Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨ Nustato savo kuriamos ar redaguojamos el. formos laukus, jų struktūrą; ¨ Parengia/redaguoja dokumento tekstą; ¨ Priskiria sukurtą dokumentą ar el. formą konkrečiai savo dokumentų kategorijai.
SAULĖ IS
Sistema, kurioje atliekami veiksmai
3.12 pav. Proceso „Organizacijos el. formų ir dokumentų šablonų sukūrimas ir redagavimas“ diagrama
3.33 lentelė. Proceso „Organizacijos el. formų ir dokumentų šablonų sukūrimas ir redagavimas“ aprašymas
Žingsnio Nr.
Žingsnio pavadinimas
Proceso dalyvis
Aprašymas
Taikomi reikalavimai
Teisinis reglamen-tavimas
E1
Poreikis sukurti naują ar redaguoti Organizacijos el. formos ar dokumento šabloną
Organizacijos specialistas
Atsiranda poreikis sukurti naują ar redaguoti esamą organizacijos el. formos ar dokumento šabloną.
-
T1
Parengti ar atnaujinti el. formą ar dokumentą
Organizacijos specialistas
Naudotojas parengia naują el. formos ar dokumento šabloną, priskiria jam tipą pagal organizacijos susikurtą klasifikatorių (pvz. susirašinėjimas pirkimo procedūrų metu, kvalifikaciją patvirtinantys dokumentai ar pan.).
Turi būti galimybė rengti naujus ar atnaujinti jau parengtus organizacijos el. formos ar dokumento šablonų tekstus; Turi būti galimybė priskirti šabloną tam tikram el. formos ar dokumento tipui ir/ar sričiai.
T2
Nustatyti duomenų susiejimo el. formoje ar dokumente taisykles
Organizacijos specialistas
Jei rengiamas naujas el. formos ar dokumento šablonas, papildomai nustatomi privalomi dokumento duomenų suvestinės laukai (pvz. tiekėjas, data, pirkimo numeris, pirkimo pavadinimas ar pan.), kurie sistemoje susiejami su parengtu dokumentu. Naudotojas nustato, į kurias el. formos ar dokumento vietas bus perkeliami dokumento duomenų suvestinės privalomi laukai. Esant galimybei, dokumentas maksimaliai struktūrizuojamas, naudojami sistemoje saugomi klasifikatoriai.
Turi būti galimybė šablonui priskirti duomenų suvestinės privalomus laukus ir sistemos pateikiamos sąrašo; Turi būti galimybė sukurti naują duomenų suvestinės privalomą lauką (jei yra galimybė); Turi būti galimybė privalomus duomenų suvestinės laukus priskirti tam tikrai dokumento vietai (automatinis dokumento užpildymas); Turi būti galimybė redaguoti priskirtus privalomus duomenų suvestinės laukus; El. formos ar dokumento šablono privalomų laukų suvestinės turi būti susietos su šablonu.
T3
Priskirti dokumentą ar el. formą organizacijos dokumentų kategorijai ar sričiai (klasif.)
Organizacijos specialistas
Naudotojas patikrina Organizacijos specialisto pasirinktą šablono priskyrimą šablonų tipui ir komunikacijos sričiai (pvz. susirašinėjimas pirkimo procedūrų metu ar pan.) ir jį patvirtina arba redaguoja.
Turi būti galimybė priskirti šabloną tam tikram el. formos ar dokumento tipui ir/ar sričiai; Turi būti galimybė redaguoti pasirinktą šablono tipą ir/ar sritį.
T4
Išsaugoti sukurtą ar redaguotą organizacijos šabloną jos paskyroje
Organizacijos specialistas
Naudotojas patikrina parengtą šabloną ir duomenų suvestinės privalomus laukus bei jų susiejimą su el. ar dokumento dalimis. Jei yra siūlomas papildomų duomenų suvestinės laukų sukūrimas, kurie nebuvo numatyti sistemoje, naudotojas turi įvertinti ir sukurti ryšius su kitais sistemos laukais.
Turi būti galimybė sukurti naują duomenų suvestinės privalomą lauką (jei yra galimybė); Turi būti galimybė nustatyti ryšius tar naujo duomenų suvestinės privalomo lauko ir kitų duomenų laukų.
3.33 lentelė. Proceso „Organizacijos el. formų ir dokumentų šablonų sukūrimas ir redagavimas“ aprašymas