懇親会は事前登録制として参加費を事前に徴収する（Peatixとか？）。 ・受付時に懇親会参加者かどうか分かるようにする（当日参加したい場合は申し出てもらう）。 ・CAさんにはランチ、水、セッション中食べられる軽食などお願いする。

なにごとも経験、ということで別の勉強会で懇親会の幹事をやってみました。 ・参加率は低い。また食べ物が全然読めない。 ・参加費を払ってもらえれば事前に人数が把握できる。（そしてだいたい来る） ・講演者分は無料としたいがその分を拠出してくれ、というふうに言いたい（参加者からのお礼の気持ちを強制したいわけではないけど、運営、講演者、参加者の立場は平等でありたい）

[hotchemi]

• 参加人数 300人
• conpass参加時に参加表明してもらう
• 何らかの方法で事前徴収を実施(1000円程度想定)
• 懇親会はピザ、🍻を運営で手配する。

[hotchemi]

CAさん関係ないので自前で運営する。

[hotchemi]

後必要なのは、

• 具体的にどこに発注するか
• 当日の進行、仕切りをどうするか
• お金の管理、精算を誰が実施するか

何の前触れもなく @ninjinkun さんをチーフにアサイン！

[ninjinkun]

　　　　　∧＿∧
　　　　　( ﾟωﾟ　)　懇親会は任せろー
　ﾊﾞﾘﾊﾞﾘＣ□l丶l丶
　　　　　/　　(　　 )　やめて！
　　　　 （ノ￣と、　ｉ
　　　　　　　　しーJ
　　　　　∧＿∧

[ninjinkun]

以下の様な感じでしょうか

• 飲み物はカクヤス、ピザはドミノピザ
  • 数量は人数が確定次第ninjinkunが匠の技で算出
  • 注文もninjinkun
• 当日の進行、仕切りも異論が無ければninjinkunがやります
  • 乾杯の音頭を依頼
  • 順当に行くとmhidakaさん
  • DroidKaigiのどこかでmhidakaさん挨拶する時間があるなら、別の人に依頼
  • 終了コール
• お金の管理はできればお酒を飲まない人にお願いしたい…

[roishi2j2]

精算については、クレカで払える業者が相手ならやります 一人千円なら、30万ってところですよね。

酒なしOKです

[mhidaka]

そろそろConnpassで募集をかけたい

[keima]

事前募集をする場合の懇親会までの流れを確認したい。

• 懇親会参加の人と不参加の人の見分け方(名札案が挙がってましたね)
• 参加者、不参加者が混在した状態のセッション終了時から、参加者のみの懇親会状態への転換の流れ
• 当日受付やる？やらない？
• connpassで懇親会募集をかけた場合の検討事項
  • おそらく仕様上「カンファレンスには参加できないけど懇親会参加はできる」な人も通ってしまうがその扱いについて(あるいはこれを回避する手段があるかどうか)
  • connpassで支払った人にはconnpassの受付票が届くが、どこかで名札を受け取る手順が発生する。その手順について。

あとconnpassで決済をやると、来場者が２枚のconnpass受付票を持つことになるので、来場者受付で懇親会の受付票を出して「あれおかしいな」ってならないか不安です

[mhidaka]

たしかに。受付票のマージみたいなのを事前にしてアカウントごとに把握してないと大変そう。

[ninjinkun]

@roishi2j2 遅くなってすみません。ではお金の管理お願いします！確かカクヤスでカードを使う場合は注文時に情報を入力することになるので、注文作業もお任せすることになってしまうのですが、そちらもお願いできますでしょうか？もちろん注文明細は僕の方で作ってお渡しします。

[ninjinkun]

同一アカウントで申込みして欲しいと念を押して、2つのCSVをmergeしたやつを事前に作っておけば名札案で行けそう

[roishi2j2]

カクヤス了解です!

当日受付は、名前のチェックも不要で、単に1人千円(?)ずつ集金するだけですよね? それであれば、特に問題ないと思います。 余計な作業(例えば釣銭として硬貨の受け渡し)が発生するのであれば、避けたいです…

あとConnpassの有料イベントは払戻ができないので、その周知はした方がよさそうな気がします。

[mhidaka]

@hotchemi 氏〜 懇親会の価格を試算して募集を開始したいでござる〜

[hotchemi]

@mhidaka 遅れてすみません。懇親会の価格って1000円×300人規模で試算するイメージでしたがあってますか？

[mhidaka]

2000 x 100 ぐらいの感じかも？とおもってました！ 価格を先に決めてしまったほうがよさそうですね。 消費量を考えてピザLを4枚、お菓子を一袋、缶ビールを2缶、ソフトドリンクを400ml摂取するひとを1人と数えて1人あたりの単価だしますか。

[roishi2j2]

Connpassの募集枠は余りが出るくらいでいいんじゃないでしょうか。 参加者数が予想より少ない場合は、注文を減らせばいいだけだと思いますので。

というのは、当日受付をする際に、先着順のような形での入場制限をするのは無理だと思うからです。予想を遥かに上回る当日参加者が来てしまうと、飲物や料理が足りなくなったりして混乱が起きるのではないかと思います。

当日参加を受付ないのであれば、何人でも全く問題ないです。

[roishi2j2]

で、金額なんですが、例えば

• 事前申込は1,500円
• 当日は2,000円

のように少し差を付けておいてあらかじめ告知しておけば、多く参加者が事前申込に回ってくれて、予想を立てやすいと思います。当日受付の手間も減ります。 上の方のコメントにも書きましたが、当日払いはお釣りの出にくい金額に設定したいです。

[hotchemi]

@mhidaka 300人規模の想定だったんですが、100人の方がいい感じでしょうか？ ちょっと立て込んでいるので夜試算します…

[hotchemi]

試算というよりは金額ありきで少しマージンを見て頼む、でいいかなと思っています。

[mhidaka]

それでは300人1500円、当日2000円で募集しましょう。 傾斜をかけるのは賛成です。 1500円じゃなくても1600円とか1700円でもOKだとおもうのでそこはマージンを持ちましょう。

[hotchemi]

了解です。 当日参加って受け付ける必要ありますかね？

[punchdrunker]

途中からですいません。 「事前申込は1,500円」というのは、connpass上でpaypal集金という認識であってますか? もしそうであれば、mhidakaさんあたりがpaypalアカウントを入れておいてもらえるとスムーズそうです。 connpassの下書きはこちらです。 http://connpass.com/event/13884/edit/ mhidakaさん以外にも必要な人がいたら、管理権限付けます

[punchdrunker]

「paypalプレミアムアカウントもしくはビジネスアカウントが必要です。」だと。。。

[tnj]

何故か個人で認証済みのプレミアアカウント持ってるので、もし必要であればお声がけください。

ちなみに、PayPalだと手数料3.6%+40円差っ引いて考えないとアカンので、1,500円設定だと回収できるの1件あたり1,406円って感じです。

[roishi2j2]

講演者ってどうするんでしたっけ？ 決まってたらごめんなさい

[roishi2j2]

@mhidaka のコメントを見ると、講演者は無料っぽい感じですね。 無料であれば、特に気を使う事はなさそうです。

[ninjinkun]

当日参加どうするかは悩みどころですなあ。参加者としては当日参加するか決めたいというのはあるし。

[roishi2j2]

connpassは有料イベントのキャンセルができないので、当日参加枠はあった方がいいと私は思いますが…。

もし当日参加不可とするなら、申込後のキャンセルについて何らかの配慮(例えば譲渡可にする)があった方がよさそうな気がします。

会場の都合上「懇親会だけ参加」ができないので、参加者数は割と読みやすいだろうとは見ています。

[mhidaka]

まとめますね。

・懇親会は当日参加を受け付ける（その分リスクをとって大目に発注する。お昼の段階でだいたいがわかるはずなのでそこで調整できないか発注数の削減などかんがえましょう） ・ConnpassのPaypal決済は @tnj さんに助けてもらう。 ・懇親会の取り仕切りは @ninjinkun さん。当日支払いは @roishi2j2 さんのカード力にまかせる ・Connpassの使い方などは @punchdrunker さんにサポートいただく ・事前申し込みは1600円、当日は2000円としたい（手数料を考慮して1500円程度が手元にのこるように） ・Connpassの懇親会キャンセルがきかない旨をわかりやすく告知しとく

[punchdrunker]

あとはメニューが決まれば、このissueはクローズできるはず!

[hotchemi]

現在52人…スタッフ込で100人で換算してみると

注文内訳

• ピザ…4人でLサイズ1枚(?)と換算して25枚。ドミノ・ピザが平均¥2500くらいなので、¥62500
• アルコール…1人3本として、1ケース(24缶入り)が¥4500×13で、¥58500
• ノンアルコール…2人で1本(2L)として、1ケース(6本入り)×9で905×9で¥8145

とかですかね。 150000(¥1500×100)-約¥130000なので¥20000ほどプラスになる試算です。

[mhidaka]

おお、すばらしい。圧倒的じゃないか、我軍は。

アルコール、一人3本は多分超過しそうなので、2本で計算して万一のときは分配してもってかえれるスナック類を追加しておきたいです（余裕があれば足りない時は最悪追加で買いにいけるし）

[hotchemi]

@mhidaka 了解です！

[roishi2j2]

現在52人…スタッフ込で100人で換算してみると

94 だけで36人おります。

スタッフと講演者って何名ずつでしたっけ? またスタッフと講演者は1500円ずつでしょうか?

「講演者は無料にする」とどこかで見たような気もします。(追記: 上の方にありました) 講演者を有料とする場合、どうやって集金しましょうか?

[hotchemi]

講演者は無料だと思います。なのでスタッフ人数分を追加でOKですね。

[hotchemi]

このリポジトリのmemberが23人なので、62(現状参加人数)+36(身内)+23(スタッフ)=121人ですね、

[hotchemi]

メモ：発注は @punchdrunker さんと @ninjinkun さんにお願いする。

[punchdrunker]

自分じゃなくて、@roishi2j2 さんになりますー

[ninjinkun]

4/22中に発注するものリストを作ります（発注は4/23)

[ninjinkun]

当日の受け取りは懇親会担当の @KeithYokoma さんにお願いする。注文時に @KeithYokoma さんの電話番号を伝える。

[KeithYokoma]

@ninjinkun さんに電話番号をお伝えしました

[keima]

DroidKaigi Kaigi ＃5で出た当日参加の扱いについて。

• 受付時間
  • 9:00(開場後) - 10:00まで（ルームA側のTシャツ売ってる付近）
  • Fireside Chat - 18:00まで（ルームB側のどこか）
  • この時間以外は受付しない
• 金額
  • 2,000円
• 担当
  • @roishi2j2