RMasiliunaite
commented
4 years ago | Dalyviai | Dalyvio vaidmuo, veiksmai ir funkcijos |
|---|---|
| Pirkimo vykdytojo specialistas | Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨ Sukuria nuotolinį PK posėdį nurodant posėdžio datą ar datų intervalą; ¨ Suformuoja PK posėdžio struktūrizuotą klausimų sąrašą; ¨ Siunčia kvietimus PK nariams dalyvauti posėdyje priimant sprendimą (-us); ¨ Registruoja įrašus ir išsaugoto nuotolines vaizdo ar garso konferencijas; ¨ Panaudojant garso atpažinimo programinę įrangą, iš automatiniu būdu parengtos transkipcijos, rengia PK protokolą. |
| Registruotas naudotojas | Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨ Balsuoja už ar prieš pateiktą (-us) klausimą (-us), sprendimą; ¨ Esant poreikiui, konkrečiu klausimu palieka įrašą, savo nuomonę; ¨ Patvirtina dalyvavimą posėdyje posėdžio metu; ¨ Dalyvauja nuotolinėse vaizdo ar garso konferencijose; ¨ Esant poreikiui, pasirašo protokolą. |
| SAULĖ IS | Sistema, kurioje atliekami veiksmai |
3.15 pav. Proceso „PK posėdžių organizavimas, vykdymas“ diagrama
| Žingsnio Nr. | Žingsnio pavadinimas | Proceso dalyvis | Aprašymas | Taikomi reikalavimai | Teisinis reglamen-tavimas | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| E1 | Poreikis PK balsavimo | Pirkimo vykdytojo specialistas | Iškilo poreikis įvykdyti PK balsavimą. | - | ||
| T1 | Autentifikuoti naudotoją | SAULĖ IS | Autentifikuojamas naudotojas. | Turi būti autentifikuojamas naudotojas per VIISP. | ||
| T2 | Inicijuoti PK posėdžio sukūrimą | Pirkimo vykdytojo specialistas | Inicijuojama PK posėdžio sukūrimo funkcija. | Turi būti galimybė kurti PK posėdį. | ||
| T3 | Sukurti struktūrizuotų klausimų sąrašą | Pirkimo vykdytojo specialistas | Sukuriamas struktūrizuotų klausimų sąrašas. Nurodomi balsavimo dalyviai. Jei balsavimo metu atsiranda poreikis gali atlikti struktūrizuotų klausimų redagavimą (pridėti klausimus, redaguoti klausimus, ištrinti klausimus). | Turi būti galima sukurti sąrašą. Turi būti galima nurodyti balsavimo dalyvius. Turi būti galima redaguoti struktūrizuotų klausimų sąrašą posėdžio metu. | ||
| T4 | Nustatyti posėdžio parametrus | Pirkimo vykdytojo specialistas | Nurodyti posėdžio tipą: · Vaizdo konferencija; · Garso konferencija; · Susirašinėjimas. Nurodyti posėdžio terminą: · Jei nurodoma vaido ir garso konferencija nurodoma data arba datų intervalas; · Jei nurodomas susirašinėjimas, nurodoma tiksli data ir laikas. Nurodomi kviečiami PK nariai ir nurodoma kita svarbi posėdžio informacija. | Turi būt galimybė pasirinkti posėdžio tipą ar kelis tipus. Turi būti galima nurodyti posėdžio dalyvius. Turi būti galima nurodyti posėdžio datą. Turi būti galima nurodyti datų intervalą. Turi būti galima nurodyti nuotolinio posėdžio pradžios ir pabaigos datą ir laiką. | ||
| T5 | Išsiųsti kvietimą PK nariams | SAULĖ IS | Sukūrus posėdį automatiškai išsiunčiamas pranešimas PK nariams. Pranešime nurodoma data, posėdžio tipas ir pateikiama nuoroda į PK posėdį. | Turi būti išsiunčiamas kvietimas PK nariams: ¨ Sisteminiu pranešimu; ¨ Nurodytu elektroniniu paštu. Turi būti galimybė kvietimą pasirinktiems PK nariams siųsti vėliau nei sukūrus posėdį. | ||
| T6 | Pateikti atsakymą dėl dalyvavimo | Registruotas naudotojas | Registruotojas naudotojas patvirtina sistemoje savo dalyvavimą posėdyje nurodytą datą. Registruotas naudotojas gali pridėti pranešimą, dėl ko negali dalyvauti posėdyje. Jei registruotas naudotojas pažymi, kad nedalyvaus posėdyje informuojamas Pirkimo vykdytojas dėl nedalyvavimo posėdyje. Jei registruotas naudotojas pažymi, kad dalyvaus posėdyje, Pirkimo vykdytojas automatiškai apie tai informuojamas. | Turi būti galima pažymėti sistemoje dalyvavimą. Turi būti galima pridėti pranešimą Pirkimo vykdytojui. Turi būti galima informuoti Pirkimo vykdytoją apie registruoto naudotojo patvirtinimą dalyvauti PK posėdyje. | ||
| T7 | Prisijungti prie sistemos | Registruotas naudotojas | Registruotas naudotojas prisijungia prie sistemos. | Turi būti galima prisijungti prie sistemos per VIISP. | ||
| T8 | Balsuoti | Registruotas naudotojas | Jei buvo gautas kvietimas balsuoti, tokiu atveju naudotojui pateikiami struktūrizuoti klausimai. Registruotas naudotojas gali patvirtinti arba nepatvirtinti klausimą (-ų). Jei nepatvirtina klausimų ar turi pastabų dėl posėdžio sudarytų struktūrizuotų klausimų gali išreikšti papildomame pastabų lange balsavimo metu. Jei registruotas naudotojas gavo kvietimą su nuoroda į konferenciją, prisijungęs gali patekti į konferencijos langą. Registruotas naudotojas turi galimybę palikti konferenciją ir vėl grįžti į konferenciją. Sistema užfiksuoja visus prisijungusius naudotojus prie posėdžio. | Turi būti galimybė balsuoti. Turi būti galima patvirtinti posėdyje pateiktą informaciją. Turi būti galima nepatvirtinti posėdyje pateiktos informacijos. Turi būti galimybė įrašyti pastabą šalia balsavimo žymos. Turi būti galimybė dalyvauti video ar audio konferencijoje. Turi būti suteikta galimybė bendrauti vaizdo ir (arba) garso formatu. Turi būti išsaugojami balsavimo duomenys. (Pvz. Pastabos ir kt. informacija) Konferencijos duomenys: vaizdo / garso įrašai turi būti išsaugomi SAULĖ IS prie PK protokolo. Turi fiksuoti prisijungusius prie posėdžio dalyvius. | ||
| T9 | Išsaugoti įrašą | SAULĖ IS | Jei posėdžio pabaigoje Pirkimo vykdytojo specialistas pasirenka vaizdo ar garso konferenciją įrašyti, tuomet SAULĖ IS automatiškai išsaugoja vaizdo ar garso medžiagą. Jei posėdžio pabaigoje Pirkimo vykdytojo specialistas pasirenka vaizdo arba garso konferenciją nesaugoti, tuomet garso ir vaizdo konferencija nėra išsaugojama. | Turi būti galima išsaugoti vaizdo įrašą. Turi būti galima išsaugoti garso įrašą. Turi būti galima neišsaugoti vaizdo įrašo. Turi būti galima neišsaugoti garso įrašo. | ||
| T10 | Inicijuoti protokolo rengimą | Pirkimo vykdytojo specialistas | Po posėdžio pirkimo vykdytojo specialistas inicijuoja protokolo rengimą. | Turi būti galima inicijuoti protokolo rengimą. | ||
| T11 | Sugeneruoti protokolą | SAULĖ IS | Sistema sugeneruoja protokolą. Pateikiami protokolo duomenys tokie kaip protokolo pavadinimas, dalyvavę nariai, data ir kita iš posėdžio svarbi informacija. | Pagal posėdžio parametrus turi būti sugeneruojamas protokolas. Turi būti į protokolą perkelta informacija dalyvavusių naudotojų posėdyje. Turi būti perkelta į protokolą kita suderinta su VPT informacija. | ||
| T12 | Redaguoti protokolą | Pirkimo vykdytojo specialistas | Pirkimo vykdytojo specialistas peržiūri sugeneruotą protokolą ir paredaguoja reikiamą informaciją, prideda pastabas ir kitą svarbią informaciją. Jei protokolas jau buvo pateiktas derinimui ir parašytos pastabos protokolui, protokolas redaguojamas pagal pastabas ir vėl teikiamas derinimui. | Turi būti galima peržiūrėti sugeneruotą protokolą. Turi būti galima redaguoti protokolo informaciją. Turi būti galima redaguoti protokolą po pateikimo derinimui. Turi būti galima pateikti protokolą pakartotiniam derinimui. | ||
| T13 | Pateikti derinimui | Pirkimo vykdytojo specialistas | Pirkimo vykdytojo specialistas pateikia derinimui užpildytą protokolą ir laukia pastabų. Dalyviai informuojami apie protokolo derinimą informaciniu sisteminiu pranešimu su nuoroda į protokolą. Pastabas dalyviai teikia prie protokolo esamo pastabų lauko. Pateikus pastabas Prikimo vykdytojo specialistas atsižvelgęs į pastabas gali pateikti pakartotiniam derinimui protokolą su atnaujinta informacija. Neturint pastabų PK dalyviai patvirtiną suderinimą. | Turi būti galimybė pateikti protokolą. Turi būti galimybė teikti pastabas. Turi būti galima pasirašyti protokolo suderinimą. Turi būti galimybė matyti kitų naudotojų jau pateiktas pastabas. Turi būti galimybė matyti visų naudotojų pateiktas pastabas. Turi būti galimybė sudaryti dokumentų derinimo seką. Turi būti galimybė nurodyti naudotojus, su kuriais reikia suderinti rengiamą protokolą; Turi būti galimybė nurodyti vizavimo būdą (sisteminis tvirtinimas ar pasirašymas el. parašu), jeigu tokiam dokumento tipui leidžiama pasirinkti tokį būdą; Turi būti galimybė nurodyti kiekvieno derinimo žingsnio terminą; Turi būti galimybė nurodyti kiekvienam naudotojui derinimo veiksmo tipą (parašo paskirtį): vizavimas, susipažinimas, pasirašymas, tvirtinimas, kopijos tvirtinimas, registravimas ir kt. suderinti tipai. | ||
| T14 | Išsiųsti pranešimą apie PK protokolo patvirtinimą | SAULĖ IS | Visiems PK nariams pasirašius ir pasibaigus PK posėdžio protokolo derinimo laikui, automatiškai išsiunčiamas pranešimas Pirkimo vykdytojo specialistui ir PK nariams. Pranešime informuojama, apie protokolo būseną su nuoroda į PK protokolą. | Turi būti automatiškai siunčiamas pranešimas jei pasibaigė PK posėdžio laikas ir PK protokolą pasirašo visi PK nariai. Turi būti galimybė pratęsti PK protokolo derinimo laiką. Turi būti galimybė parengti kelis skirtingus pranešimus priklausomai nuo posėdžio rezultatų. | ||
| E2 | Proceso pabaiga | Registruotas naudotojas | - | - | ||