Reduzir o tempo de tramitação dos processos de treinamento do Elmo

[marameida]

Objetivo

Como integrante do projeto Elmo Quero alinhar estratégias juntamente com o restante da equipe Para reduzir o tempo de tramitação dos processos

Contexto

Atualmente o processo de tramitação das solicitações encontra-se lento e burocrático;

Escopo

• [x] Reuniões de alinhamento e levantamento das fragilidades/gargalos;
• [] Oficinas para levantamento de soluções estratégicas
• [] Implementação de ajustes

Fora de Escopo

Critérios de Aceitação

Dado que ao avaliar o fluxo atual Quando identificadas as fragilidades então é possível reduzir tempo de tramitação, otimizando atendimento à demanda.

Observações

[marameida]

Realizada reunião para alinhamento de estratégias operacionais. SUGESTÃO: Oficina de discussão com todos os setores envolvidos, incluindo a ADINS. Data ainda será fechada.

[clarissagpeixoto]

@marameida vai entrar em contato com a Alice para checar a possível data da oficina.

[clarissagpeixoto]

Redesenhar o fluxo em um aplicativo gratuito com os ajustes solicitados pela Clara @marameida Aguardando nome das ferramentas.

[clarissagpeixoto]

Sugestão da @marameida https://app.diagrams.net/

[clarissagpeixoto]

A Clara irá nos passar a data da oficina com a Adins.

[marameida]

Necessário dois pontos antes da oficina:

• Análise detalhada de todos os processos anteriores;
• Fechamento dos documentos a serem solicitados para o tomador de serviço;

[marameida]

Enviar email cobrando a data da oficina.

[marameida]

Conversado com Clara (DIAF). A ADINS colocou que nesse momento não poderá participar da oficina. Foi sugerido então realização da mesma com os demais setores (NIT, NUGEF, JURÌDICO, CEDES) . Agendada reunião presencial com DIAF segunda (19/07/21) para fechamento dos demais detalhes.

[marameida]

Conversado pessoalmente com Clara. A mesma solicitou que levantássemos todos os pontos a serem discutidos e forma de metodologia para oficina. Colocado que equipe da DIAF está sobrecarregada com processos administrativos e solicitou apoio. do NIT

[clarissagpeixoto]

1. Pessoal, permanecemos recebendo desistências dos treinamentos, pois o processo continua lento e burocrático. Da última vez, a desistência foi de uma empresa grande que, além de comercializar, produz equipamentos hospitalares. A responsável me informou que eles iriam desistir da compra do produto devido a dificuldade em realizar o treinamento. Estou aguardando a formalização por e-mail, que solicitei a ela semana passada.

   • Sugiro darmos visibilidade a essas reclamações, não só através de números, mas de exposição dos e-mails.

2. Sobre a oficina, quem ficará responsável por tocar essa tarefa: NIT ou DIAF? A quem serão apresentados os resultados? De que forma? Qual é a metodologia?

[marameida]

Sugestões para a oficina a serem validadas com Alice e Uirá, e posteriormente repassadas para DIAF. https://docs.google.com/document/d/11ilWYbU3OIBQsP0LQ9Buqj80tBBtwV9e/edit

[marameida]

Enviado email para DIAF e ADINS formalizando sugestões para oficina.

[clarissagpeixoto]

Aguardando posicionamento da DIAF/ADINS quanto a data de realização da oficina.

[marameida]

Em paralelo estamos em diálogo com jurídico para fechamento da documentação necessária de acordo com os diversos tipos de treinamento e reforço de pagamento antecipado para solicitações privadas.

[marameida]

Reforçado novamente com o jurídico. No aguardo por resposta.