Booking af Randers Naturcenter (85.11.00-P20-21-23)

Randers-Kommune-Digitalisering / doc-arbejdsgangsbeskrivelser

Arbejdsgangsbeskrivelser

0 stars 1 forks source link

Booking af Randers Naturcenter (85.11.00-P20-21-23) #51

Open cbh-randers opened 1 year ago

cbh-randers commented 1 year ago

### Tasks
- [ ] https://github.com/Randers-Kommune-Digitalisering/doc-arbejdsgangsbeskrivelser/issues/52

cbh-randers commented 1 year ago

17-05-2023 11:55 Kort beskrivelse af projektet

Vi ønsker en mulighed på hjemmesiden hvor man som bruger kan se hvornår forskellige faciliteter på Naturcenteret er ledigt - a la en "sommerhus booking" på nettet. Det vil gøre at brugeren kan se hvilke ugedage vores faciliteter kan bookes og der kan udvikles bookingskabeloner, således at fx betalingsoplysninger og kundeoplysninger er registreret på forhånd. I dag booker vi alt i outlook (huse, pladser, kanoer, grejkasser osv osv) - så et system vil kræve at en robot kan aflæse outlook kalenderen, for så på hjemmesiden at overføre dette til "sommerhuskalenderen" - håber I forstår mine analogier :-) Vil meget gerne mødes og forklare ydereligere - vi har været lige ved at få det til at lykkes i flere omgange, men det er hver gang strandet på at systemer IKKE kunne samkøres med outlook systemet.

cbh-randers commented 1 year ago

Til opstartsmøde er der udarbejdet følgende user stories:

Som medarbejder på Randers Naturcenter vil jeg gerne tilbyde en elektronisk kalender på hjemmesiden for at dagtilbud kan se ledige tider for booking af Friluftshuset.

Som medarbejder på Randers Naturcenter vil jeg gerne gerne tilbyde en elektronisk kalender på hjemmesiden for at dagtilbud kan se ledige tider for udlejning af udearealer.

Som en start er de egentlig blot interesserede i, at gæster kan se, om faciliteterne er ledige - evt. bare med en grøn/rød markering.

En vigtig pointe er, at medarbejderne skal godkende bookingen, så der er mere tale om at man kan se ledige tider, som man så kan henvende sig med. Dette vil spare tid for medarbejderne i forhold til at skulle kommunikere frem og tilbage omkring ledige tider.

Derudover er behov om at digitalisere formular der udleveres ved udlån af nøgle i forbindelse med udlejning af udearealerne.

cbh-randers commented 10 months ago

Bookingmuligheder i XFlow er fortsat ved at blive behandlet hos IT-afdelingen. Kommunikation afventer svar herom. Derudover ønsker Naturcentret at afvente med yderligere til efter september grundet højsæson og travlhed.

cbh-randers commented 10 months ago

Undersøg alternative kalender visualiseringsmuligheder.

cbh-randers commented 7 months ago

Afventer møde med Alex og Jan Engrob omkring status af booking modul.

cbh-randers commented 7 months ago

For at vi kan gå i gang med at oprette kalenderen, skal jeg vide hvad navnet skal være på de to kalendere, samt hvilke personer der skal have adgang til kalenderne i outlook. Herefter skal der oprettes en sag hos Alex i IT.

Jeg har skrevet en mail til kontaktperson fra Naturcenter (Helle Marie Taastrøm) om, at hun skal videresende disse informationer. Derudover har jeg informeret om, at det er dig @tna-randers som vil guide dem videre. Jeg tænker der ligger to opgaver i det (såfremt processen kører gnidningsfrit):

Opret sag ved Alex (måske bare få dem til det), hvor de oplyser navn på kalendere og navn og mail på brugere, som skal administrere kalenderne i outlook. Samt hvor de skal ligge henne på hjemmesiden.
Eventuelt sæt et møde op med Jan Engbrob, hvor han hjælper med at vise, hvordan de bruger kalenderne.