Inkonsistens mellom arkivstruktur og rapportene loependeJournal og offentligJournal

[hanber]

---

       Prosjekt  NOARK 5 Standard
       Kategori  Noark 5.5.0
Brukerreferanse  hanber@arkivverket.no
    Dokumentdel  #
     Sidenummer  #
    Linjenummer  #

---

Beskrivelse

I Metadatakatalog gruppert på objekter spesifiseres følgende: "0-M forekomster av avskrivning grupperes inn i 1-M forekomster av journalpost. Merk: Grupperes inn i den journalposten som avskrives"

En journalpost kan avskrives av flere journalposter og en journalpost kan avskrive flere journalposter. Siden avskrivning grupperes inn i journalposten som avskrives, trenger vi bare referanse til journalposten som avskriver journalposten avskrivning er gruppert inn i, derfor inneholder avskrivning metadataelementet M215 referanseAvskrivesAvJournalpost.

Det er mulig at det er hensiktsmessig, om enn ikke nødvendig, med en referanse fra avskrivning til journalposten den er gruppert inn i (M114 referanseAvskriverJournalpost), men det er en annen diskusjon.

En journalpost kan også avskrives av flere korrespondanseparter (mottakere) med eller uten referanse til en avskrivende journalpost. Jeg vet ikke om dette benyttes i andre tilfeller enn ved oppfølging av interne dokumenter med flere mottakere.

I NOARK-4 var avskrivning knyttet til avsender/mottaker, som var knyttet til journalpost. På denne måten ble det klart hvilken mottaker som hadde avskrevet journalposten når det var flere mottakere. Hvis jeg har forstått det rett, er dette ivaretatt av M618 avskrevetAv, hvilket betyr at løsningen må sørge for at avskrevetAv refererer til den brukeren (personen) som har avskrevet journalposten.

Det hadde vært en fordel om avskrivning også inneholdt metadataelementet referanseAvskrevetAv, slik som i tjenestegrensesnittet, men da måtte brukeradministrasjon også ha systemID. I tjenestegrensesnittet er det også et element ved navn referanseAvskrivesAvKorrespondansepart som refererer til korrespondanseparten (kan være en organisasjon), men da måtte også korrespondansepart ha systemID.

Så til inkonsistensen mellom arkivstrukturen og journalene. Begge journalrapportene inneholder journalpost, som igjen inneholder M617 avskrivningsdato, M619 avskrivningsmaate og M215 referanseAvskrivesAvJournalpost, men ikke avskrevetAv.

Dersom avskrevetAv inkluderes, er dette de samme metadata som i objekttypen avskrivning, og avskrivning kunne vært gruppert inn i journalpost i rapportene.

Krav 3.4.3 er "Det skal være mulig å avskrive en inngående journalpost med èn eller flere utgående journalposter." (Accent grave (è) skulle vært accent aigu (é)). Krav 3.4.4 er "Det skal være mulig å la en utgående journalpost avskrive flere inngående journalposter."

Problemet med dagens løsning for journalrapportene er at det er maksimalt én avskrivningsdato og avskrivningsmaate per journalpost. Hvis det finnes flere avskrivninger av en journalpost i arkivstrukturen, må vi velge én av dem til journalrapportene.

NB! I metadatakatalogen står det at avskrivningsmaate "Registreres automatisk når konvertering utføres". Er det meningen, eller skulle det stått "Registreres automatisk når avskrivning foretas"?

Ønsket endring

Kortsiktig:

1. Fjerne M617 avskrivningsdato, M619 avskrivningsmaate og M215 referanseAvskrivesAvJournalpost fra journalpost og gruppere inn avskrivning i journalpost i journalrapportene på samme måte som i arkivstrukturen, dvs. "0-M forekomster av avskrivning grupperes inn i 1-M forekomster av journalpost".
2. Rette skrivefeil.

Langsiktig:

3. Legge til systemID på brukeradministrasjon og korrespondansepart
4. Definere referanseAvskrevetAv (med referanse til brukeradministrasjon) og referanseAvskrevetAvKorrespondansepart (med referanse til korrespondansepart) i metadatakatalogen og legge dem inn i avskrivning.

[petterreinholdtsen]

Se også #111, som forsøker samkjøre avskrivning mellom spesifikasjonene i Noark 5 og Noark 5 Tjenestegrensesnitt.

[hanber]

NB! Husk poenget med ikke å ha systemID på en del objekter, f.eks. korrespondansepart, er å sørge for at korrespondanseparten blir en del av journalposten og dermed ikke kan endres. Med systemID på korrespondansepart som gjør det mulig å benytte avskrivesAvKorrespondansepart, er det fristende for en implementasjon å bare referere til avskrivende korrespondansepart ved dens systemID uten å ta vare på en kopi av korrespondanseparten. Dersom noe metadataelement i korrespondansepart endres, må korrespondanseparten få en ny systemID, slik at vi ved avlevering får riktige metadata som gjenspeiler situasjonen slik den var ved journalføringstidspunktet, ikke ved avleveringstidspunktet.

Ulempen med dette er at det ikke kommer fram at det faktisk er den samme korrespondanseparten når to korrespondanseparter med litt ulike metadata har hver sin systemID. Det må i så fall fremgå av at de f.eks. har samme nasjonale identifikatorer der slike finnes.

Det har vært eksempler på at avsender/mottaker har vært implementert som en egen tabell med en kortform som nøkkel. I journalposten er bare denne nøkkelen lagret. Når adressen til avsender/mottaker har blitt endret, har avsender/mottaker med den nye adressen blitt avlevert, også for de gamle journalpostene, som dermed har fått avsender/mottaker med feil adresse.

Hvordan er dette løst i Geointegrasjon eller tjenestegrensesnittet?

[oivkru]

Jeg tror det er meningen at avskrivning i arkivstrukturen og i journalrapportene er ulike. I objektet avskrivning (som i seg selv forekommer 0-M) i arkivstrukturen, er både M617 avskrivningsdato, M618 avskrevetAv og M619 avskrivningsmaate obligatoriske, med forekomst 1 (mens M215 referanseAvskrivesAvJournalpost har forekomst 0-1). I journalrapportene har M617 og M619 forekomst 0-1, samme som M215.

Hvis endringen gjennomføres som foreslått, vil alle tre (M617, M618 og M619) bli obligatoriske hvis avskrivning forekommer på journalposten.

Da må vi huske at journalrapportene er utformet for å oppfylle arkivforskriften § 10, som angir hvilke opplysninger som skal være med om den enkelte journalpost, og der er det bare "ekspedisjons- eller avskrivningsdato" og "avskrivningsmåte" som er oppgitt. Journalen skal ikke, i følge arkivforskriften, inneholde informasjon om hvem som har avskrevet.

En annen utfordring, eller inkonsekvens i standarden, som du korrekt peker på @hanber, er at journalen forutsetter at en journalpost avskrives én gang, og dermed på én måte (i tråd med tradisjonen fra 1740), mens avskrivning i standarden ellers tar utgangspunkt i at en journalpost kan følges opp på ulike måter og ulike tidspunkt, slik at man kan registrere flere ulike avskrivninger (behandlingsoppfølging).

Nå er det en realitet at (publisert) offentlig journal sjelden eller aldri inneholder informasjon om avskrivning - rapporten blir som regel hentet ut av systemet og tilgjengeliggjort før journalposten blir avskrevet, og de færreste oppdaterer den publiserte versjonen med oppdatert avskrivningsinformasjon. Det er hovedsakelig en inkonsistens knyttet til innholdet i avleveringspakken, vil jeg tro.

Løsningen må muligens være å endre forekomst av M617 og M619 i journalrapportene, fra 0-1 til 0-M.