Kokiais atvejais procesas inicijuojamas:
a) Masiniai pranešimai siunčiami, esant poreikiui:
a. pasidalinti su Sistemos naudotojais visiems aktualia informacija (pvz., patvirtinami pakeitimai VPĮ, PĮ, GĮ ar kituose aktualiuose teisės aktuose, planuojami atlikti SAULĖ IS profilaktiniai darbai ir pan.);
b. nustatytu periodiškumu informuoti Sistemos naudotojus apie Viešųjų pirkimų įstatyme nustatytų įsipareigojimų įvykdymo terminus (pvz., artėja terminas pateikti pirkimų suvestinę, artėja terminas pateikti metinę Atn-3 ataskaitą ir pan.).
b) Standartiniai pranešimai siunčiami, esant poreikiui:
a. išsiųsti pranešimą pasirinktam Sistemos naudotojui ar naudotojų grupei;
b. pateikti prašymą VPT dėl konkretaus pirkimo arba sutarties vykdymo procedūros.
Procese aprašomas šių rezultatų pasiekimas:
• pranešimo (masinio, standartinio) išsiuntimas registruotam SAULĖ IS naudotojui (-ams) ar naudotojų grupei (-ėms).
Procesas „Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimas registruotiems Sistemos naudotojams“ yra susijęs su visais SAULĖ IS procesais ir inicijuojamas esant poreikiui pranešti aktualią informaciją visiems SAULĖ IS naudotojams ar pasirinktam SAULĖ IS naudotojui ar pasirinktai SAULĖ IS naudotojų grupei.
3.56 lentelė. Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimo proceso įeitis, rezultatas ir lydintys dokumentai
Proceso įeitis (angl. input)
Proceso rezultatas (angl. output)
Lydintys ar įtakojantys dokumentai
Pranešimo turinys / informacija, kuri aktuali: a) visiems SAULĖ IS registruotiems naudotojams; b) pasirinktam registruotam SAULĖ IS naudotojui (-ams); c) pasiriktai SAULĖ IS naudotojų grupei (-ėms).
Išsiųstas pranešimas (masinis, standartinis).
Informacija, susijusi su siunčiamu pranešimu.
3.20 pav. Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimo procesas
3.57 lentelė. Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimo proceso aprašymas
Žingsnio Nr.
Žingsnio pavadinimas
Proceso dalyvis
Aprašymas
Taikomi reikalavimai
Teisinis reglamen-tavimas
E1
Proceso pradžia
Pranešimo siuntėjas
-
-
T1
Pasirinkti pranešimo tipą
Pranešimo siuntėjas
Pranešimo siuntėjas (pagal jam suteiktas teises) pasirenka, pageidaujamo išsiųsti pranešimo tipą: 1) Masinis pranešimas; 2) Standartinis pranešimas; 3) Pretenzija.
Teises nustato Sistemos administratorius.
-
T2
Pasirinkti pranešimo temą
Pranešimo siuntėjas
T1 žingsnyje pasirinkus pranešimo tipą „Masinis“, SAULĖ IS atidaromas masinio pranešimo langas, kuriame iš klasifikatoriaus pasirenkama planuojamo siųsti masinio pranešimo tema: a) Viešųjų pirkimų įstatymo pakeitimai; b) SAULĖ IS profilaktiniai darbai; c) Aktualios informacijos siuntimas (pvz., informavimas apie dažniausiai daromas klaidas pirkimuose); d) Kvietimas dalyvauti apklausoje; e) Kvietimas susipažinti su metodine medžiaga. T1 žingsnyje pasirinkus pranešimo tipą „Standartinis“, SAULĖ IS atidaromas standartinio pranešimo langas, kuriame iš klasifikatoriaus pasirenkama planuojamo siųsti standartinio pranešimo tema: a) Kvietimas dalyvauti rinkos konsultacijoje; b) Kvietimas dalyvauti pirkime; c) Prašymas patikslinti pirkimo sąlygas; d) Atsakymai į tiekėjų užduotus klausimus; e) Pranešimas apie pirkimo dokumentų pakeitimus; f) Pranešimas apie gautus techninius pasiūlymus; g) Prašymas paaiškinti pasiūlymą; h) Pranešimas apie kvalifikacijos nagrinėjimo rezultatus; i) Pranešimas apie techninį balą; j) Pranešimas apie susipažinimo su pasiūlymų kainomis datą; k) Pranešimas apie gautus kainos pasiūlymus; l) Prašymas pagrįsti neįprastai mažą kainą; m) Pranešimas apie pasiūlymo atmetimą; n) Pranešimas apie eilę ir laimėtoją; o) Pranešimas apie pirkimo procedūrų sustabdymą; p) PV prašymas VPT dėl konkretaus pirkimo vykdymo procedūros (pvz., prašymas leisti vykdyti neskelbiamas derybas, nutraukti pirkimo procedūras); q) PV prašymas VPT dėl sutarties vykdymo procedūros (pvz., prašymas pakeisti sudarytos sutarties sąlygas, sudaryti ilgesnę kaip 3 metų sutartį). T1 žingsnyje pasirinkus pranešimo tipą „Pretenzija“, SAULĖ IS atidaromas Pretenzijos pateikimo langas, kuriame iš klasifikatoriaus pasirenkama planuojamos siųsti pretenzijos tema: a) Pretenzija dėl pirkimo sąlygų; b) Pretenzija dėl pirkimo procedūrų pažeidimų; c) Pretenzija dėl PV sprendimų; d) Pranešimas apie pretenzijos tenkinimą; e) Pranešimas apie pretenzijos atmetimą.
Jeigu aktualios pasirinkto pranešimo tipo temos kvalifikatoriaus reikšmių sąraše nėra, klasifikatoriaus reikšmių sąrašas gali būti papildytas nauja reikšme. Klasifikatoriaus reikšmių sąrašą tvarko ir siūlomas naujas reikšmes tvirtina Sistemos administratorius.
-
T3
Formuoti pranešimo tekstą
SAULĖ IS
Pagal T2 žingsnyje pasirinktą klasifikatoriaus reikšmę automatiškai suformuojamas pranešimo tekstas.
-
Pranešimų šablonai ir kiti pranešimų duomenys
SAULĖ IS kaupiami pranešimų šablonai ir tolimesniam redagavimui išsaugotų pranešimų turinys.
T4
Tikslinti pranešimo tekstą
Pranešimo siuntėjas
Esant poreikiui, Pranešimo siuntėjas (pagal jam suteiktas teises), gali: 1) Papildyti pranešimo šablono tekstą papildomais duomenimis, nurodant: a) datą; b) laiką; c) aktualias nuorodas; 2) įtraukti dinaminį tekstą ir (ar) duomenis iš konkrečios pirkimo procedūros; 3) Prisegti susijusius dokumentus; 4) Redaguoti pranešimo šablono / išsisaugoto pranešimo tekstą.
Teises nustato Sistemos administratorius. Pakoreguoti pranešimų šablonai taikomi tik siunčiant Organizacijos, kurios naudotojas pakoregavo pranešimo šabloną, pranešimus.
T5
Pasirinkti gavėjus
Pranešimo siuntėjas
Iš SAULĖ IS registruotų naudotojų sąrašo, pasirenkami pranešimų gavėjai: 1) Visi SAULĖ IS registruoti naudotojai; 2) Tam tikra naudotojų grupė (pvz., tik PV, tik Tiekėjai, tik Tiekėjai, kurių veiklos tipas atitinka nustatytą požymį, tik PV, kurių vykdomi pirkimai, atitinka nustatytą požymį ir pan.); 3) Vienas naudotojas; 4) Keli naudotojai.
Turi būti galimybė pasirinkti: 1) vieną arba daugiau gavėjų grupių, 2) vieną arba daugiau konkrečių gavėjų. Turi būti galimybė atrinkti iš gavėjų grupės, gavėjus, kurie atitinka nustatytą požymį, pvz.: 1) PV, vykdančios gynybinius pirkimus; 2) PV, vykdančios viešuosius pirkimus; 3) PV, vykdančios komunalinio sektoriaus pirkimus; 4) Tiekėjai, kurių veiklos tipas „Gamyba“, „Statyba“, „Paslaugos“ ir pan. Pastaba. Požymius priskiria naudotojas, registruodamasis / registruodamas atstovaujamą Organizaciją Sistemoje ir pildydamas informaciją naudotojo profilyje.
Naudotojų kontaktai
SAULĖ IS kaupiami registruotų naudotojų kontaktiniai duomenys.
T6
Nurodyti pranešimo išsiuntimo laiką
Pranešimo siuntėjas
Pasirinkus reikšmę nustatytu laiku arba nustatytu periodiškumu, turi būti galimybė nurodyti pageidaujamą pranešimo išsiuntimo laiką, periodiškumą.
Turi būti galimybė naudotojui pasirinkti, kada išsiųsti pranešimą: 1) iš karto; 2) nustatytu laiku; 3) nustatytu periodiškumu.
E2
Atėjo laikas išsiųsti pranešimą
SAULĖ IS
T7
Išsiųsti pranešimą
SAULĖ IS
Išsiunčiamas pranešimas pasirinktam (iems) SAULĖ IS naudotojui (-ams) arba naudotojų grupei.
T8
Išsaugoti išsiųsto pranešimo informaciją
SAULĖ IS
SAULĖ IS kaupiama išsiųstų pranešimų informacija: 1) data, 2) laikas, 3) siuntėjas, 4) pranešimas, 5) prisegti dokumentai, 6) naudotojų, kuriems išsiųstas pranešimas duomenys; 7) naudotojų perskaičiusių pranešimą duomenys.
Kokiais atvejais procesas inicijuojamas: a) Masiniai pranešimai siunčiami, esant poreikiui: a. pasidalinti su Sistemos naudotojais visiems aktualia informacija (pvz., patvirtinami pakeitimai VPĮ, PĮ, GĮ ar kituose aktualiuose teisės aktuose, planuojami atlikti SAULĖ IS profilaktiniai darbai ir pan.); b. nustatytu periodiškumu informuoti Sistemos naudotojus apie Viešųjų pirkimų įstatyme nustatytų įsipareigojimų įvykdymo terminus (pvz., artėja terminas pateikti pirkimų suvestinę, artėja terminas pateikti metinę Atn-3 ataskaitą ir pan.). b) Standartiniai pranešimai siunčiami, esant poreikiui: a. išsiųsti pranešimą pasirinktam Sistemos naudotojui ar naudotojų grupei; b. pateikti prašymą VPT dėl konkretaus pirkimo arba sutarties vykdymo procedūros.
Proceso dalyviai:
3.55 lentelė. Proceso dalyviai
Procese aprašomas šių rezultatų pasiekimas: • pranešimo (masinio, standartinio) išsiuntimas registruotam SAULĖ IS naudotojui (-ams) ar naudotojų grupei (-ėms).
Procesas „Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimas registruotiems Sistemos naudotojams“ yra susijęs su visais SAULĖ IS procesais ir inicijuojamas esant poreikiui pranešti aktualią informaciją visiems SAULĖ IS naudotojams ar pasirinktam SAULĖ IS naudotojui ar pasirinktai SAULĖ IS naudotojų grupei.
3.56 lentelė. Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimo proceso įeitis, rezultatas ir lydintys dokumentai
3.57 lentelė. Pranešimo (masinio, standartinio) siuntimo proceso aprašymas