3.3.1 Pirkimų planavimas

Pirkimų planavimo proceso trumpas aprašymas:

Pirkimų planavimo proceso metu: a) tvarkomi ir kaupiami duomenys skirti pirkimų planavimui, t. y. registruojami ir kaupiami iniciatorių poreikiai; b) skaičiuojamos vertės ir teikiamos rekomendacijos PV dėl pirkimo būdo pasirinkimo; c) sisteminama informacija ir duomenys; d) susistemintos informacijos ir duomenų pagrindu sudaromi ir tvirtinami pirkimų planai; e) patvirtintų pirkimų planų duomenų pagrindu formuojamos viešinimui skirtos suvestinės; f) užtikrinama pirkimų planų vykdymo kontrolė ir duomenų automatinis judėjimas į kitas SAULĖ IS posistemes.

Kokiais atvejais procesas inicijuojamas: a) einamaisiais biudžetiniais metais (esant poreikiui ilgesniam periodui) pradedant planuoti prekių, paslaugų ir (ar) darbų pirkimus; b) kas ketvirtį, kai pirkimų planas turi būti peržiūrėtas ir, esant poreikiui, atnaujintas / patikslintas; c) iškilus nenumatytam poreikiui iš tiekėjų / rangovų pirkti naują prekę / paslaugą / darbus, neįtrauktus į patvirtintą pirkimų planą.

Proceso dalyviai:

Dalyviai	Dalyvio vaidmuo, veiksmai ir funkcijos
PV	¨ Registruoja pirkimų iniciatorių poreikius; ¨ Tvarko planuojamų pirkimų duomenis; ¨ Rengia pirkimų planus; ¨ Pirkimų plano duomenų pagrindu formuoja pirkimų suvestines viešinimui; ¨ Skelbia SAULĖ IS suvestines; ¨ Tikslina pirkimų planus ir (ar) suvestines.
SAULĖ IS	Sistema, kurioje atliekami veiksmai.

Procese aprašomas šių rezultatų pasiekimas: • pirkimų plano rengimas; • pirkimų plano tvirtinimas; • suvestinės formavimas patvirtinto pirkimų plano duomenų pagrindu; • pirkimų plano ir suvestinės keitimas.

Procesas „Pirkimų planavimas“ yra susijęs su šiais SAULĖ IS procesais: • Pirkimų statistikų skaičiavimo ir analizės procesai: o pagal PV poreikį parengiamos pirkimų plano vykdymo ataskaitos už pasirinktą laikotarpį: metus, pusmetį, ketvirtį, mėnesį, nuo-iki nurodytos datos. • Pirkimų procedūrų vykdymo procesais: o pradėjus vykdyti pirkimo procedūras, pirkimų plane pakeičiama būsena iš „Planuojamas“ į „Vykdomas“); o baigus vykdyti pirkimo procedūras (sudarius sutartis, nutraukus procedūras, atmetus visus pasiūlymus, negavus pasiūlymų apskritai, kai visi tiekėjai atsisako sudaryti sutartį ir pan.), pirkimų plane pakeičiama būsena iš „Planuojamas“ į „Pasibaigęs“; o pradėjus gautų pasiūlymų vertinimą, SAULĖ IS turi informuoti, jei gauto pasiūlymo kaina viršija planuotą arba yra 30 proc. mažesnė nei buvo planuota; • Pirkimų sutarčių posistemės procesai: PV sudarius sutartį su Tiekėju, pirkimų plane pakeičiama pirkimo būsena iš „Planuotas į „Pasibaigęs“ ir automatiškai įrašoma faktinė po įvykdyto pirkimo sudarytos sutarties vertė.

3.3 lentelė. VP planavimo proceso įeitis, rezultatas ir lydintys dokumentai

Proceso įeitis (angl. input)	Proceso rezultatas (angl. output)	Lydintys ar įtakojantys dokumentai
Pirkimų iniciatorių poreikiai	¨ Parengtas ir patvirtintas pirkimų planas; ¨ Patvirtinto pirkimų plano duomenų pagrindu suformuota ir SAULĖ IS paskelbta pirkimų suvestinė.	¨ Pradinis / tikslinamas pirkimų planas; ¨ Gauti pasiūlymai; ¨ Sudarytos sutartys; ¨ Įvykdytų, pasibaigusių pirkimų ataskaitos.

3.1 pav. Pirkimų planavimo procesas

3.2 lentelė. VP planavimo proceso aprašymas

Žingsnio Nr.	Žingsnio pavadinimas	Proceso dalyvis	Aprašymas	Taikomi reikalavimai	Teisinis reglamen-tavimas
E1	Metų pradžia	SAULĖ IS	Procesas inicijuojamas automatiškai kiekvienų metų pradžioje.	Sistemos administratorius turi turėti galimybę nustatyti pradžios datą.	-
T1	Sukurti metinę (-es) pirkimų planavimo aplinką(-as)	SAULĖ IS	SAULĖ IS sukuriama metinė(-ės) pirkimų planavimo aplinka(-os), skirta (-os) pirkimų planų sudarymui.	Iki pirmojo einamųjų metų ketvirčio pabaigos automatiškai sukuriama metinė pirkimų planavimo aplinka (jeigu tokia nebuvo sukurta anksčiau vartotojo iniciatyva). Jeigu PV reikia rengti (einamųjų metų + n) metų pirkimų planus (pvz., pradedamas vykdyti ES struktūrinių ar kt. fondų lėšomis finansuojamas projektas, kurio apimtyje PV yra įpareigotas parengti pirkimų planą visiems projekto pirkimams), tuomet PV turi turėti galimybę nurodyti SAULĖ IS administratoriui, kurių metų metines pirkimų aplinkas reikia sukurti SAULĖ IS.	-
T2	Informuoti apie aplinkos sukūrimą	SAULĖ IS			-
T3	Pasirinkti metus	PV	Pasirinkus metus, atidaroma atitinkamų metų pirkimų planavimo aplinka. Jeigu PV, T1 žingsnyje, nebuvo inicijavusi papildomų metų pirkimų aplinkos, tuomet šiame žingsnyje leidžiama pasirinkti tik einamųjų metų pirkimų planavimo aplinką ir SAULĖ IS informuoja, kad norint pasirinkti metus, pirmiausia reikia inicijuoti atitinkamų metų pirkimų aplinkos sukūrimą.	Pasirinkus metus, atidaroma atitinkamų metų pirkimų planavimo aplinka. Jeigu PV, T1 žingsnyje, nebuvo inicijavusi papildomų metų pirkimų aplinkos, tuomet šiame žingsnyje leidžiama pasirinkti tik einamųjų metų pirkimų planavimo aplinką ir SAULĖ IS informuoja, kad norint pasirinkti metus, pirmiausia reikia inicijuoti atitinkamų metų pirkimų aplinkos sukūrimą.	-
T4	Surinkti / registruoti iniciatorių poreikius	PV	1) Jeigu PV pirkimų planavimui naudoja SAULĖ IS, tuomet šiame žingsnyje SAULĖ IS metinėje pirkimų planavimo aplinkoje registruojami iniciatorių poreikiai. 2) Jeigu PV pirkimų planavimui naudoja trečiosios šalies IS, šiame žingsnyje gali importuoti registruotus pirkimų poreikius į SAULĖ IS.	Jeigu PV pirkimų planavimui naudoja SAULĖ IS, tuomet SAULĖ IS yra pateikiama pirkimo poreikio pildymo forma. Jeigu importuojami duomenys iš trečiosios šalies IS, tuomet tie duomenys turi būti automatiškai perkelti į atitinkamus SAULĖ IS pirkimo iniciavimo formos laukus tam, kad, esant poreikiui, PV galėtų papildyti / tikslinti inicijuojamo pirkimo informaciją. Turi būti leidžiama: 1) inicijuoti pirkimo poreikio informacijos įvedimo / peržiūros / redagavimo lango atidarymą; 2) suvesti / pasirinkti iš SAULĖ IS klasifikatorių visus reikiamus duomenis apie planuojamus pirkimus; 3) importuoti / eksportuoti pirkimų plano sudarymo / keitimo duomenis iš / į: a. kitų sistemų; b. .xls, .xlsx formato failų; c. *.pdf formato failų. 4) peržiūrėti suvestus / importuotus pirkimų duomenis; 5) redaguoti suvestus / importuotus duomenis apie planuojamus pirkimus; 6) išsaugoti atliktus pakeitimus; 7) šalinti įvestą poreikį, jeigu jis tampa nebeaktualus; 8) patvirtinti poreikį ir perduoti jį tvarkymui. Pastaba. Poreikius PV gali tvarkyti trečiosios šalies IS, o į SAULĖ IS importuoti tik pirkimų suvestinę.
	Iniciatorių poreikiai	SAULĖ IS	Kaupiami iniciatorių poreikių duomenys (iniciatorių paraiškų duomenys)	T4 žingsnyje surinkti / registruoti duomenys.
T5	Tvarkyti informaciją apie pirkimų poreikius	PV	PV tikslina iniciatorių registruotus pirkimų poreikius, tvarko su planuojamais pirkimais susijusius duomenis.	Turi būti leidžiama: 1) atidaryti pirkimo informacijos įvedimo / peržiūros / redagavimo langą ir esant poreikiui, tikslinti įvestą pirkimo informaciją; 2) pažymėti, kad planuojamas pirkimas įtrauktas į PV patvirtintus biudžetiniams metams pagal finansavimo programas sudarytus išlaidų planus; 3) priskirti BVPŽ kodą: a. SAULĖ IS pagal pirkimo pavadinimą turi: i. pateikti rekomenduojamus planuojamo pirkimo BVPŽ kodus; ii. įspėti PV dėl dirbtinio skaidymo, jeigu pagal tą patį pirkimo pavadinimą pasirinkti skirtingi BVPŽ kodai. 4) deaktyvuoti / aktyvuoti, deaktyvuotus inicijuojamus pirkimus; 5) grupuoti / sujungti pasirinktus pirkimus į vieną pirkimą; 6) skaidyti pirkimą į dalis; 7) šalinti pirkimą, jeigu pirkimas nėra pradėtas vykdyti; 8) perkelti pirkimus iš ankstesnių metų, jeigu jie nėra įvykdyti. Pastabos: 1) Pasirinkus grupuoti / sujungti pirkimus, PV pateikiamos pirkimo vykdymo rekomendacijos ir reikalavimas iš naujo pasirinkti pirkimo vykdymo būdą. 2) Pasirinkus šalinti pirkimą iš pirkimų plano, SAULĖ IS pateikia PV sąrašą pirkimų, kurių pirkimo būdai turės būti keičiami pašalinus pasirinktą šalinti pirkimą.
	Planuojamų pirkimų duomenys	SAULĖ IS	SAULĖ IS kaupiami duomenys, reikalingi pirkimų planui parengti: 1) kurių metų pirkimo planui priskiriamas; 2) duomenų įvedimo data; 3) iniciatorius; 4) Pirkimo vykdytojas; 5) pavadinimas; 6) tipas (klasikinio sektoriaus pirkimas, komunalinio sektoriaus pirkimas, kuro pirkimas, gynybos ir saugumo srities pirkimas, vidaus sandoris, kitas, jei įvestas Sistemos administratoriaus); 7) grupės, kuriai priskiriamas, pavadinimas; 8) energijos išteklių rūšis (kuro pirkimo tipui); 9) energijos išteklių pavadinimas (kuro pirkimo tipui); 10) pagrindinis BVPŽ kodas; 11) papildomi BVPŽ kodai; 12) pirkimo būdas; 13) perkamas kiekis; 14) mato vienetai; 15) planuojama sutarties vertė; 16) planuojama pirkimo pradžia (ketvirtis arba mėnuo arba konkreti data); 17) planuojama sutarties trukmė (dienomis, mėnesiais arba konkreti data); 18) žyma, ar pirkimas bus atliekamas per CPO; 19) žyma, ar bus atliekamas CVP IS priemonėmis; 20) žyma, ar priskiriamas socialiniams pirkimams; 21) žyma, ar bus taikomi aplinkosauginiai reikalavimai; 22) žyma, ar finansuojamas ES lėšomis (Pirkėjas pasirenka ESF projekto numerį(-ius) pateikiamus Įgyvendinančiųjų institucijų posistemėje Nr. 13 "Integracijų su Įgyvendinančiųjų institucijų posistemė" nustatyta tvarka arba pasirenka, kad finansuojama iš kitų šalių fondų); 23) žyma, ar gali būti finansuojamas ES lėšomis; 24) finansavimo šaltinis (kai nefinansuojama ES lėšomis); 25) žyma, ar bus vykdomas inovatyvus pirkimas; 26) žyma, ar taikomi energijos efektyvumo reikalavimai; 27) žyma, ar taikomi energijos efektyvumo ir aplinkosauginiai reikalavimai kelių transporto priemonei; 28) žyma, pirkimą įgaliojama atlikti kita organizacija; 29) žyma, ar pirkimo vykdymui bus kuriama dinaminė pirkimų sistema (DPS) / kvalifikacinė sistema (KS); 30) ar pirkimo vykdymui bus taikoma Organizacijos sukurta dinaminė pirkimų sistema (DPS) / kvalifikacinė sistema (KS) (šiuo atveju pasirenkama Sistemoje sukurta Organizacijos DPS / KS); 31) ar pirkimo vykdymui bus taikoma kitos Organizacijos sukurta dinaminė pirkimų sistema (DPS) / kvalifikacinė sistema (KS) (šiuo atveju pasirenkama Sistemoje sukurta kitos Organizacijos DPS / KS); 32) ar bus sudaroma preliminarioji sutartis; 33) viešos pastabos; 34) neviešos pastabos. 35) pirkimo dalies duomenų įvedimo data; 36) pirkimo dalies iniciatorius; 37) pirkimo dalies tipas (klasikinio sektoriaus pirkimas, komunalinio sektoriaus pirkimas, kuro pirkimas, gynybos ir saugumo srities pirkimas, vidaus sandoris, kitas, jei įvestas Sistemos administratoriaus); 38) pirkimo dalies energijos išteklių rūšis (kuro pirkimo tipui); 39) pirkimo dalies energijos išteklių pavadinimas (kuro pirkimo tipui); 40) pirkimo dalies BVPŽ kodas; 41) pirkimo dalies papildomi BVPŽ kodai; 42) pirkimo dalies perkamas kiekis; 43) pirkimo dalies mato vienetai; 44) planuojama pirkimo dalies vertė; 45) planuojama pirkimo dalies sutarties trukmė (dienomis, mėnesiais arba konkreti data); 46) žyma, ar pirkimo dalis priskiriama socialiniams pirkimams; 47) žyma, ar pirkimo daliai bus taikomi aplinkosauginiai reikalavimai; 48) žyma, ar pirkimo dalis finansuojama ES lėšomis (Pirkėjas pasirenka ESF projekto numerį(-ius) pateikiamus Įgyvendinančiųjų institucijų posistemėje Nr. 13 "Integracijų su Įgyvendinančiųjų institucijų posistemė" nustatyta tvarka arba pasirenka, kad finansuojama iš kitų šalių fondų); 49) žyma, ar pirkimo dalis gali būti finansuojama ES lėšomis; 50) pirkimo dalies finansavimo šaltinis (kai nefinansuojama ES lėšomis); 51) žyma, ar pirkimo daliai taikomi energijos efektyvumo reikalavimai; 52) žyma, ar pirkimo daliai taikomi energijos efektyvumo ir aplinkosauginiai reikalavimai kelių transporto priemonei; 53) pirkimo dalies viešos pastabos; 54) pirkimo dalies neviešos pastabos.	Sistemos administratorius gali: a) nustatyti, kuriuos duomenis įvesti / nurodyti yra privaloma; b) keisti nustatymus, atsisakant / papildant naujais privalomais įvesti / nurodyti duomenimis. VPT ir kontroliuojančios institucijos mato visus pirkimo plano duomenis.	SAULĖ IS nuostatai
	Rekomendacijų duomenys	SAULĖ IS	SAULĖ IS kaupiami duomenys, reikalingi pirkimo vykdymo rekomendacijų pateikimui: 1) visų CPO kataloguose esančių atskirų prekių, paslaugų, darbų BVPŽ kodai ir nuorodos į atskirus katalogus; 2) socialinių įmonių prekės, paslaugos, darbai; 3) prekių, paslaugų, darbų BVPŽ kodai pagal kuriuos taikomi aplinkosauginiai reikalavimai, energijos efektyvumo reikalavimai, energijos efektyvumo ir aplinkosauginiai reikalavimai kelių transporto priemonėms bei teisės aktuose nustatytos šių pirkimo objektų techninės specifikacijos.	Pirkimą įtraukus į pirkimų planą PV pateikiamos vykdymo rekomendacijos: 1) pirkimą atlikti per CPO (nurodomi su pirkimo objektu susiję CPO katalogai ir juose esančios prekės, paslaugos, darbai); 2) pirkimą atlikti naudojant savo arba kito PV sukurtą DPS / KS; 3) vykdyti socialinį pirkimą (nurodomi su pirkimo objektu susiję socialinėms įmonėms priskirtų įmonių katalogai ir juose esančios prekės, paslaugos, darbai); 4) vykdyti pirkimą taikant energijos aplinkosauginius reikalavimus (pateikiama nuoroda į pirkimo objektui teisės aktuose nustatytas energijos efektyvumo technines specifikacijas); 5) vykdyti pirkimą taikant energijos efektyvumo (pateikiama nuoroda į pirkimo objektui teisės aktuose nustatytas energijos efektyvumo technines specifikacijas); 6) vykdyti pirkimą taikant energijos efektyvumo ir aplinkosauginius reikalavimus kelių transporto priemonei (pateikiama nuoroda į pirkimo objektui teisės aktuose nustatytas kelių transporto priemonės technines specifikacijas); 7) galimi pasirinkti pirkimo vykdymo būdai; 8) nurodo atvejus, kada pirkimas gali būti išskiriamas iš pirkimų grupės.
T6	Grupuoti pirkimus	SAULĖ IS	SAULĖ IS kiekvieną pirkimą / pirkimo dalį pagal pirkimo / pirkimo dalies BVPŽ kodą ir / ar PV tipą ir / ar pirkimo tipą, vadovaujantis teisės aktų reikalavimais priskiria prie atitinkamos pirkimų grupės.	Skirta pirkimo vertės skaičiavimo rekomendacijų sugeneravimui: 1) Paslaugų ir prekių pirkimo atveju: SAULĖ IS automatiškai sugrupuoja įvestus pirkimus pagal paslaugoms ir prekėms priskirtų BVPŽ kodų pirmus tris skaitmenis; 2) Darbų pirkimo atveju: SAULĖ IS automatiškai sugrupuoja darbų pirkimus pagal darbų tipą ir (ar) pagal požymį, kai darbai, kurie kartu kaip statybos ir (arba) inžinerinės veiklos, kaip visumos, rezultatas savarankiškai atlieka vieną ūkinę ar techninę funkciją (pvz., susieti su vieno statinio projektu).
T7	Patikslinti grupavimą pagal BVPŽ kodą	PV	PV tikslina SAULĖ IS atliktą grupavimą pagal BVPŽ kodą.	Turi būti leidžiama rankiniu būdu patikslinti SAULĖ IS atliktą grupavimą pagal BVPŽ kodą. Tikslinant SAULĖ IS atliktą grupavimą, SAULĖ IS turi prašyti PV nurodyti tikslinimo priežastį.
T8	Pateikti rekomendacijas dėl siūlomų pirkimo būdų	SAULĖ IS	SAULĖ IS turi formuoti rekomendacijas PV dėl pirkimo būdo bei pateikti informaciją apie plane esančių pirkimų procedūrų vykdymo statusus ir galutines faktines vertes.	SAULĖ IS sugrupavusius susijusius pirkimus pagal BPVŽ kodą, sumuoja planuojamas ir faktines pirkimų vertes* bei teikia rekomendacijas dėl tinkamo pirkimo būdo parinkimo. Faktinė pirkimų grupės vertė skaičiuojama sudedant planuojamų pirkimų / pirkimo dalių, kurie nėra atlikti planuojamą vertę su pirkimų / pirkimo dalių, kurie yra įvykdyti, faktine verte. SAULĖ IS turi būti galimybė apsirašyti / redaguoti aprašytus VPĮ nustatytus pirkimo būdus.
T9	Patvirtinti / patikslinti siūlomus pirkimų būdus	PV	PV, susipažinusi su SAULĖ IS rekomendacijomis patvirtina / pakeičia siūlomus pirkimo būdus.	PV gali nustatyti pirkimo būdus, kurie negalės būti pradėti vykyti, kol SAULĖ IS nebus gautas VPT sutikimas pagal Pirkimų procedūrų posistemėje nustatytas sąlygas.	VPĮ 26 str. PĮ 38 str. VPAGSSĮ 8 str.
T10	Formuoti pirkimų planą	SAULĖ IS	Iš SAULĖ IS įvestų pirkimų duomenų suformuojamas dokumentas (sąrašo forma) pirkimų plano patvirtinimui.	Pirkimų planas atvaizduojamas sąrašo forma. Pirkimas gali būti sudarytas ir pirkimo dalių. Pirkimų plano lange galima vykdyti paieškas pagal kiekvieną pirkimo plano duomenį.
	Pirkimų planas	SAULĖ IS	Pirkimų plano duomenys	Turi būti saugomi: 1) pirkimo plano duomenys; Turi būti užtikrinama: 1) pirkimo plano versijų kontrolė.
T11	Informuoti apie pirkimus, kurie tikrinami	SAULĖ IS	Jeigu formuojant pirkimų planą nustatoma, kad T7 žingsnyje PV pasirinko tokius pirkimus būdus, kai pirkimai negalės būti pradėti vykdyti be VPT sutikimo, tuomet SAULĖ IS siunčia PV pranešimą, kad prieš pradedant vykdyti šį pirkimą PV turės kreiptis į VPT ir gauti VPT sutikimą. Po šio pranešimo gavimo PV peržiūrėjusi informaciją ir nustačiusi, kad atitinkamas pirkimo būdas pasirinktas klaidingai, gali grįžti į T7 žingsnį ir pakoreguoti atitinkamo pirkimo būdą.	Pirkimų plane, prie atitinkamo pirkimo turi atsirasti žyma „Pirkimas negali būti pradėtas vykdyti be VPT sutikimo“. Paspaudus ant šios žymos turi atsidaryti pranešimo VPT forma, kurioje galima pateikti nuorodą į planuojamo pirkimo informaciją ir esant poreikiui pridėti papildomus dokumentus. Prašymas siunčiamas patvirtinus jį Pirkimų dokumentų tvarkymo posistemėje nustatyta tvarka.
	Informacija apie tikrinamus pirkimus	SAULĖ IS	Prevencijos ir kontrolės tikslais, SAULĖ IS kaupiama informacija ir duomenys apie SAULĖ IS išsiųstus pranešimus dėl pirkimų, kurie negalės būti pradėti vykdyti be VPT sutikimo.	Turi būti saugoma: 1) Pranešimo gavėjo duomenys; 2) Pranešimo išsiuntimo data ir laikas; 3) Nuoroda į pirkimą dėl kurio buvo siųstas pranešimas.
T12	Patvirtinti pirkimų planą	PV	Pirkimų planas tvirtinamas PV vadovo ar įgalioto asmens el. parašu.	SAULĖ IS galima tvirtinti visą suformuotą pirkimų planą arba pasirinkti tvirtinimui atskirus pirkimų plane nurodytus pirkimus. Kai planas yra tikslinamas, suformuojama nauja plano versija. SAULĖ IS saugomos visos paskelbtos plano versijos. Patvirtintą pirkimų planą ir (ar) pirkimo plano tvirtinimo dokumentą (jeigu toks buvo) turi būti galima: 1) eksportuoti į pasirinktą formatą (.xlsx, docx, *.pdf); 2) peržiūrėti; 3) atlikti paiešką pagal kiekvieną pirkimo plano duomenį; 4) atspausdinti.
T13	Įtraukti pirkimus į įgaliotojo PV planą	SAULĖ IS	Jei patvirtintame pirkimų plane numatoma vykdyti pirkimus per įgaliotą PV, SAULĖ IS įtraukia numatytus pirkimus į įgaliotojo PV \planą.	Įgaliojančiam PV savo pirkimų plane pažymėjus, kuriuos pirkimus prašo įtraukti į įgaliotojo PV pirkimų planą, įgaliotojo PV pirkimų plane atsiranda papildomos pirkimų plano eilutės. Tik įgaliotajam PV sutikus, įgaliojančio PV pirkimai įtraukiami į įgaliojo PV pirkimų planą. Pirkimus, kurie paskirti atlikti įgaliotajam PV, SAULĖ IS papildomai įtraukia į įgaliotojo PV pirkimų planą, pažymint, kad tai pirkimas pagal įgaliojimą.
	Įg. PV pirkimų planas	SAULĖ IS	Įg. PV pirkimų plano duomenys	Turi būti saugomi: 1) pirkimo plano duomenys; Turi būti užtikrinama: 1) pirkimo plano versijų kontrolė.
T14	Informuoti įgaliotą PV	SAULĖ IS	Siunčiamas pranešimas įgaliotam PV, kad SAULĖ IS papildomai įtraukė į įgaliotojo PV pirkimų planą, įgaliojančio PV pirkimus pagal įgaliojančio PV pateiktą informaciją ir duomenis.
T15	Formuoti suvestinę	SAULĖ IS	Patvirtinto pirkimų plano duomenų pagrindu formuojama suvestinė.	Suvestinėje turi būti nurodoma: 1) pirkimo objekto pavadinimas; 2) rūšis (prekės, paslaugos ar darbai); 3) kodas pagal BVPŽ; 4) numatomas kiekis, vnt.; 5) numatomas apimtis (vertė) eurais be pridėtinės vertės mokesčio. Suvestinę turi būti galima: 1) eksportuoti į pasirinktą formatą (.xlsx, docx, *.pdf); 2) peržiūrėti; 3) atlikti paiešką pagal kiekvieną pirkimo plano duomenį; 4) atspausdinti.
	Suvestinė	SAULĖ IS	Suvestinės duomenys	Turi būti saugomi: 1) suvestinės duomenys; Turi būti užtikrinama: 1) suvestinės versijų kontrolė.
T16	Nustatyti, ar bus viešinamos vertės	PV	PV gali nustatyti, ar bus viešinamos numatomos pirkimų apimtys (vertės).	PV nustačius, kad pirkimų vertės nebus viešinamos, jos nerodomos pirkimų suvestinėje.
T17	Paskelbti suvestinę	PV	SAULĖ IS skelbiama suvestinė. Suvestinė turi būti paskelbta iki nustatyto termino.	Suvestinė, išskyrus informaciją apie mažos vertės pirkimus, turi būti paskelbta viešai ne vėliau kaip iki einamųjų kalendorinių metų kovo 15 dienos. Mažos vertės pirkimus suvestinėje viešinti bus privaloma nuo 2023-01-01.	VPĮ 26 str. PĮ 38 str. VPAGSSĮ 8 str.
E2	Reikalingas pirkimų plano patikslinimas	PV	PV nustatė poreikį pakoreguoti pirkimų planą.	Atsiradus poreikiui patikslinti einamaisiais biudžetiniais metais planuojamų atlikti pirkimų planus, automatiškai turi būti patikslinta ir paskelbta Suvestinė, kurios pakeitimus pirkimo vykdytojas skelbia ne vėliau kaip per 5 darbo dienas nuo pirkimų plano pakeitimų patvirtinimo. Informacija apie konkretų pirkimą pirkimų plane tikslinama ir suvestinė atnaujinama ir paskelbiama iki šio pirkimo pradžios. Tai reiškia, kad pradėjus pirkimą, pirkimų plane ir jo pagrindu suformuotoje suvestinėje esanti informacija negali būti koreguojama.
E3	Baigėsi metai	-	Pasibaigus metams pirkimų plano patikslinimai nebegalimi.
E4	Proceso pabaiga	-	-
E5	Laikas skelbti suvestines	-	Atėjo laikas PV skelbti suvestines.	Pranešimų siuntimo laiką nustato SAULĖ IS administratorius.
T18	Priminti apie suvestinių skelbimo terminą	SAULĖ IS	PV atstovams SAULĖ IS siunčiami pranešimai, primenantys apie prievolę iki kovo 15 d. paskelbti pirkimų planus.
E6	Proceso pabaiga	-	-
E7	Iki termino nepaskelbus suvestinės	-	Jei iki kovo 15 d. PO nepaskelbė pirkimų plano.	Sistemos administratorius gali keisti terminus.
T19	Priminti apie pradelstą terminą	SAULĖ IS	PV, kurios nepaskelbė pirkimų plano, atstovams SAULĖ IS sistemoje siunčiami pranešimai, primenantys apie prievolę iki kovo 15 d. paskelbti pirkimų planus.	Pranešimų siuntimo laiką ir gavėjus nustato sistemos administratorius: 1) likus 14 d. iki termino pabaigos SAULĖ IS siunčia PV priminimą; 2) likus 5 d. iki termino pabaigos SAULĖ IS siunčia PV vadovui priminimą; 3) kovo 15 d. siunčia pranešimą PV vadovui ir į Rizikos posistemę.
E8	Proceso pabaiga	-	-
E9	Kas ketvirtį	-	Vykdoma kas ketvirtį.	Pranešimų siuntimo laiką nustato sistemos administratorius.
T20	Priminti apie pareigą atnaujinti pirkimų planus	SAULĖ IS	PV atstovams SAULĖ IS siunčiami pranešimai, primenantys apie prievolę reguliariai įvertinti pirkimų plano pokyčių poreikį, atnaujinti pirkimų planą, bei ne vėliau, nei per 5 d.d. nuo atnaujinto plano patvirtinimo dienos, paskelbti atnaujinto pirkimų plano pagrindu suformuotas suvestines SAULĖ IS.
E10	Proceso pabaiga	-

Viesuju-pirkimu-tarnyba / saule

Posistemė Nr. 1. Viešųjų pirkimų planavimo posistemė #15

3.3.1 Pirkimų planavimas