Klassifikasjon - Fjern skillet mellom primære og sekundære klassifikasjonssystemer, Tillate klassering på flere nivåer

[AnnKnu]

---

       Prosjekt  NOARK 5 Standard
       Kategori  Noark 5.5.0
Brukerreferanse  Documaster
    Dokumentdel  #
     Sidenummer  #
    Linjenummer  #

---

Beskrivelse

Klassifikasjon Klassifikasjon er vårt beste virkemiddel for å legge til rette for gjenbruk av dataene. Klassifikasjon i Noark har mye arv fra den gang arkivkoden var laget for gjenfinning i et papirarkiv og bør oppdateres til å passe et digitalt miljø. Vi ser konkrete forbedringsmuligheter på tre områder:

Fjern skillet mellom primære og sekundære klassifikasjonssystemer Å benytte flere klassifikasjonssystemer i parallell vil gjøre underverker for strukturering og gjenfinning. Skillet mellom primære og sekundære klassifikasjonssystemer virker kunstig og kompliserende. Dersom det er behov for oppdeling kan man heller gi dem egenskapene entydig/flertydig, obligatorisk/valgfri.

Tillate klassering på flere nivåer Det bør være mulig å benytte klasse på flere nivåer i arkivstrukturen samtidig.

Håndtere andre metadataelementer som klasser Dersom man kan håndtere flere av dagens mer spesialiserte metadataelementer som klasser, vil man også oppnå mye større fleksibilitet i standarden. Eksempler på denne typen metadataelementer kan være «journalførende enhet», «administrativ enhet» og «dokumenttype» fra dagens standard, men også mer spesialiserte data fra andre systemer.

Ønsket endring

Konkrete og spesifikke forslag til endringer i spesifikasjonen, inkludert formuleringer, slik at de som vurderer meldingen vet hva du mener vil løse problemet.

[AnnKnu]

https://github.com/arkivverket/noark5-standard/issues/121

[tsodring]

Dette er noe jeg anser som positiv og som bør gjennomføres. Det kan på en måte føles "feil" at man skal gå vekk fra en primær klassifikasjonssystem, men dette er nok på overtid. Jeg synes dette er en viktig endring som også vil sørge for at data som ellers kunne gått tapt ikke går tapt.

Merk at dette vil også få en konsekvens på uttrekk / XSD og dere bør sørge for et parallelt arbeid med XSD slik at XSD holdes au jour med standarden. Jeg kan gjerne komme med et forslag på dette dersom det er ønskelig.

[petterreinholdtsen]

Et relatert innspill finnes #63 .

[oivkru]

Dette var opprinnelig en del av en "samleissue" fra Documaster, med flere andre forslag, som de valgte ikke å bruke mer tid på i kjølvannet av artikkelen om stans i videreutviklingen av standarden som kom på forsommeren. Vi har allikevel valgt å hente inn spesielt denne delen av endringsønsket, og se den i sammenheng med nettopp #63, sånn at vi kan ta klassifikasjon ut av arkivstrukturen, gjøre den mer fleksibel/mindre hierarkisk rigid, og legge til rette for at klassifikasjon kan være en egenskap på registreringsnivå. Det ligger ikke en konkret løsning i dette forslaget, mens diskusjonen i #63 er nærmere en løsning. Det er altså intensjonen her som er et viktig utgangspunkt, og forslag til løsning mottas med takk @tsodring

[sturtzel]

Her har det ikke skjedd mye på to år...

Noark 4 hadde klasse i egen tabell og derfor i praksis ikke noe datamessig skille på primær- og sekundærklassifikasjon. GeoIntegrasjon Arkiv har klasseliste (0..n) tilknyttet mappe. Fiks Arkiv vil ha klassifikasjon som en tilsvarende samling knyttet til mappe. De fleste, om ikke alle, sakssystemer har list over klasser som objektsamling knyttet til mappe.

Noark 5 bør så absolutt gjøre det samme.

[tsodring]

Enig Ragnar. Jeg ser jeg var tagget med ønske om et forslag. Det har jeg ikke fått med meg dessverre. Men jeg kommer gjerne med et forslag om et par uker. For Noark sin del handler dette om XSD og endring i noen av kravene. API-specen vil kreve litt mer. Jeg skal se på det og komme med et par forslag.

En måte å løse det på er å gjøre klassifikasjonssystem i en egen fil klassifikasjonsystem.xml/xsd. En annen er å endre rotnoden i arkivstruktur.xml og sette en eller flere klassifikasjonssystem der. Magefølelsen min sier at klassifikasjonsystem.xml/xsd er mer nyttig da det åpner opp for gjenbruk.

Ragnar kunne du lenket til de aktuelle kildene her som du mener vi skal bruke som grunnlag?

[sturtzel]

Hvordan xsd-ene struktureres har jeg ingen sterke formeninger om. Det viktigste er at materiale kan gjenfinnes via flere kontekster. En byggesak ønskes gjenfunnet for å se hvilke byggesaker som har vært behandlet. Samtidig ønskes det en oversikt over alt som er skjedd på en eiendom. Og det kan være behov for en oversikt over alle byggesaker som har vært gjennom stedlig tilsyn eller har fått innvilget dispensasjoner. Kanskje vil noen skille mellom byggesaker som gjelder boliger og de som gjelder forretningsbygg (skjønt, ofte skjer begge). Slik blir det unaturlig å hekte byggesaken på en bestemt arkivkode slik man trengte i papiralderen. Diskusjonen om hva som er en sak lar jeg ligge nå - mange misbruker sak som en evigvarende mappe inneholdende en lang rekke vedtak.

Vi har hatt en ekstra runde rundt klassifikasjon i Fiks Arkiv (oppdaget at tjenestene ikke hang helt sammen da jeg skulle svare opp denne). Nettstedet til Fiks Arkiv anbefales. Det som landes her vil styre mye av arkivdanningen og vil også ende opp som payload for eFormidlings arkivmelding: https://github.com/ks-no/fiks-arkiv-specification

Klassifikasjon er her en liste (sortert med primær først grunnet Noark) over klasser. Klassene refererer til klassifikasjonssystemet de tilhører. Klassifikasjonssystem er da uavhengig av arkivdel. Disse endres sjelden ved overgang til nye arkivperioder. Og de kan også brukes på tvers av arkivdeler innenfor samme periode. Samme klassifikasjonssystem kan da benyttes for å identifisere personer (klasse) på tvers av elevarkiv, barnehagearkiv, personalarkiv, sosialhjelparkiv etc. En person er en person. En eiendom er en eiendom. En byggesak er en byggesak. Strukturen via klassifikasjon gjør det mulig å sammenstille på tvers. Så får man ta diskusjonen rundt GDPR separat, men arkiv må få lov til å legge til rette for forskning om 100 år.

Også GeoIntegrasjon har klassifikasjon tilsvarende. Teknisk dokumentasjon her: http://dok.geointegrasjon.no/v1_1/index.htm?goto=2:4:2:452 Beskrivelse her: https://geointegrasjon.no/arkiv/

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Hvordan xsd-ene struktureres har jeg ingen sterke formeninger om. Det viktigste er at materiale kan gjenfinnes via flere kontekster.

Veldig enig i at gjenfinning/søk er vitalt for et arkiv, for å sikre at det blir det kunnskapsnavet i organisasjonen et godt fungerende arkiv bør være.

En byggesak ønskes gjenfunnet for å se hvilke byggesaker som har vært behandlet. Samtidig ønskes det en oversikt over alt som er skjedd på en eiendom. Og det kan være behov for en oversikt over alle byggesaker som har vært gjennom stedlig tilsyn eller har fått innvilget dispensasjoner. Kanskje vil noen skille mellom byggesaker som gjelder boliger og de som gjelder forretningsbygg (skjønt, ofte skjer begge). Slik blir det unaturlig å hekte byggesaken på en bestemt arkivkode slik man trengte i papiralderen.

Det er verdt å merke seg at søk på Noark 5s allerede innbygde nasjonalIdentifikator koblet til mappe og registrering kan løse mye av dette. En trenger ikke bruke klassifikasjonssystem for å knytte sak til eiendom eller bygning. Byggesaker kan være knyttet til et matrikkelnummer eller bygningsnummer (byggident) og slik gjøre det mulig å søke opp alle saker relatert til en bestemt eiendom eller bygning.

Samme klassifikasjonssystem kan da benyttes for å identifisere personer (klasse) på tvers av elevarkiv, barnehagearkiv, personalarkiv, sosialhjelparkiv etc. En person er en person.

Tilsvarende har nasjonalIdentifikator personidentifikator for å koble personID (typisk fødselsnummer/D-nummer) til sak.

Se <URL: https://github.com/arkivverket/noark5-standard/blob/master/kapitler/120-vedlegg_2_metadatakatalog_objektsortert.rst > for detaljene.

Merk, intet av dette er argument mot å fjerne skillet mellom primær- og sekundærklasse. Jeg ser ikke hvordan dette skillet hjelper med hverken gjenfinning eller arkivskaping i et digitalt arkiv.

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen

[sturtzel]

Primær og sekundær klassifikasjon trengs for å henge en sak i et hierarki med klassen som overordnet.

Det er gjerne flere sekundære klasser i klassifikasjonen av en sak. Dette gjelder spesielt i kommunesektoren der gammel K-kode brukes (fagklasse, fellesklasse, tilleggskode, objektkode på samme sak). Et brukergrensesnitt vil ikke ha en angivelse av primær klassifikasjon og en annen for sekundær. Det er de samme oppslagene som skal gjøres, det er de samme håndteringene som skal gjøres, det er samme visningsregler, ... Derfor vil programvare håndtere all klassifikasjon samlet.

Klassifikasjonen påføres ofte i etterkant. D.v.s. at sakene kan leve i saksbehandlingssystemene uten klassifikasjon. For enkelte typer saker vil klassifikasjonen alltid påføres etter en tid. Eksempel på dette er reguleringsplaner ordnet etter planident. Planidenten kan ikke påføres før planen er registrert i planregisteret og det skjer ikke før det er bestemt at den skal tas under behandling.