Automatisk journalisering af attester ved ansættelse (85.11.00-P20-13-23)

[cbh-randers]

Sagen kan ses i SBSYS: 85.11.00-P20-13-23

Milestones

• Attester - v0.5 - Test
• Attester - v1.0 - Drift

### Tasks
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/doc-arbejdsgangsbeskrivelser/issues/43
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/auto-journalize-criminal-records/issues/2
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/auto-journaliser-attester/issues/4
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/auto-journaliser-attester/issues/6
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/8
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/10
- [x] Bestillingshistorik / Overblik i UI
- [x] Opdater [ALERT]-boks i menulinje i UI
- [x] Læs sagsbehandler fra DB istedet for mail, baseret på CPR
- [x] Ændr manuel behandling til at attest sendes til rekvirent
- [x] Opdater database ved journalisering, samt advisering
- [x] Begræns færdiggjort bestillingshistorik til 10 bestillinger
- [x] Udfør kun attestbestillinger som er synlige i UI når attester markeres som bestilt (i stedet for alle med samme type)
- [x] Tilpas UI "Start"-side til projekt
- [x] Opdater SBSYS reference til sagsnr. i stedet for ID i advisering
- [x] Fix formatering af advisering-mail (HTML pt. synligt)
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/18
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/11
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/15
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/20
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/28
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/31
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/30
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/33
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/26
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/35
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/34
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/32
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/24
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/36
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/44
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/40
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/14
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/27
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/99
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/93
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/bestil-journaliser-attester/issues/100

[ghost]

Sker processen med digitalt samtykke ? Via selvbetjening på virk?--> https://virk.dk/myndigheder/stat/POL/selvbetjening/Bestilling_af_digital_offentlig_straffeattest_med_samtykke/

[ghost]

Løsningsbeskrivelse fra AAlborg kommune.

Læg mærke til at bestillingen ikke er tilladt foretages med RPA

https://www.kl.dk/media/21054/14.pdf

[cbh-randers]

Kontaktperson: Berit Christel Poulsen Berit.Poulsen@randers.dk

Jeg har informeret Berit om, at det ikke er muligt at lave en automatiseringsløsning, som går ind hos Politiet og henter attesterne. Dog er det aftalt, at jeg undersøger, om vi kan automatisere resten af processen, hvor attesterne modtages og journaliseres på personalesagen. OBS det er vigtigt at der her gives besked, når attesterne er journaliseret, så Berit kan tjekke om der er bemærkninger.

[tna-randers]

HR og Personale har også et ønske om "Automatisk videresende af attester" @cbh-randers

[cbh-randers]

Malene Agerbo undersøger, om andre kommuner har løst problematikken omkring hentning af attester via MitId.

[cbh-randers]

Er igang med at afdække arbejdsgangen indenfor Skole-, Familie- og Socialområdet for at se, om der kan laves en løsning der går på tværs. De arbejdsprocesser som er blevet kortlagt kan findes i doc-arbejdsgangsbeskrivelser.

[st-randers]

Vi har brug for:

• [x] Personalesag skabelon i SBYS test
• [x] Adgang til personalesager på SBYS test bruger 'korsel'
• [x] Ny attest mail-adresse (f.eks. attester@randers.dk)
• [ ] Filtrering af straffeattester fra hovedpostkasse til ny attest-postkasse

Spørgsmål:

• Hvordan journaliseres attester i SBSYS? Underdelforløb "08 Straffeatttester"? Skal den have en bestemt titel, etc? Titel: "Straffeattest DATO", beskrivelse: "Automatisk journaliseret af robot".
• Hvordan skal vi filtrere attester fra hovedpostkassen? Afsender? Afsender + tekst i emne-felt?
• Er personalesagerne ALTID oprettet forud for modtagelse af attester? Eller er der tilfælde hvor der ikke eksisterer en personalesag?

[st-randers]

Særlige tilfælde

• Vær opmærksom på at sagsbehandlers teoretisk kan være aftrådt siden bestilling af attest, og derfor ikke kan modtage kvittering/advisering på journalisering - send kvittering til hovedpostkasse.
• Vær opmærksom på attester som er bestilt af andre CVR-numre end Randers Kommune - send til manuel behandling, ved mindre andet er aftalt med den pågældende institution.
• Mulighed for at sortere gamle SD-personalesager fra i tilfælde af flere personalesager
• Ved flere personalesager, kan vi journalisere på den nyeste sag, og advisere sagsbehandler/anmoder med sagsnummer på sagen hvor attesten er journaliseret? - tilkaldevikarer kan være et problem.

[st-randers]

Stikord fra møde med Aalborg Kommune:

• SSAO -> applikationen husker hvem der er logget ind

• Trækker sagsbehandlers roller fra SD

• Benytter CPR-registeret

• Oversigt over allerede bestilte attester (status på eksisterende job)

• Liste over attester der kan bestilles filtreres ud fra forvaltning

• Validering af hvilken attest der bestilles (arbejder de på)

• Manuel bestilling af bestilte attester

• Bestilles via "Lokal IdP"

• Vil automatisere bestillig i 2024

• Læser attesten efter modtagelse i mail

• Vurderer om attesten er ren vha. søgning efter bestemte phraser

• Håndterer også afviste attester!!

• Sagsbehandler får svar ift. hvis attest findes og er ren / eller hvis attest er afvist

• Plettede attester sendes til en jurist i den pågældende forvaltning

• En sag afsluttes først når ALLE attester er modtaget for den pågældende sag

• Attester journaliseres i ESDH system + mail der blev sendt til sagsbehandler

• Tilkaldevikarer skal have genbestilt attester hver 6. måned

• Separat automatisering til genbestilling bygget til timelønnede medarbejdere i børnehaver (alle aktive medarbejdere med en 5 måneder gammel attest). Robotten lukker derfor automatisk medarbejdere som ikke godkender attestbestillinger.

• Dette flow triggers når en ny medarbejder oprettes i SD Løn.

• Bestilling af attester til månedslønnede bliver automatiseret i 2024.

Automatiseret authentication til login med lokal IdP: https://medium.com/@udarasembukuttiarachchi/can-we-automate-a-login-with-two-factor-authentication-1eb28ee5d729