Šiame skyriuje vadovautis kuriamų viešųjų ir administracinių elektroninių paslaugų tinkamumo naudotojams užtikrinimo priemonių metodinėmis rekomendacijomis pateikiama:
• elektroninės paslaugos suinteresuotų šalių sąrašas, parodantis, kokios šalys ir kaip turėtų įsitraukti į elektroninės paslaugos kūrimo projektą;
• identifikuotos tikslinės naudotojų grupės;
• parengtas kiekvienos tikslinės naudotojų grupės aprašas (nustatyta, kurios tikslinės naudotojų grupės yra svarbiausios);
• paruoštos naudotojų kelionės schemos, kuriose pateikiami tikslinės naudotojų grupės atstovo poreikiai ir naudojimo konteksto informacija visiems kitiems elektroninės paslaugos gyvavimo proceso etapams.
1 Saulė IS suinteresuotos šalys
Žemiau lentelėje pateikiamas Saulė IS suinteresuotų šalių sąrašas ir jų aprašymas.
1 lentelė. Suinteresuotų šalių aprašymas
Eil. Nr.
Suinteresuotos šalys
Aprašymas (Saulė IS poreikis suinteresuotai šaliai)
1.
Vyriausybė
Su viešaisiais pirkimais susijusių statistinių duomenų analizė ir stebėjimas. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – konsultacijos, poreikių išsakymas.
2.
Ekonomikos ir inovacijų ministerija
Su viešaisiais pirkimais susijusių statistinių duomenų analizė: ¨ Viešųjų pirkimų stebėjimas; ¨ Konkurencingumo stebėjimas. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – konsultacijos, poreikių išsakymas.
3.
Finansų ministerija
Su viešaisiais pirkimais susijusių statistinių duomenų analizė: ¨ Viešųjų pirkimų vykdymo stebėjimas; ¨ Finansinių atsiskaitymų stebėjimas. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – konsultacijos, poreikių išsakymas.
4.
Prezidentūra
Su viešaisiais pirkimais susijusių statistinių duomenų analizė ir stebėjimas. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – konsultacijos, poreikių išsakymas.
5.
Seimas
Su viešaisiais pirkimais susijusių statistinių duomenų analizė ir stebėjimas. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – konsultacijos, poreikių išsakymas.
6.
Įgyvendinančios institucijos
Tipiško grupės naudotojų tikslai ir poreikiai - dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose, viešųjų pirkimų vykdymas, ES finansuojamuose projektuose vykdomų pirkimų stebėsena ir kontrolė: ¨ Dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose ir sutarčių sudarymas (dažnumas priklauso nuo naudojo poreikių ir laimėjimo viešuosiuose pirkimuose); ¨ Viešųjų pirkimų vykdymas (dažnumas priklauso nuo naudojo poreikių); ¨ Projekto vykdytojo viešojo pirkimo dokumentų išankstinė patikra (dažnumas priklausomas nuo projekto vykdytojo pateikiamų dokumentų); ¨ Projekto vykdytojo viešojo pirkimo dokumentų paskesnė patikra (dažnumas priklausomas nuo projekto vykdytojo pateikiamų dokumentų); ¨ Projekto vykdytojo pasirašytų sutarčių įgyvendinimo stebėsena; ¨ Projektų vykdytojų vykdomų viešųjų pirkimų statistinių duomenų analizė; ¨ Informacijos prenumeratos (dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį); ¨ Gauti statistikas. Dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą: ¨ konsultacijos, poreikių išsakymas; ¨ Institucijoms aktualių veiklos procesų derinimas; ¨ Institucijoms aktualių funkcinių reikalavimų derinimas.
7.
Priežiūros institucijos
Tipiško grupės naudotojų tikslai ir poreikiai - dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose, viešųjų pirkimų vykdymas, vykdomų pirkimų stebėsena ir kontrolė: ¨ Dalyvavimas viešuosiuose pirkimuose ir sutarčių sudarymas (dažnumas priklauso nuo naudojo poreikių ir laimėjimo viešuosiuose pirkimuose); ¨ Viešųjų pirkimų vykdymas (dažnumas priklauso nuo naudojo poreikių); ¨ Kitų įstaigų vykdomų pirkimų stebėsena, patikra, vertinimas; ¨ Kitų įstaigų pasirašytų sutarčių įgyvendinimo stebėsena; ¨ Pirkimus vykdančių įstaigų vykdomų viešųjų pirkimų statistinių duomenų analizė; ¨ Informacijos prenumeratos (dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį). Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą: ¨ konsultacijos, poreikių išsakymas; ¨ Institucijoms aktualių veiklos procesų derinimas; ¨ Institucijoms aktualių funkcinių reikalavimų derinimas.
8.
Pirkimo vykdytojai
Tipiško grupės naudotojų tikslai ir poreikiai bei naudojimosi ja dažnumas: ¨ Vykdyti viešuosius pirkimus – viešųjų pirkimų planavimo procesai, rinkos tyrimų, techninių specifikacijų paskelbimas, pirkimų paskelbimas, pasiūlymų vertinimas (dažnumas priklauso pagal poreikį); ¨ Sudaryti sutartis ir jas pasirašyti (dažnumas priklauso nuo pirkimo paskelbimo poreikio); ¨ Gauti su įstaigos pirkimais susijusią statistiką arba bendra rinkos statistiką (dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį); ¨ Informacijos prenumeratos (dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį). ¨ Viešinti statistiką susijusią su įstaigos vykdomais viešaisiais pirkimais. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą: ¨ konsultacijos, poreikių išsakymas, interviu; ¨ Institucijoms aktualių veiklos procesų derinimas; ¨ Institucijoms aktualių funkcinių reikalavimų derinimas.
9.
Tiekėjai
Tipiško grupės naudotojų tikslai ir poreikiai bei naudojimosi ja dažnumas: ¨ Dalyvauti viešuosiuose pirkimuose – stebėti planuojamus pirkimus, vertinti įstaigų atliekamus rinkos tyrimus, technines specifikacijas, teikti pasiūlymus (dažnumas priklauso pagal poreikį); ¨ Sudaryti sutartis ir jas pasirašyti (dažnumas priklauso nuo pirkimo paskelbimo poreikio); ¨ Gauti pranešimus apie vykdomus viešuosius pirkimus pagal pasirinktą sritį (dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį). Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą: ¨ konsultacijos, poreikių išsakymas, interviu; ¨ tiekėjams aktualių veiklos procesų derinimas ¨ tiekėjams aktualių funkcinių reikalavimų derinimas.
10.
VPT
Tipiško grupės naudotojų tikslai ir poreikiai bei naudojimosi ja dažnumas: ¨ Saulė IS palaikymas ir vystymas; ¨ Vidinio portalo administravimas; ¨ Vykdomų viešųjų pirkimų stebėsena, analizė ir kontrolė bei rizikų vertinimas; ¨ Saulė IS naudotojų konsultavimas sistemos naudojimo klausimais; ¨ Pirkimų vykdytojų ir tiekėjų konsultavimas viešųjų pirkimų klausimais (raštų nagrinėjimas, atsakymai į paklausimus ir kt.); ¨ Pirkimų pažeidimų nagrinėjimas ir viešinimas; ¨ Statistinės informacijos apie viešuosius pirkimus rinkimas, sklaida ir viešinimas. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – aktyvus dalyvavimas visame Saulė IS kūrimo procese.
11.
Visuomenė
Tipiško grupės naudotojo tikslai: ¨ Atvirų duomenų gavimas ir naudojimas pagal poreikį; ¨ Susipažinimas su informacija apie viešuosius pirkimus, viešųjų pirkimų pažeidimus, teisinę viešųjų pirkimų informaciją; ¨ Gauti pranešimus (naujienas) apie vykdomus viešuosius pirkimus pagal pasirinktą sritį (dažnumą naudotojas nustato pagal poreikį). ¨ Peržiūrėti skelbiamą statistinę informaciją. Įsitraukimas į el. paslaugos kūrimo projektą – konsultacijos, poreikių išsakymas.
4.2 Saulė IS tikslinės naudotojų grupės
Atlikus pirminę veiklos procesų analizę identifikuotos šios Saulė IS tikslinės naudotojų grupės:
Pirkimų vykdytojai;
Tiekėjai;
Priežiūros institucijos;
VPT;
Įgyvendinančios institucijos;
Visuomenė.
Remiantis Viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – VPĮ), viešasis pirkimas (toliau – pirkimas) – vienos ar daugiau perkančiųjų organizacijų atliekamas prekių, paslaugų ar darbų įsigijimas su pasirinktu (pasirinktais) tiekėju (tiekėjais) sudarant viešojo pirkimo–pardavimo sutartį (sutartis), neatsižvelgiant į tai, ar prekės, paslaugos ar darbai yra skirti viešajam tikslui. Atsižvelgiant į CVP IS (arba Saulė IS) nuostatus, IS tikslas – informacinių technologijų priemonėmis automatizuoti viešųjų pirkimų vykdymo procedūras ir tvarkyti su viešųjų pirkimų vykdymo procedūromis susijusius duomenis, panaudojant elektronines priemones joms atlikti.
Saulė IS nuostatų (toliau – Nuostatai) 5 p. nurodoma, kad sistema yra skirta viešojo pirkimo procedūrų vykdymui, o VPĮ apibrėžia du pagrindinius jo dalyvius – pirkimo vykdytoją ir tiekėją. Taip pat, atkreiptinas dėmesys, kad Nuostatų 9.1 p. pažymima, jog CVP IS (arba Saulė IS) valdytojas – VPT, kuri atlieka Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo nustatytas funkcijas, turi šiame įstatyme nurodytas teises ir pareigas.
Atsižvelgiant į aukščiau išdėstytą informaciją, šiame skyriuje Saulė IS naudotojų grupės skirstomos į dvi grupes:
• pagrindinė naudotojų grupė, tai yra fiziniai ar juridiniai asmenys tiesiogiai dalyvaujantys viešojo pirkimo procedūrose - pirkimo vykdytojai ir tiekėjai ir VPT – Saulė IS valdytoja;
• šalutinė naudotojų grupė – priežiūros institucijos, įgyvendinančios institucijos ir visuomenė.
4.2 lentelėje pateikiamas tikslinių naudotojų grupių aprašymas.
2 lentelė. Tikslinės naudotojų grupės aprašymas
Eil. Nr.
Tikslinė naudotojų grupė
Aprašymas
1.
Pirkimų vykdytojai
Pirkimo vykdytojas – perkančioji organizacija, kaip apibrėžta VPĮ, perkantysis subjektas, kaip apibrėžta Lietuvos Respublikos pirkimų, atliekamų vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srities perkančiųjų subjektų, įstatymu, įsigyjančioji organizacija, kaip apibrėžta Lietuvos Respublikos Vyriausybės 2003 m. kovo 3 d. nutarimu Nr. 277 patvirtintose Įmonių, veikiančių energetikos srityje, energijos ar kuro, kurių reikia elektros ir šilumos energijai gaminti, pirkimų taisyklėse, suteikiančioji institucija, kaip apibrėžta Lietuvos Respublikos Koncesijų įstatyme.[1] Pirkimo vykdytojų naudotojų grupę sudaro pirkimo vykdytojo specialistai, kuriems priskiriamos šios rolės: ¨ Pirkimo vykdytojo administratorius, ¨ Viešųjų pirkimų specialistas, ¨ Pirkimo iniciatorius, ¨ Pirkimų skirstytojas, ¨ Pirkimo organizatorius, ¨ Sutarčių vykdymo administratorius. Naudotojų grupės dydis - visi pirkimo vykdytojo įstaigoje dirbantys asmenys, kuriems pagal pareiginius nuostatus priskirta pirkimų vykdymo funkcijos. Išskyrimo pagrindas – poreikis įsigyti prekių, paslaugų ar darbų vadovaujantis VPĮ nuostatomis. Grupės svarba (pagrindinė, šalutinė, kt.) - pagrindinė naudotojų grupė. Sociodemografinė informacija: ¨ Amžius: nuo 18 metų; ¨ Šeimyninė padėtis: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Gyvenamoji vieta: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Tautybė: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Išsilavinimas/darbovietė: Baigę vidurinį išsilavinimą, dirbantys asmenys; ¨ Pajamos: neturi įtakos paslaugai. Tipiško grupės naudotojo tikslai ir poreikiai apibrėžti 4.1 lentelėje. Tipiško grupės naudotojo patirtis el. paslaugos naudojime (tame tarpe ir reikalingos infrastruktūros naudojime): ¨ Įgūdžiai naudotis internetu / tinklalapiais / kompiuteriu – nuo vidutinių iki aukščiausių; ¨ Įgūdžiai naudojantis el. parašu; ¨ Įgūdžiai naudojantis elektroniniu paštu. Kiti naudotojo bruožai, susiję su e. paslauga ir jos kontekstu: ¨ Susidūrus su nesklandumais naudojantis Saule IS žino kur kreiptis dėl problemų sprendimo.
2.
Tiekėjai
Tiekėjas – ūkio subjektas – fizinis asmuo, privatusis ar viešasis juridinis asmuo, kita organizacija ir jų padalinys arba tokių asmenų grupė, įskaitant laikinas ūkio subjektų asociacijas, kurie rinkoje siūlo atlikti darbus, tiekti prekes ar teikti paslaugas.[2] Tiekėjų naudotojų grupę sudaro fiziniai ar juridinių asmenų specialistai, kuriems priskiriamos šios rolės: ¨ Tiekėjo administratorius; ¨ Tiekėjo specialistas. Naudotojų grupės dydis - visi Lietuvos ir užsienio darbingo amžiaus Saulė IS prisiregistravę asmenys. Išskyrimo pagrindas – yra tiekėjai, siekiantis dalyvauti pirkimų vykdytojų skelbiamuose pirkimuose. Grupės svarba (pagrindinė, šalutinė, kt.) - pagrindinė naudotojų grupė. Sociodemografinė informacija: ¨ Amžius: nuo 18 metų ¨ Šeimyninė padėtis: Neturi įtakos paslaugai ¨ Gyvenamoji vieta: Neturi įtakos paslaugai ¨ Tautybė: Neturi įtakos paslaugai ¨ Išsilavinimas/darbovietė: baigę vidurinį išsilavinimą, darbingo amžiaus asmenys. ¨ Pajamos: neturi įtakos paslaugai Tipiško grupės naudotojo tikslai ir poreikiai apibrėžti 4.1 lentelėje. Tipiško grupės naudotojo patirtis el. paslaugos naudojime (tame tarpe ir reikalingos infrastruktūros naudojime): ¨ Įgūdžiai naudotis internetu / tinklalapiais / kompiuteriu – nuo vidutinių iki aukščiausių; ¨ Įgūdžiai naudojantis el. parašu; ¨ Įgūdžiai naudojantis elektroniniu paštu. Kiti naudotojo bruožai, susiję su el. paslauga ir jos kontekstu: ¨ Susidūrus su nesklandumais naudojantis Saule IS žino kur kreiptis dėl problemų sprendimo.
3.
VPT
VPT – institucija, įgyvendinti viešųjų pirkimų, pirkimų, atliekamų vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srities perkančiųjų subjektų (toliau – pirkimai), ir koncesijų politiką ir prižiūrėti, kaip laikomasi Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų įstatymo, Lietuvos Respublikos viešųjų pirkimų, atliekamų gynybos ir saugumo srityje, įstatymo, Lietuvos Respublikos pirkimų, atliekamų vandentvarkos, energetikos, transporto ar pašto paslaugų srities perkančiųjų subjektų, įstatymo ir Lietuvos Respublikos koncesijų įstatymo.[3] VPT naudotojų grupę sudaro VPT specialistai, kuriems priskiriamos šios rolės: ¨ Administratorius; ¨ Pagalbos posistemės administratorius; ¨ Sistemos konfigūravimo specialistas; ¨ VP procedūrų specialistas; ¨ Statistinių ataskaitų tvarkytojas; ¨ Rizikos vertinimo specialistas. Naudotojų grupės dydis – VPT dirbantys specialistai. Išskyrimo pagrindas – informacinės sistemos valdytojas. Grupės svarba (pagrindinė, šalutinė, kt.) – pagrindinė naudotojų grupė. Sociodemografinė informacija: ¨ Amžius: nuo 18 metų; ¨ Šeimyninė padėtis: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Gyvenamoji vieta: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Tautybė: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Išsilavinimas/darbovietė: Baigę vidurinį išsilavinimą ir turintys darbo sutartį VPT; ¨ Pajamos: neturi įtakos paslaugai. Tipiško grupės naudotojo tikslai ir poreikiai apibrėžti 4.1 lentelėje. Tipiško grupės naudotojo patirtis el. paslaugos naudojime (priklausomai nuo jam priskirtų funkcijų): ¨ Įgūdžiai naudotis internetu / tinklalapiais / kompiuteriu – nuo vidutinių iki aukščiausių; ¨ Įgūdžiai naudojantis el. parašu; ¨ Įgūdžiai naudojantis elektroniniu paštu; ¨ Su el. paslauga susiję nuolat darbo metu, darbo vietoje; ¨ Puikiai išmano VPĮ ir poįstatyminius teisės aktus; ¨ Sistemos administratoriui būtinos gilios IT žinios ir išmanymas; ¨ Pagalbos tarnybos specialistams būtinos aukštesnės nei vidutinės IT išmanymo žinios; ¨ Statistines ataskaitas formuojantiems specialistams būtinos aukštesnės nei vidutinės Verslo analitikos programinės įrangos naudojimo žinios.
4.
Įgyvendinančios institucijos
Įgyvendinančioji institucija – institucija, atsakinga už Europos sąjungos (toliau - ES) lėšomis finansuojamų projektų atranką, jų įgyvendinimo priežiūrą. Institucija pareiškėjams ir projektų vykdytojams teikia informaciją apie projektų rengimo bei įgyvendinimo reikalavimus. Įgyvendinančiosios institucijos: APVA, CPVA, ESFA, INVEGA, LMT, LVPA, MITA, VIPA, Regionų plėtros departamentas ir tarybos. Įgyvendinančios institucijos naudotojų grupę sudaro įgyvendinančiosios institucijos specialistai, kuriems priskiriamos šios rolės: ¨ Įgyvendinančios institucijos administratorius; ¨ Įgyvendinančios institucijos auditorius. Naudotojų grupės dydis – visi Įgyvendinančios institucijos apibrėžime nurodytų įstaigų specialistai, kuriems pagal pareiginius nuostatus priskirta ES lėšomis finansuojamų projektų priežiūra. Išskyrimo pagrindas – vykdo ES finansuojamų projektų įgyvendinimo priežiūrą. Grupės svarba (pagrindinė, šalutinė, kt.) – šalutinė naudotojų grupė. Sociodemografinė informacija: ¨ Amžius: nuo 18 metų ¨ Šeimyninė padėtis: Neturi įtakos paslaugai ¨ Gyvenamoji vieta: Neturi įtakos paslaugai ¨ Tautybė: Neturi įtakos paslaugai ¨ Išsilavinimas/darbovietė: Baigę vidurinį išsilavinimą ir turintys darbo sutartį Įgyvendinančioje institucijoje ¨ Pajamos: neturi įtakos paslaugai Tipiško grupės naudotojo tikslai ir poreikiai apibrėžti 4.1 lentelėje. Tipiško grupės naudotojo patirtis el. paslaugos naudojime (tame tarpe ir reikalingos infrastruktūros naudojime): ¨ Įgūdžiai naudotis internetu / tinklalapiais / kompiuteriu – nuo vidutinių iki aukščiausių ¨ Įgūdžiai naudojantis el. parašu; ¨ Įgūdžiai naudojantis elektroniniu paštu. Kiti naudotojo bruožai, susiję su el. paslauga ir jos kontekstu: ¨ Susidūrus su nesklandumais naudojantis Saule IS žino kur kreiptis dėl problemų sprendimo.
5.
Priežiūros institucijos
Priežiūros institucija - institucija, kurios funkcija yra valstybės biudžeto lėšomis vykdomų pirkimų priežiūrą (pvz. Valstybės kontrolė, Specialiųjų tyrimų tarnyba ir kt.).[4] Priežiūros institucijos naudotojų grupę priežiūros institucijų specialistai, kuriems priskiriamos šios rolės: ¨ Priežiūros institucijos administratorius; ¨ Priežiūros institucijos auditorius. Naudotojų grupės dydis – visi priežiūros institucijos apibrėžime nurodytų įstaigų specialistai, kuriems pagal pareiginius nuostatus priskirta viešųjų pirkimų priežiūra. Išskyrimo pagrindas – vykdo įstaigų, atliekančių pirkimus vadovaujantis VPĮ nuostatomis kontrolę. Grupės svarba (pagrindinė, šalutinė, kt.) - šalutinė naudotojų grupė. Sociodemografinė informacija: ¨ Amžius: nuo 18 metų; ¨ Šeimyninė padėtis: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Gyvenamoji vieta: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Tautybė: Neturi įtakos paslaugai; ¨ Išsilavinimas/darbovietė: Baigę vidurinį išsilavinimą ir turintys darbo sutartį Priežiūros institucijoje; ¨ Pajamos: neturi įtakos paslaugai. Tipiško grupės naudotojo tikslai ir poreikiai apibrėžti 4.1 lentelėje. Tipiško grupės naudotojo patirtis el. paslaugos naudojime (tame tarpe ir reikalingos infrastruktūros naudojime): ¨ Įgūdžiai naudotis internetu / tinklalapiais / kompiuteriu – nuo vidutinių iki aukščiausių ¨ Įgūdžiai naudojantis el. parašu; ¨ Įgūdžiai naudojantis elektroniniu paštu. Kiti naudotojo bruožai – nenustatyta.
6.
Visuomenė
Visuomenės naudotojų grupę sudaro visi Lietuvos ir užsienio piliečiai ar juridinių asmenų atstovai neregistruoti Saulė IS. Naudotojų grupės dydis – nenustatyta. Išskyrimo pagrindas - poreikis peržiūrėti sistemoje neregistruotam naudotojui prieinamus duomenis. Grupės svarba (pagrindinė, šalutinė, kt.) – šalutinė. Sociodemografinė informacija – visi Lietuvos ir užsienio piliečiai. Tipiško grupės naudotojo tikslai ir poreikiai apibrėžti 4.1 lentelėje. Tipiško grupės naudotojo patirtis el. paslaugos naudojime (tame tarpe ir reikalingos infrastruktūros naudojime): ¨ Įgūdžiai naudotis internetu / tinklalapiais / kompiuteriu – nuo minimalių iki aukščiausių. Kiti naudotojo bruožai, susiję su el. paslauga ir jos kontekstu: ¨ Susidūrus su nesklandumais naudojantis Saule IS žino kur kreiptis dėl problemų sprendimo.
Atlikus Saulė IS suinteresuotų šalių ir naudotojų analizę, parengta preliminari naudotojų rolių schema, kuri pateikiama 4.1 pav. Saulė IS naudotojų rolės.
1 pav. Saulė IS naudotojų rolės
4.3 Saulė IS naudotojo kelionės schema
Šiame skyriuje pateikiama pagrindinių naudotojų (išskyrus VPT ) – pirkimo vykdytojo ir tiekėjo - naudotojo kelionės schemos, kuriose pateikiami naudotojų grupės atstovo poreikiai ir naudojimo konteksto informacija visiems el. paslaugos gyvavimo proceso etapams. Pirkimo vykdytojo naudotojo kelionės schema pristatoma 4.3.1 skyriuje, o tiekėjo naudotojo kelionės schema - 4.3.2 skyriuje.
CVP IS, Mažos vertės pirkimų atveju: el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
CVP IS, Mažos vertės pirkimų atveju: el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
CVP IS, Mažos vertės pirkimų atveju: el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Sutarties derinimas: el. paštu, telefonu. Pasirašymas: el. parašu, įprastu parašu nuvykus fiziškai. Įranga: kompiuteris, telefonas, spausdintuvas.
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Aplinka
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Motyvacija, tikslas
Nusipirkti prekę / paslaugą / darbus
Spėti pasiruošti pirkimo pradžiai iki pirkimų plane numatyto termino.
Nusipirkti reikalavimus atitinkančią prekę / paslaugą / darbus už rinkos kainą.
Sėkmingai įvykdyti pirkimo procedūras
Pasirinkti patikimą tiekėją. Įsitikinti, kad pasiūlymas atitinka formalius reikalavimus.
Rezultato žinojimas
Sudaryti sutartį su laimėtoju.
Proceso stebėjimas Jei reikia, imtis veiksmų
Užtikrinamas, kad sutartis įgyvendinama nepažeidžiant sutarties sąlygų.
Užtikrinimas, kad į nustatytus sutarties sąlygų pažeidimus būtų sureaguota
Laiku ir kokybiškai įvykdyta sutartis.
Klausimai
Kaip įvykdyti ir kokias formalias procedūras reikia įvykdyti, kad galėčiau nusipirkti tai, ko reikia
Kaip spėti pasiruošti pirkimui iki pirkimų plane numatyto termino. Kaip nepraleisti pirkimų plane numatyto termino.
Kaip teisingai apsirašyti poreikius ir nepraleisti esminių detalių, kad nusipirktum prekę / paslaugą / darbus, kurių rezultatas bus toks, kokio tau reikia. Gal galėčiau panaudoti tipines sąlygas ir papildytas jas specifine ir su šiuo pirkimu susijusia struktūrizuota informacija / duomenimis
Ar rinkoje atsiras tiekėjų, kurie susidomės mano pirkimu? Ar gausiu pasiūlymų?
Ar gauti pasiūlymai atitinka reikalavimus? Ar pateikti visi reikalaujami pateikti dokumentai? Ar nepadaryti techninių klaidų?
Kaip pasirengti gerą sutarties projektą ir nepraleisti esminių sąlygų.
Kaip užtikrinti, kad: · sutartiniai įsipareigojimai būtų įvykdyti laiku; · pristatytos prekės / paslaugos / darbai atitiktų techninių specifikacijų reikalavimus.
Ar aiškiai apibrėžti tarpinių pateikčių etapai ir rezultatai, kurie turės būti pasiekti?
Kaip tinkamai įforminti sutarties keitimą? Ar keitimo galimybės numatytos sutartyje? Ar reikės VPT pritarimo
Ar visos formalios procedūros įvykdytos? Ar tiekėjas įspėtas apie tai, kad ketinama nutraukti sutartį. Ar nutraukus sutartį dėl tiekėjo kaltės traukti jį į „juoduosius sąrašus“.
Ar visi techninėje specifikacijoje apibrėžti kokybiniai ir kiekybiniai reikalavimai yra įgyvendinti.
Esminė problema
Įtraukti į pirkimų planą, pasirūpinti, kad atitinkamais metais organizacijos biudžete būtų numatytos lėšos pageidaujamoms prekėms / paslaugoms / darbams įsigyti
CVP IS nėra patogaus įrankio pirkimų planavimui; Noriu naudoti kitas sistemas (pvz., EcoCost, Nevda VP planavimo IS ir kt.) ir perkelti pirkimų planuose įvestus duomenis į skelbimą
Pirkimo dokumentų apimtis milžiniška, turėtų būti pastovi nustatyta struktūra su aiškiai identifikuota specifine informacija – laidavimai, sutartinės sąlygos ir kt.
Užtikrinti terminų laikymąsi: laiku atsakyti į gautus paklausimus / pretenzijas. Proceso sekos nustatymas / informavimas, kada kokį raštą išsiųsti / protokolą pasirengti, pvz., atidariau voką su techniniais duomenimis – per 3 d.d. informuok tiekėją, kad EBVP užpildytas tinkamai ir įkelk protokolą ir t.t.
Didelis kiekis dokumentų, dokumentai pateikiami skirtingose vietose.
Nėra galimybės tvarkyti sutarčių, automatizuotai perkelti duomenų (pasirašančios šalys, jų rekvizitai, sutarties objektas, terminai, kaina, kiekiai ir t.t.) į sutarties projektą iš pirkimo.
Sistemoje nėra galimybės pasirašyti sutarčių.
Nėra sutarčių valdymo komponento: priminimų apie artėjančius paslaugų suteikimo, ar prekių pristatymo terminus, sąskaitas, mokėjimus.
Kokybinių ir kiekybinių reikalavimų neatitiktis techninės specifikacijos reikalavimams.
Nepakankami žmogiškieji ištekliai, vykdant sutartį: tiekėjo darbuotojų kaita, neįvertintos laiko sąnaudos susitikimams ir kt. Pirkimų vykdytojo pretenzijos nevertinamos rimtai, nes pretenzijų buvo ir anksčiau, o realių pasekmių -dažniausiai ne. Gavus įspėjimą dėl sutarties nutraukimo manoma, kad tokie įspėjimai dar nereiškia galutinio užsakovo sprendimo nutraukti sutartį.
Nėra galimybės akto sudaryti ir pasirašyti sistemoje. Negalima sąskaitos gauti per sistemą.
Tikrina būklę (periodiškai jungiasi prie savo paskyros CVP IS)
Sudarau sutartį
Seku sutarties galiojimą
Keičiu sutartį (esant poreikiui)
Nutraukiu sutartį
Sudarau aktą
Emocinė kelionė
Sąlyčio taškai, įranga
Internetu, telefonu Įranga: kompiuteris
Internetu: google.lt, institucijų puslapiai, CVPIS Įranga: kompiuteris
CVP IS, Mažos vertės pirkimų atveju: el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
CVP IS, Mažos vertės pirkimų atveju: el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
CVP IS, Mažos vertės pirkimų atveju: el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Sutarties derinimas: el. paštu, telefonu. Pasirašymas: el. parašu, įprastu parašu nuvykus fiziškai. Įranga: kompiuteris, telefonas, spausdintuvas.
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Susitikimai, bendravimas el. paštu, telefonu. Įranga: kompiuteris, telefonas
Aplinka
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Darbe
Motyvacija, tikslas
Pristatyti savo prekę / paslaugą / darbus rinkai
Rasti pirkėją
Greitai ir be didelių pastangų suprasti, kas perkama ir ką aš turiu turėti, kad galėčiau dalyvauti pirkime.
Greitai ir teisingai pateikti pasiūlymą
Iš mano pusės viskas atlikta Noras paspartinti procesą
Rezultato žinojimas Jei reikia, imtis veiksmų (pvz., apskųsti Pirkimo vykdytojo sprendimą)
Proceso stebėjimas Jei reikia, imtis veiksmų
Užtikrinamas, kad sutartis įgyvendinama nepažeidžiant sutarties sąlygų.
Užtikrinimas, kad į nebūtų pažeistos esminės sutarties sąlygos ir nebūtų pagrindo nutraukti sutartį.
Laiku ir kokybiškai įvykdyta sutartis.
Klausimai
Kaip efektyviai parduoti rinkai savo paslaugas / prekes / darbus?
Ar rinkoje kažkas ieško / ketina pirkti: · prekes, kurias aš galiu parduoti, · paslaugas, kurias aš galiu suteikti, · darbus, kuriuos aš galiu atlikti.
Ar verta dalyvauti? Ar galėsiu įgyvendinti sutartį pilna apimtimi ir per nustatytus terminus?
Ar pateiktas pasiūlymas atitinka visus reikalavimus? Ar pateikiau visus reikalaujamus pateikti dokumentus?
Kokia mano pateikto pasiūlymo vertinimo būsena? Kada žinosiu rezultatus?
Kada gausiu kvietimą sudaryti sutartį?
Esminė problema
Kur gauti išsamią informaciją apie planuojamas įsigyti prekes / paslaugas / darbus?
Ar mano siūlomos prekės / paslaugos / darbai atitiks keliamus reikalavimus?
Painiai pateikta informacija reikalinga sprendimo priėmimui, reikalavimai skirtingose dokumento vietose.
Didelio kiekio dokumentų užkėlimas, formų pildymas.
Neaišku, kada reikės pradėti darbus ir skirti resursus.
Spėti įvykdyti sutartinius rezultatus laiku ir kokybiškai.
Spėti laiku įvykdyti tarpines pateiktis
Paaiškėja, kad dėl objektyvių priežasčių neįmanoma įvykdyti kokybinių ir kiekybinių reikalavimų nustatytų techninės specifikacijos reikalavimuose.
Neatsakingas jungtinės veiklos partnerio pasirinkimas. Nepakankami žmogiškieji ištekliai, vykdant sutartį: tiekėjo darbuotojų kaita, neįvertintos laiko sąnaudos susitikimams ir kt. Pirkimo vykdytojo pretenzijos nevertinamos rimtai, nes pretenzijų buvo ir anksčiau, o realių pasekmių -dažniausiai ne. Gavus įspėjimą dėl sutarties nutraukimo manoma, kad tokie įspėjimai dar nereiškia galutinio Pirkimo vykdytojo sprendimo nutraukti sutartį.
Nėra galimybės akto sudaryti ir pasirašyti sistemoje. Negalima sąskaitos pateikti per sistemą.
4.4 Išvados
Suinteresuotos šalys, kurios turėtų įsitraukti į elektroninės paslaugos kūrimo projektą:
• Vyriausybė;
• Ekonomikos ir inovacijų ministerija;
• Finansų ministerija;
• Prezidentūra;
• Seimas;
• Įgyvendinančios institucijos;
• Priežiūros institucijos;
• Pirkimo vykdytojai;
• Tiekėjai;
• VPT;
• Visuomenė.
Atlikus pirminę veiklos procesų analizę identifikuotos šios Saulė IS tikslinės naudotojų grupės:
Pagrindinės naudotojų grupės:
1.1. Pirkimų vykdytojai;
1.2. Tiekėjai;
1.3. VPT.
Šiame skyriuje vadovautis kuriamų viešųjų ir administracinių elektroninių paslaugų tinkamumo naudotojams užtikrinimo priemonių metodinėmis rekomendacijomis pateikiama: • elektroninės paslaugos suinteresuotų šalių sąrašas, parodantis, kokios šalys ir kaip turėtų įsitraukti į elektroninės paslaugos kūrimo projektą; • identifikuotos tikslinės naudotojų grupės; • parengtas kiekvienos tikslinės naudotojų grupės aprašas (nustatyta, kurios tikslinės naudotojų grupės yra svarbiausios); • paruoštos naudotojų kelionės schemos, kuriose pateikiami tikslinės naudotojų grupės atstovo poreikiai ir naudojimo konteksto informacija visiems kitiems elektroninės paslaugos gyvavimo proceso etapams.
1 Saulė IS suinteresuotos šalys
Žemiau lentelėje pateikiamas Saulė IS suinteresuotų šalių sąrašas ir jų aprašymas.
1 lentelė. Suinteresuotų šalių aprašymas
4.2 Saulė IS tikslinės naudotojų grupės Atlikus pirminę veiklos procesų analizę identifikuotos šios Saulė IS tikslinės naudotojų grupės:
Remiantis Viešųjų pirkimų įstatymu (toliau – VPĮ), viešasis pirkimas (toliau – pirkimas) – vienos ar daugiau perkančiųjų organizacijų atliekamas prekių, paslaugų ar darbų įsigijimas su pasirinktu (pasirinktais) tiekėju (tiekėjais) sudarant viešojo pirkimo–pardavimo sutartį (sutartis), neatsižvelgiant į tai, ar prekės, paslaugos ar darbai yra skirti viešajam tikslui. Atsižvelgiant į CVP IS (arba Saulė IS) nuostatus, IS tikslas – informacinių technologijų priemonėmis automatizuoti viešųjų pirkimų vykdymo procedūras ir tvarkyti su viešųjų pirkimų vykdymo procedūromis susijusius duomenis, panaudojant elektronines priemones joms atlikti.
Saulė IS nuostatų (toliau – Nuostatai) 5 p. nurodoma, kad sistema yra skirta viešojo pirkimo procedūrų vykdymui, o VPĮ apibrėžia du pagrindinius jo dalyvius – pirkimo vykdytoją ir tiekėją. Taip pat, atkreiptinas dėmesys, kad Nuostatų 9.1 p. pažymima, jog CVP IS (arba Saulė IS) valdytojas – VPT, kuri atlieka Lietuvos Respublikos valstybės informacinių išteklių valdymo įstatymo nustatytas funkcijas, turi šiame įstatyme nurodytas teises ir pareigas.
Atsižvelgiant į aukščiau išdėstytą informaciją, šiame skyriuje Saulė IS naudotojų grupės skirstomos į dvi grupes: • pagrindinė naudotojų grupė, tai yra fiziniai ar juridiniai asmenys tiesiogiai dalyvaujantys viešojo pirkimo procedūrose - pirkimo vykdytojai ir tiekėjai ir VPT – Saulė IS valdytoja; • šalutinė naudotojų grupė – priežiūros institucijos, įgyvendinančios institucijos ir visuomenė.
4.2 lentelėje pateikiamas tikslinių naudotojų grupių aprašymas.
2 lentelė. Tikslinės naudotojų grupės aprašymas
Atlikus Saulė IS suinteresuotų šalių ir naudotojų analizę, parengta preliminari naudotojų rolių schema, kuri pateikiama 4.1 pav. Saulė IS naudotojų rolės.
4.3 Saulė IS naudotojo kelionės schema Šiame skyriuje pateikiama pagrindinių naudotojų (išskyrus VPT ) – pirkimo vykdytojo ir tiekėjo - naudotojo kelionės schemos, kuriose pateikiami naudotojų grupės atstovo poreikiai ir naudojimo konteksto informacija visiems el. paslaugos gyvavimo proceso etapams. Pirkimo vykdytojo naudotojo kelionės schema pristatoma 4.3.1 skyriuje, o tiekėjo naudotojo kelionės schema - 4.3.2 skyriuje.
4.3.1 Pirkimo vykdytojo naudotojo kelionės schema
4.3.2 Tiekėjo naudotojo kelionės schema
4.4 Išvados Suinteresuotos šalys, kurios turėtų įsitraukti į elektroninės paslaugos kūrimo projektą: • Vyriausybė; • Ekonomikos ir inovacijų ministerija; • Finansų ministerija; • Prezidentūra; • Seimas; • Įgyvendinančios institucijos; • Priežiūros institucijos; • Pirkimo vykdytojai; • Tiekėjai; • VPT; • Visuomenė.
Atlikus pirminę veiklos procesų analizę identifikuotos šios Saulė IS tikslinės naudotojų grupės:
Pagrindinės naudotojų grupės: 1.1. Pirkimų vykdytojai; 1.2. Tiekėjai; 1.3. VPT.
Šalutinės naudotojų grupės: 2.1. Priežiūros institucijos; 2.2. Įgyvendinančios institucijos; 2.3. Visuomenė.