3.3.13.4 Įgyvendinančiųjų institucijų atliekama pirkimo dokumentų paketo išankstinė patikra

[RMasiliunaite]

Proceso trumpas aprašymas: Procesas skirtas Įgyvendinančiųjų institucijų pirkimų išankstinei patikrai. Įgyvendinančioji institucija, atlikdama pirkimų patikrą, derina išankstinės ir paskesnės pirkimų patikros elementus. Išankstinė pirkimų patikra atliekama iki pirkimo pradžios arba pirkimo sutarties sudarymo. Išankstinės pirkimų patikros tikslas – galimų pažeidimų prevencija. Proceso apimtyje atliekama dokumentų patikra ir, esant poreikiui, pateikiamos rekomendacijos dokumentų tikslinimui.

Kokiais atvejais procesas inicijuojamas – gavus Pirkimo vykdytojo pranešimą apie ES ar kt. fondo lėšomis finansuojamo pirkimo vykdymui išankstinei patikrai parengtus dokumentus.

3.127 lentelė. Proceso dalyviai

Dalyviai	Dalyvio vaidmuo, veiksmai ir funkcijos
Pirkimo vykdytojo specialistas	Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨     Sukuria pirkimui būtinų dokumentų paketą; ¨     Priskiria pirkimą tikrinimui; ¨     Siunčia informacinį pranešimą įgyvendinančiajai organizacijai apie išankstinei patikrai parengtus dokumentus; ¨     Esant poreikiui, tikslina parengtus dokumentus.
Įgyvendinančios institucijos specialistas	Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨      Priskiriamas pirkimas SAULĖ IS naudotojo paskyroje, kur sukurtas išankstinei patikrai parengtas pirkimas ir dokumentų paketas; ¨     Turi teisę peržiūrėti dokumentus.
SAULĖ IS	Sistema, kurioje atliekami veiksmai

Procese aprašomas šių rezultatų pasiekimas: • Atlikta išankstinė pirkimo patikra.

Procesas „Įgyvendinančiųjų institucijų atliekama pirkimo dokumentų paketo išankstinė patikra“ yra susijęs su šiais SAULĖ IS procesais: • Įgyvendinančiosios ar priežiūros institucijos registravimas; • Įgyvendinančiųjų institucijų projektų informacijos tvarkymas; • Įgyvendinančiųjų ir Priežiūros institucijų naudotojų sukūrimas; • Įgyvendinančiųjų institucijų atliekama pirkimo paskesnė patikra.

3.128 lentelė. Proceso „Įgyvendinančiųjų institucijų atliekama pirkimo dokumentų paketo išankstinė patikra“ rezultatas ir lydintys dokumentai

Proceso įeitis (angl. input)	Proceso rezultatas (angl. output)	Lydintys ar įtakojantys dokumentai
Pateiktas Pirkimo vykdytojo pranešimas apie parengtus dokumentus	Atlikta išankstinė pirkimo patikra	Su pirkimu susiję dokumentai

3.44 pav. Proceso „Įgyvendinančiųjų institucijų atliekama pirkimo dokumentų paketo išankstinė patikra“ proceso diagrama

3.129 lentelė. Proceso „Įgyvendinančiųjų institucijų atliekama pirkimo dokumentų paketo išankstinė patikra“ aprašymas

Žingsnio Nr.	Žingsnio pavadinimas	Proceso dalyvis	Aprašymas	Taikomi reikalavimai	Teisinis reglamen-tavimas
E1	Pirkimo dokumentai paruošti patikrai	Pirkimo vykdytojo specialistas	Pirkimo vykdytojo specialistas paruošia pirkimui būtinus dokumentus, protokolus.	Turi būti galimybė pažymėti, kad apie paruoštus dokumentus informuojama įgyvendinanti institucija	Vadovaujantis Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 patvirtintų Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių[1] 463 p. ar kitais finansavimo šaltinių projektų administravimą reglamentuojančiais teisės aktais.
T1	Pirkimo dokumentų parengimas ir publikavimas peržiūrai	Pirkimo vykdytojo specialistas	Vykdomas procesas „Pirkimo dokumentų parengimas ir publikavimas“.	Žr. procesas „Pirkimo dokumentų parengimas ir paskelbimas“. Procesas vykdomas iki proceso žingsnio „Dokumentų parengimas“, tačiau pirkimas neskelbiamas.
T2	Priskirti pirkimą Įgyvendinančios institucijos tikrinimui	SAULĖ IS	SAULĖ IS automatiškai priskiria Įgyvendinančios institucijos naudotoją dokumentų tikrinimui.	Sistema turi automatiškai pažymėti Įgyvendinančios institucijos naudotoją pirkimo duomenų tikrinimui.
E2	Automatiškai išsiųsti pranešimą	SAULĖ IS	Automatiškai išsiunčiamas pranešimas Įgyvendinančiai institucijai apie pateiktus dokumentus.	Turi sistema automatiškai išsiųsti pranešimą Įgyvendinančios institucijos priskirtam naudotojui ir bendru Organizacijos el. paštu, informuojant dėl pirkimo duomenų tikrinimo; Jei projektui nebuvo priskirtas Įgyvendinančios institucijos naudotojas, informacinis pranešimas turi būti siunčiamas organizacijos paskyroje nurodytu bendru paštu.
T3	Gauti nuorodą į SAULĖ IS paskyrą	Įgyvendinančios institucijos specialistas	Gauna nuorodą į SAULĖS IS paskyrą, kurioje Įgyvendinančiosios institucijos specialistas gali matyti pateiktus dokumentus patikrai ir visą susijusią informaciją.	Turi būti galimybė atsidaryti nuorodą, kuri nukreiptų į SAULĖ IS paskyrą. Turi būti galimybė matyti pateiktus tikrinti dokumentus.
T4	Peržiūrėti dokumentus	Įgyvendinančios institucijos specialistas	Peržiūrimi ir tikrinami pateikti dokumentai.	Turi būti galimybė atidaryti dokumentus peržiūros režimu.
E3	Pateikti pastabas	Įgyvendinančios institucijos specialistas	Pateikiamos pastabos naudotojui pvz.: paprašyti pridėti dokumentą. Pastabos teikiamos SFMIS, NORIS ar kitomis priemonėmis.
T5	Patikslinti dokumentus	Pirkimo vykdytojo specialistas	Pridedami dokumentai, paredaguojami esami dokumentai ir pateikiami tikrinimui. Jei nebuvo reikalavimo atsižvelgus į pastabas pateikti pakartotinai derinimui, tuomet patikslinama ir skelbiamas pirkimas.	Turi būti galimybė keisti, ištrinti SAULĖ IS pridėtus dokumentus.
E2	Proceso pabaiga	Pirkimo vykdytojo specialistas	Atnaujinti dokumentai.	-