Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨ Nustato kuriamos ar redaguojamos el. formos laukus, jų struktūrą, duomenų patikimumo patikrinimo taisykles; ¨ Parengia dokumento tekstą bei susiejimą su pirkimo duomenų laukais; ¨ Priskiria sukurtą dokumentą ar el. formą konkrečiai dokumentų kategorijai.
Sistemos administratorius arba pagalbos posistemės specialistas
Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨ Pagal parengtą ir VPT specialisto pateiktą informaciją, sukuria SAULĖ IS šabloną susiedamas su nustatytais duomenų laukais; ¨ Publikuoja dokumentą SAULĖ IS registruotiems naudotojams.
SAULĖ IS
Sistema, kurioje atliekami veiksmai
3.11 pav. Proceso „El. formų ir dokumentų šablonų sukūrimas ir redagavimas“ diagrama
3.30 lentelė. Proceso „El. formų ir dokumentų šablonų sukūrimas ir redagavimas“ aprašymas
Žingsnio Nr.
Žingsnio pavadinimas
Proceso dalyvis
Aprašymas
Taikomi reikalavimai
Teisinis reglamen-tavimas
E1
Poreikis sukurti naują ar redaguoti el. formos ar dokumento šabloną
VPT specialistas
Atsiranda poreikis sukurti naują ar redaguoti esamą el. formos ar dokumento šabloną.
-
T1
Parengti ar atnaujinti el. formą ar dokumentą
VPT specialistas
Naudotojas parengia naują el. formos ar dokumento šabloną, priskiria jam tipą ir komunikacijos sritį (pvz. susirašinėjimas pirkimo procedūrų metu, susirašinėjimas atliekant galimo pažeidimo vertinimą ar pan.).
Turi būti galimybė rengti naujus ar atnaujinti jau parengtus el. formos ar dokumento šablonų tekstus; Turi būti galimybė priskirti šabloną tam tikram el. formos ar dokumento tipui ir/ar sričiai.
T2
Nustatyti duomenų susiejimo el. formoje ar dokumente taisykles
VPT specialistas
Jei rengiamas naujas el. formos ar dokumento šablonas, papildomai nustatomi privalomi dokumento duomenų suvestinės privalomi laukai (pvz. tiekėjas, data, pirkimo numeris, pirkimo pavadinimas ar pan.), kurie sistemoje susiejami su parengtu dokumentu. Naudotojas nustato, į kurias el. formos ar dokumento vietas bus perkeliami dokumento duomenų suvestinės privalomi laukai. Esant galimybei, dokumentas maksimaliai struktūrizuojamas, naudojami sistemoje saugomi klasifikatoriai.
Turi būti galimybė šablonui priskirti duomenų suvestinės privalomus laukus ir sistemos pateikiamos sąrašo; Turi būti galimybė sukurti naują duomenų suvestinės privalomą lauką (jei yra galimybė); Turi būti galimybė privalomus duomenų suvestinės laukus priskirti tam tikrai dokumento vietai (automatinis dokumento užpildymas); Turi būti galimybė redaguoti priskirtus privalomus duomenų suvestinės laukus; El. formos ar dokumento šablono privalomų laukų suvestinės turi būti susietos su šablonu.
T3
Sukurti SAULĖ IS šabloną
Sistemos administratorius arba pagalbos posistemės specialistas
Naudotojas patikrina parengtą šabloną ir duomenų suvestinės privalomus laukus bei jų susiejimą su el. formos ar dokumento dalimis. Jei yra siūlomas papildomų duomenų suvestinės laukų sukūrimas, kurie nebuvo numatyti sistemoje, naudotojas turi įvertinti ir sukurti ryšius su kitais sistemos laukais.
Turi būti galimybė sukurti naują duomenų suvestinės privalomą lauką (jei yra galimybė); Turi būti galimybė nustatyti ryšius tarp naujo duomenų suvestinės privalomo lauko ir kitų duomenų laukų.
T4
Priskirti dokumentą ar el. formą dokumentų kategorijai ar sričiai (klasifikatorius)
Sistemos administratorius arba pagalbos posistemės specialistas
Naudotojas patikrina VPT specialisto pasirinktą šablono priskyrimą šablonų tipui ir komunikacijos sričiai (pvz. susirašinėjimas pirkimo procedūrų metu, susirašinėjimas atliekant galimo pažeidimo vertinimą ar pan.) ir jį patvirtina arba redaguoja.
Turi būti galimybė priskirti šabloną tam tikram el. formos ar dokumento tipui ir/ar sričiai; Turi būti galimybė redaguoti pasirinktą šablono tipą ir/ar sritį.
T5
Publikuoti šabloną
Sistemos administratorius arba pagalbos posistemės specialistas
Naudotojas publikuoja šabloną pasirinkdamas naudotojus, kurie turės prieigą prie šablono (pasirinkdamas jų roles ir teises).
Turi būti galimybė nustatyti šablono naudotojus, t.y. kurie naudotojai ar organizacijos, ar organizacijų tipai turės prieigą prie šablono naudojimo; Turi būti galimybė redaguoti šablono naudotojus, t.y. kurie naudotojai turės prieigą prie šablono naudojimo.
E2
Pranešimas apie sukurtą ar redaguotą šabloną
SAULĖ IS
Sistemos administratoriui arba pagalbos posistemės specialistui patvirtinus šabloną, automatiškai siunčiamas pranešimas VPT specialistui apie publikuotą šabloną.
Turi būti automatiškai siunčiamas pranešimas apie publikuotą šabloną jo rengėjui; Turi būti galimybė pasirinkti iš sąrašo, kokiems naudotojams siunčiamas pranešimas apie naujai sukurtą ar redaguotą šabloną.
3.30 lentelė. Proceso „El. formų ir dokumentų šablonų sukūrimas ir redagavimas“ aprašymas