search

NetwerkExamineringDigitalisering / NED-OOAPI

MBO standard to organise tests and exams based on OOAPI
Creative Commons Zero v1.0 Universal
11 stars 1 forks source link

Verzoek tot verrijking/wijziging OOAPI OKE #135

Open JosVanderArend opened 2 months ago

JosVanderArend commented 2 months ago

Zoals besproken, stuur ik je hierbij onze visie en daarbij horende gewenste verrijkingen en wijzigingen in deze OKE-standaard. Ik hoop dat we dit snel bij de juiste mensen bespreekbaar kunnen maken, zodat VISTA, maar daarnaast ook nog andere MBO-instellingen, duidelijkheid en een toekomstvaste oplossing kunnen krijgen.

Met vriendelijke groet, Best regards, Paul Gijzen Sales Manager Onderwijs

Bijlage: Wijzigingsverzoek OOAPI OKE.pdf

mcginkel commented 2 months ago

In de OKE koppelingen hebben we de document flows in stroom 3 en 4 gedefinieerd met de functionaliteit van een archief functie of los archief/zaak systeem in het achterhoofd. Die is echter geen onderdeel van de flows.

Alle informatie komt in het examen planning systeem en in het SIS. Deze applicaties hebben alle informatie om de documenten op het juiste moment aan te bieden aan een archief/zaak.

De school heeft de keuze of deze koppeling in het planning of SIS is.

mcginkel commented 2 months ago

Een aparte OKA (Onderwijs koppeling Archief?) koppeling kan een mooie uitbreiding zijn omdat de koppeling naar een archief systeem veel meer omvat dan alleen examen en toets documenten.

rrutte commented 1 month ago

Ten behoeve van dms/zaaksystemen zou ik idd ook archiverings/portfolio OKAP voorstellen. Als een zaaksysteem een actieve rol gaat spelen in planning etc zou het ook gewoon regulier in de SIS/TPL/TAS flow moeten spelen met hulp van de huidige koppelingen.

JosVanderArend commented 1 month ago

DMS/Zaaksystemen worden niet specifiek ondersteund maar de inzet van dergelijke systemen zijn op verschillende posities mogelijk. Documenten zelf worden namelijk niet verstuurd via de koppelingen, wel de url naar het document. De onderwijsinstelling kan zelf bepalen welk systeem verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten.

De geschetste oplossingen met betrekking tot "Analoge examinering" passen niet in de architectuur van OKE". Analoge examinering kan op de achtergrond interacteren met het systeem met de TA-functionaliteit (TA-systeem) via uitwisseling van document over zitting, deelname en resultaten. Deze interactie behoort NIET tot de OKE-architectuur en informatiestromen!

Het TA-systeem zelf moet wel kunnen uitwisselen met TPL volgens de OKE-specificaties, maar dat kan alleen op berichtniveau zijn. Het TA-systeem ontvangt de berichten van flow 2 over zitting en deelnames. Hoe het systeem verder de functionaliteit (afname, beoordeling en resultaatbepaling) invult ligt aan het systeem: dit kan ook allemaal analoog plaatsvinden. Maar de informatie over de resultaten moet op enig moment digitaal beschikbaar zijn om te worden uitgewisseld met TPL.

roeljanssen82 commented 2 weeks ago

Naast het kunnen opslaan van documenten in een DMS/Zaaksysteem component, is het ook van belang dat de documenten niet langer dan de gestelde bewaartermijn bewaard worden. Hiervoor zijn de volgende functionaliteiten van belang:

1. Start bewaartermijn De start van de bewaartermijn is in veel gevallen afhankelijk van een bepaalde gebeurtenis. Binnen examinering wordt oa de gebeurtenis Beëindiging opleiding toegepast om de bewaartermijn in te laten gaan voor documenten van betreffende student. Bij studentenadministratie wordt oa de gebeurtenis Uitschrijven student gebruikt. Zie model documentair structuurplan (dsp) van MBO Raad voor totaal overzicht. https://www.mboraad.nl/publicaties/model-documentair-structuurplan-dsp-mbo

Deze gebeurtenissen kunnen op ieder moment gedurende het (school)jaar plaatsvinden en kenmerken zich in hoge volumes. Het is in de praktijk dan ook wenselijk om de ingang van bewaartermijnen zo veel als mogelijk te automatiseren. Ervan uitgaande dat deze gebeurtenissen veelal in de deelnemersregistratie-component zal plaatsvinden, lijkt er behoefte aan een gestandaardiseerde informatie uitwisseling tussen deelnemersregistratie en DMS/Zaaksysteem.

2. Notificatie bij vernietiging Na het verstrijken van de bewaartermijn zullen de betreffende documenten (m.u.v. permanent te bewaren documenten) worden vernietigd in DMS/Zaaksysteem. Andere componenten zouden genotificeerd moeten kunnen worden over deze gebeurtenis, zodat (indien gewenst) document referenties naar vernietigde bestanden opgeruimd kunnen worden.

NB. Wellicht ten overvloede: binnen de overheid wordt gebruik gemaakt van API`s voor Zaakgericht Werken (ZGWAPI). Binnen de ZGWAPI wordt de Notificatie API gepositioneerd voor het uitwisselen van events. Wellicht dat deze informatie bruikbaar is bij het uitwerken van dit vraagstuk (https://vng-realisatie.github.io/gemma-zaken/standaard/)