Listar fragilidades do fluxo (Processos em tramitação)para devidas providências

[marameida]

Objetivo

Como usuária do Projeto Elmo Quero analisar o fluxo de tramitação dos processos de solicitação de teinamento Para identificar possíveis fragilidades e dar os devidos encaminhamentos

Contexto

Os processos de solicitação para treinamentos passam por diversas etapas e setores, desde sua entrada no fluxo. O tempo e burocracia para o mesmo lentifica a resolutividade e agenndamento do treinamento.

Escopo

• [x] Acompanhar o fluxo completo
• [x] Registar as etapas e períodos médios entre os setores;
• [] Apresentar à equipe do Elmo, para devidas providências;

Fora de Escopo

O fluxo demorado e burocrático está influenciando a realização dos treinamentos, havendo já algumas desistências por essa questão.

Critérios de Aceitação

Dado queidentificando as fragilidades Quando ajustarmos o fluxo então .os treinamentos poderão ser realizados mais rapidamente.

Observações

link para acompanhamento: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LyFwJcssGGOwsqoSpuAq5bNKSEqsBaCb/edit#gid=1378037906

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Planilha de acompanhamento de tempo de tramitação dos processos: https://docs.google.com/spreadsheets/d/16xLdij2s6ttkQGtUgN36nwKA1-83kpSsSYYrE_7sh9s/edit#gid=0

[marameida]

Atualização de planilha https://docs.google.com/spreadsheets/d/16xLdij2s6ttkQGtUgN36nwKA1-83kpSsSYYrE_7sh9s/edit#gid=0

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A planilha com todo o processo do fluxo (link acima) foi apresentada dia 24 para Clara e Juliano. Clara nos sinalizou que podemos marcar reunião para dia 26/05/21 com Uirá e Alice para falarmos sobre o assunto. É importante esse alinhamento, pois existem entendimentos divergentes sobre os dados.

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Apenas para constar: estávamos na dayle e foi solicitada, subitamente, uma reunião conosco.

[marameida]

Estamos no aguardo por disponibilidade da equipe (DIAF/NIT)/NUGEG) para apresentação de relatório.

[marameida]

Atualizada planilha de acompanhamento dos processos. https://docs.google.com/spreadsheets/d/16xLdij2s6ttkQGtUgN36nwKA1-83kpSsSYYrE_7sh9s/edit#gid=0

[marameida]

Realizada reunião dia 04/06/2021 com particpação do NIT/CEDES/DIAF Encaminhamentos:

• Levantamento detalhado das fragilidades do fluxo, incluindo percentual de resposta por demanda e tempo do processo por setor.
• Questões serão apresentadas em reunião posterior com superintendência e demais setores.

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Seguem algumas considerações (dentro do contexto atual):

• A média de dias de tramitação (hoje) de um processo é de 40 dias (conforme tabela de acompanhamento de processos já mencionada acima)
• Para que os processos físicos passem a caminhar com mais celeridade, a tramitação presencial precisa acontecer diariamente.
• É importante que a documentação inicial seja validada com jurídico de maneira formal. - É preciso construir uma segunda lista com documentação para quem deseja fazer o pagamento antecipado. Provavelmente, é uma lista menor.

[marameida]

Reunião emergencial realizada com DIAF e JURÌDICO. Presentes Clara, Juliano, Germana, Samara e Clarissa. ATA BREVE:

• Discussão sobre redefinição de papéis e responsabilidades;
• Apresentação de check-list com documentos necessários para andamento dos processos de solicitação de treinamento (ACORDADO ENVIAR PARA GERMANA COM OBJETIVO DE FECHAMENTO);
• Sugestões para solicitações dos documentos: upload dos arquivos direto na página do site, parecer do CEDES (pelo sistema) antes de chegar à superintendência.

[clarissagpeixoto]

@marameida quem deve ficar responsável por agendar essa reunião?

[marameida]

Fragilidades listadas, em fase de ajustes com os diversos setores.