5.1 Suinteresuotų šalių interviu apimtis
Siekiant identifikuoti šiuo metu CVP IS priemonėmis vykdomų pirkimų vykdymo ar priežiūros problemas, sutarties apimtyje buvo organizuoti susitikimai ir interviu su daugiau nei 100 skirtingų suinteresuotų šalių atstovų – pirkimų vykdytojų, tiekėjų, kontrolės funkcijas atliekančių institucijų.
5.2 Viešo renginio interviu rezultatai
2020 m. vasario 28 d. VPT patalpose buvo organizuotas viešas renginys su tiekėjais ir pirkimų vykdytojais. Renginio metu dalyviai buvo suskirstyti į grupes. Darbo grupėse metu buvo paprašyta identifikuoti šiuo metu egzistuojančias problemas – parengti ilgąjį problemų sąrašą. Vėliau, siekiant prioretizuoti problemas, grupė turėjo išskirti esmines 3-4 problemas, kurioms buvo paprašyta pasiūlyti jų sprendimų būdus. Žemiau lentelėse pateikiami apibendrinti skirtingų grupių identifikuoti problemų ir sprendimų sąrašai – pirkimų vykdytojų apibendrinti rezultatai pateikiami 5.1 lentelėje, o tiekėjų - 5.2 lentelėje. Detalūs kiekvienos grupės interviu rezultatai pateikiami dokumento 0 skyriuje.
1 lentelė. Pirkimų vykdytojų atstovų apibendrinti interviu rezultatai
Svarbiausių problemų sąrašas
Galimi problemų sprendimo būdai
Problema Nr. 1 Procedūrų vykdymo ir įforminimo optimizavimo poreikis
Sprendimas Nr.1. Dalį veiksmų gali atilikti automatizuotos priemonės.
Sprendimas Nr.2. Komisijos veiksmų atlikimas sistemos priemonėmis.
Problema Nr. 2 Pasiūlymo viešinimo neefektyvumas
Sprendimas Nr.1. Tiekėjas teikdamas pasiūlymas sudaro ir viešinamos informacijos paketą.
Sprendimas Nr.2. Viešinama informacija identifikuojama sistemos priemonėmis.
Problema Nr. 3 Pasiūlymo vertinimo neefektyvumas
Sprendimas Nr.1. Padaryti integracijas su išorinėmis sistemomis, kad nereikėtų tiekėjams teikti dalies dokumentų ir pirkimo vykdytojas galėtų pačios pasitikrinti informaciją. Viduje integruoti skirtingas posistemes, kad nereikėtų skirtinguose pirkimų etapuose tos pačios informacijos įvedinėti keletą kartų, o informacija persikeltu ir susiformuotu automatiškai.
Sprendimas Nr.2. Struktūrizuoti kvalifikacinius reikalavimus ir jų atitikimo įrodymus.
Problema Nr.4 Nėra galimybės CVP IS naudoti/ pasirinkti pirkimo dokumentų sutarčių šablonus
Sprendimas Nr.1 Siūloma mažos vertės ir supaprastintų pirkimų skelbimus ir pirkimo dokumentus integruoti į vieną, atsisakyti pačių dokumentų rengimo ir kėlimo į sistemą, o generuoti sistemoje iš duodamų pasirinkimų. Pirkimo dokumentuose, sutartyse, kituose dokumentuose ne maža dalis informacijos imama iš teisės aktų ir ji kartojasi visuose pirkimuose, todėl siūloma atsisakyti pirkimo dokumentų, o pildyti visa informacija sistemoje, kai besikartojanti informacija automatiškai būtų generuojama sistemos, o dalį informacijos sistema leistu pasirinkti iš įkeltų šablonų, pasirinkimų, o likusia itin specifinę informaciją galėtų būti įvesta pirkimo vykdytojo. Integruoti EBVPD į naują sistemą, kad tiekėjai pildytų jį sistemoje. Pirkimo dokumentų rengimas supaprastėtų, būtų galima išvengti didžiosios daugumos pasitaikančių klaidų pirkimo dokumentuose.
Problema Nr. 5 CVP IS dažniausiai atlieka tik informacijos perdavimo funkcija
Sprendimas Nr.2 Tiekėjai teikdami pasiūlymus padaro daug klaidų, dėl kurių taisymo vėliau yra gaištamas laikas vykdant pirkimus. Nauja sistema galėtų tikrinti tiekėjo pildomą pasiūlymą (pvz. ar pasiūlyme nėra aritmetinių klaidų, ar tiekėjas pildydamas EBVPD užpildė visas grafas, ar gal jis neatitinka tiekėjo pašalinimo pagrindų). Pirkimo vykdytojams nauja sistema galėtų padėti įverti pasiūlymus (pvz. integracijos pagalba su kitomis sistemomis, galėtų patikrinti ar nėra tiekėjo pašalinimo pagrindų, paskaičiuoti ekonominio naudingumo balus, kai kokybės vertinimo kriterijai išreikšti kiekybiškai, automatiškai išviešinti laimėtojo pasiūlymą ir pasirašyta sutartį (kai pasirašoma per sistemą), vykdyti analizę įvykusių pirkimų ir pan.)
Problema Nr. 6 Pirkimų planas egzistuoja kaip atskira, nekintanti lentelė, kurią sunku parengti, o jos duomenys niekur vėliau nėra naudojami.
Sprendimas Nr.1: Interaktyvus pirkimų planas Atsisakyti „dokumento formato“ – pirkimo planas turėtų būti dinamiškas, struktūrizuotas ir interaktyvus. Rengiant pirkimo planą sistemoje turėtų būti pagalba skaičiuojant pirkimų vertes, grupuojant panašius pirkimus, kurių vertės pagal įstatymą turėtų būti skaičiuojamos bendrai, turi būti pagalba pasirenkant pirkimo būdus. Pirkimo plane įrašyti struktūrizuoti duomenys turėtų būti naudojami toliau vykdant pirkimus.
Problema Nr. 7 Skirtinguose dokumentuose atkartojama informacija, kurią kiekvieną kartą reikia įrašyti, pvz.: ¨ Skirtingų pirkimų pirkimo sąlygų nekintančios dalys; ¨ Per skirtingus pirkimo proceso dokumentus besikartojantys pirkimo duomenys.
Sprendimas Nr.1: Į dokumentus įrašomi tik kintantys duomenys Kiek įmanoma struktūrizuoti duomenis, į reikalingus dokumentus (kurių nekintanti dalis šablonizuojama) įrašyti tik kintančius duomenis, automatiškai įrašyti sistemoje jau esančius duomenis.
Sprendimas Nr.2: Atsisakyti dokumentų Pagal galimybes visiškai atsisakyti dokumentų ir operuoti tik sistemoje esančiais duomenimis.
Problema Nr. 8 Užbaigus pirkimą reikia teikti kelias atskiras ataskaitas - atskirai teikiama pirkimo sutartis, atskirai pildoma ataskaitos forma, viešai pateikiami dokumentai tarpusavyje nesisieja (ataskaita apie įvykdytą pirkimą nesusieta su pasirašyta sutartimi).
Užbaigus pirkimą reikia teikti kelias atskiras ataskaitas
2 lentelė. Tiekėjų atstovų apibendrinti interviu rezultatai
Svarbiausių problemų sąrašas
Galimi problemų sprendimo būdai
Problema Nr. 1 Vieningu kodu nėra susiejamas įrašas pirkimo plane, rinkos konsultacijoje, techninės specifikacijos skelbimo, pirkimo skelbime, todėl nėra konkretaus pirkimo atsekamumo, nėra galimybės sekti pasirinkto pirkimo eigos – statuso pasikeitimų
Sprendimas Nr. 1. Pirkimų plano sudarymo metu konkrečiai pirkimo eilutei priskirti kodą (unikalų identifikacinį numerį), kuris būtų perkeliamas visuose sekančiuose pirkimų ir sutarties vykdymo bei monitoringo etapuose.
Sprendimas Nr. 2. Realizuoti galimybę užsisakyti konkrečių pirkimų statuso pakitimo prenumeratą, pvz. paskelbta techninė specifikacija, pasirašyta sutartis ir pan.
Problema Nr. 2. Trūksta informacijos pirkimų planuose (filtrai, pirkimų atnaujinimai, datų atnaujinimai pagal realią situaciją, pirkimų vertės ir pan.)
Sprendimas Nr. 1 Pirkimų plane turi būti viešinama visa tiekėjui aktuali informacija.
Problema Nr. 3. Rinkos konsultacijų vykdymas – paskelbiamų duomenų suvienodinimas, klausimų ir atsakymų viešinimas, pakeitimų viešinimas
Sprendimas Nr. 1. Standartizuoti rinkos konsultacijų metu viešinamų duomenų apimtį, dalis (pvz. kvalifikacija, esminės sutarties sąlygos, techninė specifikacija ir/ar kt.).
Sprendimas Nr. 2. Iki pirkimo paskelbimo pirkimo vykdytoją įpareigoti viešinti rinkos konsultacijos metu užduotus klausimus, pasiūlymus (išskyrus kainas) bei, kaip į juos buvo atsižvelgta. Jei neplanuojama atsižvelgti, pirkimų vykdytojas norėdamas vykdyti sekančias pirkimų procedūras, turėtų pažymėti varnelę, kad į rinkos konsultacijos metu gautus pasiūlymus neatsižvelgta, o į klausimus nebus atsakoma.
Problema Nr. 4. Atnaujinti varžymaisi tame pačiame pirkime rodomi viename puslapyje bendrame sąraše, todėl kyla neaiškumų atskiriant atnaujintų varžymosi procedūras
Sprendimas Nr.1. Turėtų būti aiškiai išskiriamos atnaujinto varžymosi procedūros
Problema Nr. 5. Pašalinimo pagrindų nebuvimo ir kvalifikacijos duomenų pateikimas (didelės apimtys, negauna automatiniu būdu duomenys iš kt. IS)
Sprendimas Nr. 1. Integracija su išorinėmis informacinėmis sistemomis.
Sprendimas Nr. 2. Kiti teikiami dokumentai standartizuoti (pvz. EBVPD).
Problema Nr. 6. Neperpanaudojama informacija iš ankstesnių pirkimų ir pateiktos informacijos
Sprendimas Nr.1. Turėtų būti galimybė perpanaudoti ankstesniuose pirkimuose teiktus duomenis.
Problema Nr. 7. Nėra sutarčių pasirašymo, pakeitimų pasirašymo, vykdymo kontrolės mechanizmų, turėtų būti viešinama sutarties pabaiga
Sprendimas Nr. 1. Realizuoti sutarčių pasirašymo, valdymo ir atskaitomybės valdymo funkcijas.
5.3 Susitikimų ir interviu telefonu rezultatai
5.3.1 Susitikimų su VPT atstovais ir interviu telefonu su tiekėjais rezultatai
Atliekant esamos situacijos analizę buvo organizuota eilė kitų susitikimų su VPT bei tiekėjų ir pirkimų vykdytojų atstovais, taip pat, atliekami telefoniniai interviu su tikslinėmis grupėmis. Susitikimų metu identifikuotos problemos, kurios, esant galimybei, turėtų būti sprendžiamos Saulė IS modernizavimo apimtyje. Identifikuotos problemos suskirstytos į 2 grupes – aktualias pirkimų vykdytojams ar tiekėjams.
5.3.1.1 Pirkimų vykdytojų problemos vykdant pirkimų procedūras
Pirkimų vykdytojų įvardintos problemos:
Iki pirkimo vykdomi procesai: pirkimų planai, pirkimų suvestinės:
1.1. Informacijos dubliavimas / pakartotinis įvedimas: nėra galimybės patogiai įkelti pirkimų planų / suvestinių, kurie parengti naudojant kitas sistemas (pvz., EcoCost, Nevda VP planavimo IS ir kt.) ir perkelti pirkimų planuose įvestų duomenų į skelbimą;
1.2. Automatiškai neapskaičiuojamos tam tikrai kategorijai priskirtų pirkimų vertės;
1.3. CVP IS nėra patogaus įrankio pirkimų planavimui;
1.4. Nėra automatinio informavimo apie būtinybę pateikti ir / ar peržiūrėti / atnaujinti pirkimų planus.
Pirkimo vykdymo inicijavimas:
2.1. Automatiškai nepersikelia pirkimų plane pateikti duomenys, būtinas pakartotinas duomenų įvedimas;
2.2. Kiekvienas pirkimo vykdytojas pirkimų sąlygas rengia pagal savo šablonus: tikslinga svarstyti laikytis vieningų dokumentų pavyzdžių, naudoti tipines sąlygas ir papildytas jas struktūrizuota informacija / duomenimis.
Pirkimo vykdytojo priskyrimas, pasirengimas pirkimo vykdymui: techninių specifikacijų projektai, rinkos konsultacijos, skelbimai:
3.1. Sudėtingas pirkimų komisijų narių priskyrimas, nešališkumo, konfidencialumo deklaracijos, interesų deklaravimas;
3.2. Sudėtingas rinkos konsultacijos metu gautų pasiūlymų apdorojimas. Gal tikslinga būtų sukurti standartinius konsultacijų klausimynus (su galimybe juos redaguoti, aktyvuoti / deaktyvuoti) su atsakymų laukais, nurodant ką ir kur konkrečiai potencialūs tiekėjai turi nurodyti.
Pirkimo dokumentų rengimas:
4.1. Pirkimo dokumentų apimtis milžiniška, turėtų būti pastovi nustatyta struktūra su aiškiai identifikuota specifine informacija – laidavimai, sutartinės sąlygos ir kt.;
4.2. EBVPD tikrinimas: automatizuotas nustatymas, ar pažymėti visi būtini laukai;
4.3. Turėtų būti struktūrizuotos pasiūlymų A/B formos, automatizuotas informacijos perkėlimas iš pirkimo skelbimo (išvengiant pakartotinio informacijos suvedinėjimo).
Pirkimo vykdymas – pirkimo paskelbimas, susirašinėjimas su tiekėjais, pretenzijos, pasiūlymų vertinimas, kvalifikacijos duomenų patikrinimas, susirašinėjimas su tiekėjais, pretenzijos, kainos pagrindimai:
5.1. Automatinis terminų sekimas: paskelbus pirkimą, turėtų būti galimybė nusistatyti iki kada galima siųsti pranešimus, pretenzijas;
5.2. Pašalinimo pagrindų nebuvimo tikrinimas pažymų pagrindu: reikalingas automatinis sutikrinimas su VMI, Sodra, RC, ANR;
5.3. Proceso sekos nustatymas / informavimas (el. vedlys) - kada ir kokį raštą išsiųsti / protokolą parengti, pvz., atidarius voką su techniniais duomenimis per 3 d.d. būtina informuoti tiekėją ir t.t.
5.4. Automatinis B dalyje nurodytos kainos apskaičiavimas ir nustatymas, ar kaina nėra neįprastai maža / didelė lyginant su pirkimų plane nustatyta kaina.
Pirkimo vykdymas – sutarčių pasirašymas ir valdymas:
6.1. Neturi likti galimybės pildyti sutarties projekto, kol neišsiųstas / gautas pranešimas apie laimėtoją;
6.2. Nėra galimybės tvarkyti sutarčių, automatizuotai perkelti duomenų (pasirašančios šalys, jų rekvizitai, sutarties objektas, terminai, kaina, kiekiai ir t.t.) į sutarties projektą iš pirkimo;
6.3. Nėra galimybės pasirašyti sutarčių;
6.4. Nėra sutarčių valdymo komponento: priminimai apie artėjančius paslaugų suteikimo ar prekių pristatymo terminus, sąskaitas, mokėjimus;
6.5. Nėra integracijos su eSąskaita.
5.3.1.2 Tiekėjų problemos dalyvaujant pirkimuose
Tiekėjų įvardintos problemos:
Tiekėjo (organizacijos) paskyra, naudotojų registravimas, naudotojų rolių ir teisių valdymas, organizacijos dokumentų valdymas:
1.1. Nėra aiški naudotojų rolių ir teisių matrica;
1.2. Nėra galimybės susikurti savo dokumentų šablonų iš jau turimų įmonės duomenų, kurie galėtų būti naudojami teikiant pasiūlymus;
1.3. Nėra galimybės atlikti dokumentų paieškos;
1.4. El. paštu atsiuntus pranešimą apie susirašinėjimą CVP IS trūksta informacijos, koks pirkimas, kas siuntėjas.
Iki pirkimo vykdomi procesai – pirkimų planas, techninių specifikacijų projektai, rinkos konsultacijos, skelbimai:
2.1. Sudėtinga arba negalima organizacijos planuojamų pirkimų paieška pagal kategorijas;
2.2. Pateikiama mažai informacijos apie planuojamą pirkimą;
2.3. Neveikianti paieška visų organizacijų pirkimų planuose pagal paslaugų ar prekių kategoriją;
2.4. Neaktuali informacija, netikslinami, neatnaujinami pirkimų planai;
2.5. Rinkos konsultacijų metu dažnai neaišku, kokios informacijos iš tiekėjų tikimasi, t. y. ar pateikti kainas, ar komentuoti techninę specifikaciją ir pan.;
2.6. Visiškai neveikia arba blogai veikia techninių specifikacijų, rinkos konsultacijų paieška;
2.7. Skelbimų filtravimas pagal BVPŽ, paslaugų kategorijas negalimas arba netikslus, nes pirkimo vykdytojas priskiria netinkamus kodus;
2.8. Pirkimų plane nesimato, kurie pirkimai jau vykdomi arba baigti vykdyti (nurodyta tik skelbimo data). Nesusieta su pirkimo skelbimu;
2.9. Skelbime pateikiama perteklinės informacijos (pvz. informacija apie pirkimo vykdytojo duomenis, informacija apie ES fondų finansavimą), kuri galėtų peržiūrima tik, esant poreikiui, ir pasirenkant.
Pirkimo vykdymas (dalyvavimas) – pasiūlymų teikimas, vertinimas, kvalifikacijos duomenų patikrinimas:
3.1. Pirkimo dokumentų apimtis milžiniška, turėtų būti pastovi nustatyta struktūra su aiškiai identifikuota specifine informacija – laidavimai, sutartinės sąlygos ir kt.;
3.2. EBVPD pildymas atskirai ir failų įkėlimas. EBVPD pildymas ir tvirtinimas sistemoje (būtinas automatinis duomenų užpildymas ankstesnio organizacijos EBVPD pildymo duomenimis);
3.3. Kiti kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai – būtinas šablonų kūrimas ir naudojimas, automatinis duomenų kitose IS automatinis patikrinimas – VMI, Sodra, RC, ANR;
3.4. Pasiūlymų A/B formų struktūrizavimas, aiškus prekių ar paslaugų sąrašas, prie kurio tiekėjas nurodo duomenis ar kainą ir teikia pasiūlymą;
3.5. Kvalifikaciją pagrindžiančios informacijos struktūravimas: sutarčių sąrašai, specialistų gyvenimo aprašymai (dabar kiekviena institucija gali prašyti / prašo pateikti pagal savo šablonus ir tą pačią informaciją reikia kilnoti iš vieno dokumento į kitą);
3.6. Stringantis el. pasirašymas;
3.7. Nėra galimybių įkelti pridedamų dokumentų grupės (yra galimybė įkelti tik suglaudintus dokumentus (zip failus);
3.8. Trūksta informacijos, koks pirkimo etapas vykdomas (kvalifikacijos tikrinimas, atidėjimo terminas ar pan.).
Pirkimo vykdymas (dalyvavimas) – sutarčių pasirašymas ir valdymas:
4.1. Nėra galimybės tvarkyti sutarčių, automatizuotai perkelti duomenų (pasirašančios šalys, jų rekvizitai, sutarties objektas, terminai, kiekiai ir t.t.) į sutarties projektą iš pirkimo duomenų;
4.2. Nėra galimybės pasirašyti sutarčių;
4.3. Nėra sutarčių valdymo komponento, priminimai apie artėjančius paslaugų suteikimo ar prekių pristatymo terminus, sąskaitas, mokėjimus;
4.4. Nėra integracijos su eSąskaita;
4.5. Neturi likti galimybės pildyti sutarties projekto, kol neišsiųstas / gautas pranešimas apie laimėtoją.
Kita:
5.1. Pranešimų pagal paslaugų kategoriją ar BVPŽ prenumeravimas.
5.3.2 Susitikimo su įgyvendinančių institucijų atstovais rezultatai
Susitikimo su įgyvendinančiomis institucijomis metu atstovų buvo paprašyta įvardinti šiuo metu esamo proceso trūkumus. Identifikuotos šios probleminės sritys, kurios būsimų susitikimų metu turėtų būti detalizuojamos ir tikslinamos:
Nėra realizuotas vieningas naudotojų prisijungimas (angl. Single Sign On) prie SFMIS (DMS posistemės) ir CVP IS, todėl naudotojai turi kiekvieną sykį dirbant prie skirtingų sistemų registruotis naujai;
Nepakankamas naudotojų, kuriuos galima priskirti prie projektų, skaičius (galimai tai SFMIS problema, ne CVP IS);
Kai kurios institucijos savo veikloje nenaudoja SFMIS, t.y. joje nėra projektų duomenų. Atitinkamai, jie neperduodami ir CVP IS, todėl nėra galimybės priežiūrą vykdančiam personalui prisijungti prie Pirkimų vykdytojo vykdomo pirkimo duomenų. CVP IS reikalingos funkcijos, užtikrinančios projektų duomenų suvedimą, naujų naudotojų sukūrimą ir jų priskyrimą prie konkrečių projektų;
CVP IS galėtų būti vykdoma ir sutarčių įgyvendinimo bei atsiskaitymo dokumentų patikra, jei tokia galimybė būtų realizuota;
Pirkimų vykdytojų metinių pirkimų planų ir projekto pirkimo planų suderinamumas, patikra dėl tinkamo pirkimo būdo pasirinkimo.
Susitikimo metu buvo aptarta, kad artimiausiu metu neplanuojama vykdyti SFMIS modernizavimo, todėl nustatytos 1 ir 5 problemos negali būti realizuotos, tačiau projektuojant Saulė IS bus planuojama, kad SFMIS modernizavus būtų galimybė perduoti SFMIS reikiamus duomenis. Aukščiau nurodyti 2-4 klausimai, būsimi Saulė IS procesai bei funkcionalumai bus derinami sekančiame sutarties įgyvendinimo etape.
5.4 Išvados
Pirkimų vykdytojų atstovų pagrindinės identifikuotos problemos:
Procedūrų vykdymo ir įforminimo optimizavimo poreikis;
Pasiūlymo viešinimo neefektyvumas;
Pasiūlymo vertinimo neefektyvumas;
Nėra galimybės CVP IS naudoti/ pasirinkti pirkimo dokumentų sutarčių šablonus;
CVP IS dažniausiai atlieka tik informacijos perdavimo funkcija;
Pirkimų planas egzistuoja kaip atskira, nekintanti lentelė, kurią sunku parengti, o jos duomenys niekur vėliau nėra naudojami;
Skirtinguose dokumentuose atkartojama informacija, kurią kiekvieną kartą reikia įrašyti, pvz.: Skirtingų pirkimų pirkimo sąlygų nekintančios dalys;
Per skirtingus pirkimo proceso dokumentus besikartojantys pirkimo duomenys;
Užbaigus pirkimą reikia teikti kelias atskiras ataskaitas - atskirai teikiama pirkimo sutartis, atskirai pildoma ataskaitos forma, viešai pateikiami dokumentai tarpusavyje nesisieja (ataskaita apie įvykdytą pirkimą nesusieta su pasirašyta sutartimi).
Tiekėjų atstovų pagrindinės identifikuotos problemos:
Vieningu kodu nėra susiejamas įrašas pirkimo plane, rinkos konsultacijoje, techninės specifikacijos skelbimo, pirkimo skelbime, todėl nėra konkretaus pirkimo atsekamumo, nėra galimybės sekti pasirinkto pirkimo eigos – statuso pasikeitimų
Trūksta informacijos pirkimų planuose (filtrai, pirkimų atnaujinimai, datų atnaujinimai pagal realią situaciją, pirkimų vertės ir pan.)
Rinkos konsultacijų vykdymas – paskelbiamų duomenų suvienodinimas, klausimų ir atsakymų viešinimas, pakeitimų viešinimas
Atnaujinti varžymaisi tame pačiame pirkime rodomi viename puslapyje bendrame sąraše, todėl kyla neaiškumų atskiriant atnaujintų varžymosi procedūras
Pašalinimo pagrindų nebuvimo ir kvalifikacijos duomenų pateikimas (didelės apimtys, negauna automatiniu būdu duomenys iš kt. IS)
Neperpanaudojama informacija iš ankstesnių pirkimų ir pateiktos informacijos
Problema Nr. 7. Nėra sutarčių pasirašymo, pakeitimų pasirašymo, vykdymo kontrolės mechanizmų, turėtų būti viešinama sutarties pabaiga
5.1 Suinteresuotų šalių interviu apimtis Siekiant identifikuoti šiuo metu CVP IS priemonėmis vykdomų pirkimų vykdymo ar priežiūros problemas, sutarties apimtyje buvo organizuoti susitikimai ir interviu su daugiau nei 100 skirtingų suinteresuotų šalių atstovų – pirkimų vykdytojų, tiekėjų, kontrolės funkcijas atliekančių institucijų. 5.2 Viešo renginio interviu rezultatai 2020 m. vasario 28 d. VPT patalpose buvo organizuotas viešas renginys su tiekėjais ir pirkimų vykdytojais. Renginio metu dalyviai buvo suskirstyti į grupes. Darbo grupėse metu buvo paprašyta identifikuoti šiuo metu egzistuojančias problemas – parengti ilgąjį problemų sąrašą. Vėliau, siekiant prioretizuoti problemas, grupė turėjo išskirti esmines 3-4 problemas, kurioms buvo paprašyta pasiūlyti jų sprendimų būdus. Žemiau lentelėse pateikiami apibendrinti skirtingų grupių identifikuoti problemų ir sprendimų sąrašai – pirkimų vykdytojų apibendrinti rezultatai pateikiami 5.1 lentelėje, o tiekėjų - 5.2 lentelėje. Detalūs kiekvienos grupės interviu rezultatai pateikiami dokumento 0 skyriuje.
1 lentelė. Pirkimų vykdytojų atstovų apibendrinti interviu rezultatai
2 lentelė. Tiekėjų atstovų apibendrinti interviu rezultatai
5.3 Susitikimų ir interviu telefonu rezultatai 5.3.1 Susitikimų su VPT atstovais ir interviu telefonu su tiekėjais rezultatai Atliekant esamos situacijos analizę buvo organizuota eilė kitų susitikimų su VPT bei tiekėjų ir pirkimų vykdytojų atstovais, taip pat, atliekami telefoniniai interviu su tikslinėmis grupėmis. Susitikimų metu identifikuotos problemos, kurios, esant galimybei, turėtų būti sprendžiamos Saulė IS modernizavimo apimtyje. Identifikuotos problemos suskirstytos į 2 grupes – aktualias pirkimų vykdytojams ar tiekėjams. 5.3.1.1 Pirkimų vykdytojų problemos vykdant pirkimų procedūras Pirkimų vykdytojų įvardintos problemos:
Iki pirkimo vykdomi procesai: pirkimų planai, pirkimų suvestinės: 1.1. Informacijos dubliavimas / pakartotinis įvedimas: nėra galimybės patogiai įkelti pirkimų planų / suvestinių, kurie parengti naudojant kitas sistemas (pvz., EcoCost, Nevda VP planavimo IS ir kt.) ir perkelti pirkimų planuose įvestų duomenų į skelbimą; 1.2. Automatiškai neapskaičiuojamos tam tikrai kategorijai priskirtų pirkimų vertės; 1.3. CVP IS nėra patogaus įrankio pirkimų planavimui; 1.4. Nėra automatinio informavimo apie būtinybę pateikti ir / ar peržiūrėti / atnaujinti pirkimų planus.
Pirkimo vykdymo inicijavimas: 2.1. Automatiškai nepersikelia pirkimų plane pateikti duomenys, būtinas pakartotinas duomenų įvedimas; 2.2. Kiekvienas pirkimo vykdytojas pirkimų sąlygas rengia pagal savo šablonus: tikslinga svarstyti laikytis vieningų dokumentų pavyzdžių, naudoti tipines sąlygas ir papildytas jas struktūrizuota informacija / duomenimis.
Pirkimo vykdytojo priskyrimas, pasirengimas pirkimo vykdymui: techninių specifikacijų projektai, rinkos konsultacijos, skelbimai: 3.1. Sudėtingas pirkimų komisijų narių priskyrimas, nešališkumo, konfidencialumo deklaracijos, interesų deklaravimas; 3.2. Sudėtingas rinkos konsultacijos metu gautų pasiūlymų apdorojimas. Gal tikslinga būtų sukurti standartinius konsultacijų klausimynus (su galimybe juos redaguoti, aktyvuoti / deaktyvuoti) su atsakymų laukais, nurodant ką ir kur konkrečiai potencialūs tiekėjai turi nurodyti.
Pirkimo dokumentų rengimas: 4.1. Pirkimo dokumentų apimtis milžiniška, turėtų būti pastovi nustatyta struktūra su aiškiai identifikuota specifine informacija – laidavimai, sutartinės sąlygos ir kt.; 4.2. EBVPD tikrinimas: automatizuotas nustatymas, ar pažymėti visi būtini laukai; 4.3. Turėtų būti struktūrizuotos pasiūlymų A/B formos, automatizuotas informacijos perkėlimas iš pirkimo skelbimo (išvengiant pakartotinio informacijos suvedinėjimo).
Pirkimo vykdymas – pirkimo paskelbimas, susirašinėjimas su tiekėjais, pretenzijos, pasiūlymų vertinimas, kvalifikacijos duomenų patikrinimas, susirašinėjimas su tiekėjais, pretenzijos, kainos pagrindimai: 5.1. Automatinis terminų sekimas: paskelbus pirkimą, turėtų būti galimybė nusistatyti iki kada galima siųsti pranešimus, pretenzijas; 5.2. Pašalinimo pagrindų nebuvimo tikrinimas pažymų pagrindu: reikalingas automatinis sutikrinimas su VMI, Sodra, RC, ANR; 5.3. Proceso sekos nustatymas / informavimas (el. vedlys) - kada ir kokį raštą išsiųsti / protokolą parengti, pvz., atidarius voką su techniniais duomenimis per 3 d.d. būtina informuoti tiekėją ir t.t. 5.4. Automatinis B dalyje nurodytos kainos apskaičiavimas ir nustatymas, ar kaina nėra neįprastai maža / didelė lyginant su pirkimų plane nustatyta kaina.
Pirkimo vykdymas – sutarčių pasirašymas ir valdymas: 6.1. Neturi likti galimybės pildyti sutarties projekto, kol neišsiųstas / gautas pranešimas apie laimėtoją; 6.2. Nėra galimybės tvarkyti sutarčių, automatizuotai perkelti duomenų (pasirašančios šalys, jų rekvizitai, sutarties objektas, terminai, kaina, kiekiai ir t.t.) į sutarties projektą iš pirkimo; 6.3. Nėra galimybės pasirašyti sutarčių; 6.4. Nėra sutarčių valdymo komponento: priminimai apie artėjančius paslaugų suteikimo ar prekių pristatymo terminus, sąskaitas, mokėjimus; 6.5. Nėra integracijos su eSąskaita. 5.3.1.2 Tiekėjų problemos dalyvaujant pirkimuose Tiekėjų įvardintos problemos:
Tiekėjo (organizacijos) paskyra, naudotojų registravimas, naudotojų rolių ir teisių valdymas, organizacijos dokumentų valdymas: 1.1. Nėra aiški naudotojų rolių ir teisių matrica; 1.2. Nėra galimybės susikurti savo dokumentų šablonų iš jau turimų įmonės duomenų, kurie galėtų būti naudojami teikiant pasiūlymus; 1.3. Nėra galimybės atlikti dokumentų paieškos; 1.4. El. paštu atsiuntus pranešimą apie susirašinėjimą CVP IS trūksta informacijos, koks pirkimas, kas siuntėjas.
Iki pirkimo vykdomi procesai – pirkimų planas, techninių specifikacijų projektai, rinkos konsultacijos, skelbimai: 2.1. Sudėtinga arba negalima organizacijos planuojamų pirkimų paieška pagal kategorijas; 2.2. Pateikiama mažai informacijos apie planuojamą pirkimą; 2.3. Neveikianti paieška visų organizacijų pirkimų planuose pagal paslaugų ar prekių kategoriją; 2.4. Neaktuali informacija, netikslinami, neatnaujinami pirkimų planai; 2.5. Rinkos konsultacijų metu dažnai neaišku, kokios informacijos iš tiekėjų tikimasi, t. y. ar pateikti kainas, ar komentuoti techninę specifikaciją ir pan.; 2.6. Visiškai neveikia arba blogai veikia techninių specifikacijų, rinkos konsultacijų paieška; 2.7. Skelbimų filtravimas pagal BVPŽ, paslaugų kategorijas negalimas arba netikslus, nes pirkimo vykdytojas priskiria netinkamus kodus; 2.8. Pirkimų plane nesimato, kurie pirkimai jau vykdomi arba baigti vykdyti (nurodyta tik skelbimo data). Nesusieta su pirkimo skelbimu; 2.9. Skelbime pateikiama perteklinės informacijos (pvz. informacija apie pirkimo vykdytojo duomenis, informacija apie ES fondų finansavimą), kuri galėtų peržiūrima tik, esant poreikiui, ir pasirenkant.
Pirkimo vykdymas (dalyvavimas) – pasiūlymų teikimas, vertinimas, kvalifikacijos duomenų patikrinimas: 3.1. Pirkimo dokumentų apimtis milžiniška, turėtų būti pastovi nustatyta struktūra su aiškiai identifikuota specifine informacija – laidavimai, sutartinės sąlygos ir kt.; 3.2. EBVPD pildymas atskirai ir failų įkėlimas. EBVPD pildymas ir tvirtinimas sistemoje (būtinas automatinis duomenų užpildymas ankstesnio organizacijos EBVPD pildymo duomenimis); 3.3. Kiti kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai – būtinas šablonų kūrimas ir naudojimas, automatinis duomenų kitose IS automatinis patikrinimas – VMI, Sodra, RC, ANR; 3.4. Pasiūlymų A/B formų struktūrizavimas, aiškus prekių ar paslaugų sąrašas, prie kurio tiekėjas nurodo duomenis ar kainą ir teikia pasiūlymą; 3.5. Kvalifikaciją pagrindžiančios informacijos struktūravimas: sutarčių sąrašai, specialistų gyvenimo aprašymai (dabar kiekviena institucija gali prašyti / prašo pateikti pagal savo šablonus ir tą pačią informaciją reikia kilnoti iš vieno dokumento į kitą); 3.6. Stringantis el. pasirašymas; 3.7. Nėra galimybių įkelti pridedamų dokumentų grupės (yra galimybė įkelti tik suglaudintus dokumentus (zip failus); 3.8. Trūksta informacijos, koks pirkimo etapas vykdomas (kvalifikacijos tikrinimas, atidėjimo terminas ar pan.).
Pirkimo vykdymas (dalyvavimas) – sutarčių pasirašymas ir valdymas: 4.1. Nėra galimybės tvarkyti sutarčių, automatizuotai perkelti duomenų (pasirašančios šalys, jų rekvizitai, sutarties objektas, terminai, kiekiai ir t.t.) į sutarties projektą iš pirkimo duomenų; 4.2. Nėra galimybės pasirašyti sutarčių; 4.3. Nėra sutarčių valdymo komponento, priminimai apie artėjančius paslaugų suteikimo ar prekių pristatymo terminus, sąskaitas, mokėjimus; 4.4. Nėra integracijos su eSąskaita; 4.5. Neturi likti galimybės pildyti sutarties projekto, kol neišsiųstas / gautas pranešimas apie laimėtoją.
Kita: 5.1. Pranešimų pagal paslaugų kategoriją ar BVPŽ prenumeravimas. 5.3.2 Susitikimo su įgyvendinančių institucijų atstovais rezultatai Susitikimo su įgyvendinančiomis institucijomis metu atstovų buvo paprašyta įvardinti šiuo metu esamo proceso trūkumus. Identifikuotos šios probleminės sritys, kurios būsimų susitikimų metu turėtų būti detalizuojamos ir tikslinamos:
Nėra realizuotas vieningas naudotojų prisijungimas (angl. Single Sign On) prie SFMIS (DMS posistemės) ir CVP IS, todėl naudotojai turi kiekvieną sykį dirbant prie skirtingų sistemų registruotis naujai;
Nepakankamas naudotojų, kuriuos galima priskirti prie projektų, skaičius (galimai tai SFMIS problema, ne CVP IS);
Kai kurios institucijos savo veikloje nenaudoja SFMIS, t.y. joje nėra projektų duomenų. Atitinkamai, jie neperduodami ir CVP IS, todėl nėra galimybės priežiūrą vykdančiam personalui prisijungti prie Pirkimų vykdytojo vykdomo pirkimo duomenų. CVP IS reikalingos funkcijos, užtikrinančios projektų duomenų suvedimą, naujų naudotojų sukūrimą ir jų priskyrimą prie konkrečių projektų;
CVP IS galėtų būti vykdoma ir sutarčių įgyvendinimo bei atsiskaitymo dokumentų patikra, jei tokia galimybė būtų realizuota;
Pirkimų vykdytojų metinių pirkimų planų ir projekto pirkimo planų suderinamumas, patikra dėl tinkamo pirkimo būdo pasirinkimo.
Susitikimo metu buvo aptarta, kad artimiausiu metu neplanuojama vykdyti SFMIS modernizavimo, todėl nustatytos 1 ir 5 problemos negali būti realizuotos, tačiau projektuojant Saulė IS bus planuojama, kad SFMIS modernizavus būtų galimybė perduoti SFMIS reikiamus duomenis. Aukščiau nurodyti 2-4 klausimai, būsimi Saulė IS procesai bei funkcionalumai bus derinami sekančiame sutarties įgyvendinimo etape.
5.4 Išvados Pirkimų vykdytojų atstovų pagrindinės identifikuotos problemos:
Tiekėjų atstovų pagrindinės identifikuotos problemos: