Adresses e-mail

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Pour masquer nos adresses e-mail courantes et afin de paraître plus professionnels, il est souhaitable d'avoir des adresses mail @piaf-saclay.org que l'on pourra utiliser pour recevoir et envoyer des e-mails. Cela dit, mettre en place les e-mails prend du temps, de l'argent et nécessite d'être prudent sur la sécurité. Il faut planifier ce dont on aura besoin.

Questions non résolues :

• [ ] Quel budget doit-on consacrer à ce service ?
• [ ] Quel hébergeur cloud utiliser pour la gestion des mails ?
  • [ ] Est-il viable d'auto-héberger un service open-source ?
  • [ ] Comment s'assurer que nos adresses ne seront pas marquées comme spam ?
• [ ] Comment permettre aux membres de l'association de configurer leur adresse e-mail en autonomie ?
  • [ ] Est-il préférable d'utiliser un service de redirection de boîte mail (type Simplelogin) afin d'éviter le stockage des données ?
  • [ ] Quelles fonctionnalités devrions-nous activer :
    • [ ] Adresses nominatives et individuelles
    • [ ] Adresse contact@piaf-saclay.org
    • [ ] Formulaire de contact sur le site
• [ ] Comment gérer les questions d'ordre légal posées par le RGPD ?

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Un service d'email forwarding comme Simplelogin ou Addy.io (AnonAddy) permet de créer des adresses e-mail business qui sont des alias vers des adresses personnelles.

Avantages

• Tarif raisonnable (30 € / an)
• Facile à mettre en place (par DNS records) et ne nécessite aucune configuration de serveur
• Permet d'envoyer et de répondre aux mails
• Ne stocke aucune donnée

Inconvénients

• Pour certaines boîtes mail comme Outlook, il faut attendre plusieurs mois après la création du nom de domaine pour que les mails envoyés par les adresses en @piaf-saclay.org ne soient pas marqués comme spam. Pour éviter les risques, on peut utiliser un sous-domaine comme mail.piaf-saclay.org.
• Il est possible de détecter en vérifiant les enregistrements DNS que le domaine utilise un service d'email forwarding. À de rares occasions, le domaine peut être bloqué lorsqu'on s'inscrit à un service avec cette adresse.
• La création d'adresses est centralisée. Seule le propriétaire du compte peut créer des alias. Il doit donc connaître les adresses de redirection des membres.

Alternatives

On pourrait utiliser des hébergeurs d'e-mail (Zimbra, Zoho Mail, environ 10 € / utilisateur / an). Chaque utilisateur aurait accès à une boîte mail via un web client et pourrait y accéder via un client SMTP. Différences principales :

• Donne accès à une boîte mail séparée et un web client dédié
• La création de compte dépend moins de l'administrateur du domaine
• Les prix sont généralement plus élevés (et par utilisateur)