3.3.14.1 Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš vieno tiekėjo

[RMasiliunaite]

Proceso trumpas aprašymas:

Procesas skirtas pirkimų vykdytojams užsakymo pagal preliminarią sutartį suformavimui, sutarties projekto parengimui ir pagrindinės sutarties pasirašymui. Procesas užtikrina galimybę: • Pirkimo vykdytojui galimybę suformuoti užsakymą remiantis preliminarioje sutartyje nustatytomis sąlygomis; • Pirkimo vykdytojui šablonų pagalba pagrindinės sutarties parengimui ir teikimui tiekėjui; • Pagrindinės sutarties pasirašymui. Kokiais atvejais procesas inicijuojamas – esant poreikiui, įsigyti prekių, paslaugų ar darbų pagal sudarytą preliminarią sutartį.

3.135 lentelė. Proceso dalyviai

Dalyviai	Dalyvio vaidmuo, veiksmai ir funkcijos
Pirkimo vykdytojo specialistas	Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨       Inicijuoja pirkimą iš vienintelio tiekėjo nurodydamas perkamą objektą, prekių, paslaugų ar darbų kiekius ir kitas sąlygas; ¨       Šablonų pagalba parengia sutarties projektą; ¨       Teikia užsakymą tiekėjui kartu su sutarties projektu pasirašymui; ¨       Vykdo procesą „Sutarties pasirašymas“[1].
Tiekėjas	Dalyvis atlieka šiuos veiksmus: ¨       Vykdo procesą „Sutarties pasirašymas“[2].
SAULĖ IS	Sistema, kurioje atliekami veiksmai

Procese aprašomas šių rezultatų pasiekimas: • Pagrindinės sutarties pasirašymas.

Procesas „Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš vieno tiekėjo“ yra susijęs su šiais procesais: • Pirkimų sutarčių valdymas; • Pirkimų preliminarių sutarčių valdymas; • Pirkimų procedūrų vykdymas

3.136 lentelė. Proceso „Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš vieno tiekėjo“ rezultatas ir lydintys dokumentai

Proceso įeitis (angl. input)	Proceso rezultatas (angl. output)	Lydintys ar įtakojantys dokumentai
Pirkimo vykdytojo specialistas nustato pirkimo poreikį	Pasirašyta pagrindinė sutartis	-

3.46 pav. Proceso „Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš vieno tiekėjo“ diagrama

3.137 lentelė. Proceso „Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš vieno tiekėjo“ aprašymas

Žingsnio Nr.	Žingsnio pavadinimas	Proceso dalyvis	Aprašymas	Taikomi reikalavimai	Teisinis reglamen-tavimas
E1	Poreikis įsigyti prekes, paslaugas arba darbus	Pirkimo vykdytojo specialistas	Atsiranda poreikis įsigyti prekes, paslaugas arba darbus pagal Organizacijos sudarytą preliminarią sutartį.		-
T1	Atlikti paiešką preliminari sutarčių kataloge	Pirkimo vykdytojo specialistas	Naudotojas atlieka paiešką Organizacijos preliminarių sutarčių kataloge.	Turi būti galimybė atlikti preliminarių sutarčių paiešką pagal šiuos kriterijus: ¨       prekės, paslaugos arba darbų pavadinimą ar jo dalį; ¨       BVPŽ kodą; ¨       Paslaugų kategoriją; ¨       Tiekėją, pasirašiusį preliminarią sutartį. Turi būti galimybė filtruoti preliminarias sutartis pagal nustatytus kriterijus.	-
T2	Pasirinkti preliminarią sutartį	Pirkimo vykdytojo specialistas	Pasirenkama preliminari sutartis, kurios pagrindu ketinama sudaryti pagrindinę sutartį ir pradėti įsigijimo iš tiekėjo procesą.	Turi būti galimybė pasirinkti preliminarią sutartį, kurios pagrindu ketinama sudaryti pagrindinę sutartį ir pradėti įsigijimo iš tiekėjo procesą.	-
T3	Vykdyti procesą „Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš kelių tiekėjų be atnaujinto varžymosi“	Pirkimo vykdytojo specialistas	Vykdomas subprocesą „Pirkimas pagal preliminarią sutartį iš kelių tiekėjų be atnaujinto varžymosi“ (žr. 3.3.14.2 skyrius)	Taikomi reikalavimai pateikiami prie procesų aprašymų.	-
T4	Vykdyti procesus „Pirkimas vykdant atnaujinto varžymosi procedūrą“	Pirkimo vykdytojo specialistas	Vykdomas subprocesą „Pirkimas vykdant atnaujinto varžymosi procedūrą“ (žr. 3.3.14.3 skyrius)	Taikomi reikalavimai pateikiami prie procesų aprašymų.
T4	Pasirinkti perkamą objektą ir kiekį	Pirkimo vykdytojo specialistas	Naudotojui pasirinkus preliminarią sutartį automatiškai atveriamas langas su preliminarios sutarties pirkimo objektais ir jų maksimalais galimais įsigyti kiekiais bei kainomis. Naudotojas pasirenka reikiamus pirkimo objektus, nurodo jų kiekį (automatiniu būdu apskaičiuojama pasirinkto kiekio galutinė kaina).	Turi būti atvaizduojamas maksimalus nurodytos preliminarios sutarties pirkimo objektų galimas įsigyti skaičius ir jų vieneto bei bendra kaina. Turi būti galimybė iš nurodytos preliminarios sutarties pirkimo objektų sąrašo reikiamus įsigyti kiekius. Sistema automatiškai turi paskaičiuoti planuojamų įsigyti pirkimo objektų galutinę kainą pagal pasirinktus pirkimo objektus ir jų kiekius.
T5	Pasirinkti pagrindinės sutarties šabloną	Pirkimo vykdytojo specialistas	Naudotojui pasirinkus ir patvirtinus pirkimo objektų kiekius ir galutinę pirkimo kainą leidžiama atlikti paiešką pagrindinių sutarčių šablonų sąraše. Sistema užpildo duomenų suvestinę, kurią naudotojas papildo pagal poreikį ir patvirtina. Sistema automatiniu būdu suformuoja pagrindinės sutarties dokumentą, kurį naudotojas patikslina pagal poreikį. Sutartyse automatiniu būdu užsipildo tiekėjų pavadinimai, rekvizitai, preliminarios sutarties numeris, pirkimo objektas, kiekiai, kainos ir galutinė sutarties suma ir kita informacija.	Turi būti galimybė atlikti paiešką sutarčių šablonų sąraše. Šablono duomenų suvestinėje (el. formoje) turi automatiškai užsipildyti pirkimo procedūros metu gauti duomenys; Turi būti galimybė papildyti automatiniu būdu suformuotą šablono duomenų suvestinę (el. formą) Turi būti galimybė iš pirkimo duomenų suvestinės suformuoti sutarties projektą.
T6	Papildyti sutartį reikiama informacija	Pirkimo vykdytojo specialistas	Esant poreikiui, naudotojas papildo ar patikslina sutarties tekstą.	Turi būti galimybė papildyti ar patikslinti sutarties sąlygas.
E2	Tiekėjui išsiųstas užsakymas ir pagrindinės  sutarties projektas	SAULĖ IS	Užsakymas ir pagrindinės sutarties projektas sistemos pagalba siunčiamas tiekėjui.	Turi būti galimybė automatiškai pažymėjus išsiųsti tiekėjui užsakymą – pirkimo objektą ir jų kiekį bei pagrindinės sutarties projektą pasirašymui.
T7	Vykdyti procesą „Pagrindinės sutarties pasirašymas“	Pirkimo vykdytojo specialistas	Vykdomas procesas „Pagrindinės sutarties pasirašymas“	Taikomi reikalavimai pateikiami prie proceso aprašymo.
E3	Proceso pabaiga	-	-	-