Noark metadata for KS ArkivLett

[sturtzel]

Vedlagt er forslag til metadata identifisert via ArkivLett-prosjektet.

Behovene ble dels identifisert allerede i arbeidet med GeoIntegrasjon plan i 2011.

Noark metadata ArkivLett.docx

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Vedlagt er forslag til metadata identifisert via ArkivLett-prosjektet.

Kan du forklare litt mer hvordan feltene gjeldendeDokument og referanseTilDokumentbeskrivelse i dokumentbeskrivelse tenkes brukt? Det er uklart fra det vedlagte dokumentet hva ekstra det tilfører Noark 5.

Konkret lurer jeg på hva som er er forskjellen mellom en instans av dokumentbeskrivelse med flere dokumentobjekt med stigende versjonsnummer, og flere dokumentbeskrivelser med ulike verdier av gjeldendeDokument. Disse virker å representere det samme for meg.

Her er et XML-eksempel av det jeg tolker ut fra forslaget for KS ArkivLett:

... 33612b3e-9525-11eb-8813-8f70d2acb939 Oversikt over alt vi har ... Erstattet av 78943476-9525-11eb-9185-132bb88060b1 41d0dcdc-9525-11eb-a68d-eb99573501b3 0 ... 78943476-9525-11eb-9185-132bb88060b1 Oversikt over alt vi har ... Gjeldende 2a5efde6-9529-11eb-861e-3716e09414f8 0 ...

Mens dagens spesifikasjon legger opp til at samme dokumentsamling og forhold mellom dem skal representeres slik i stedet:

... 33612b3e-9525-11eb-8813-8f70d2acb939 Oversikt over alt vi har ... 41d0dcdc-9525-11eb-a68d-eb99573501b3 0 ... 2a5efde6-9529-11eb-861e-3716e09414f8 1 ...

Har jeg misforstått bruksområdet?

Det er heller ikke klart for meg hva 'Utgår' som gjeldendeDokument-verdi er ment å representere, og hvorfor dette ikke kan representeres av en tilsvarende verdi i dokumentbeskrivelse.dokumentstatus hvis aktuelt dokument ikke er erstattet av et dokumentobjekt med nyere versjonsnummer. For dokumentbeskrivelse.dokumentstatus er det, slik jeg forstår, kun verdien 'Dokumentet er ferdigstilt' som er standardisert, og en kan bruke andre verdier ved behov.

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen

[sturtzel]

Dette er lettest å beskrive via prosessen for byggesaksbehandling. Søker sender inn en søknad med et sett tegninger. Senere sender søker inn en endringssøknad der det kommer to nye tegninger, samt en revisjon av en av de tidligere innsendte tegningene. Så sender søker inn enda en endringssøknad der en av de tidligere tegningene ikke lenger er relevant (delen har gått ut). Når saksbehandler skal behandle saken trenger vedkommende å vite hvilke av alle innsendte tegninger som er gyldige. Merk at tegningene ligger i flere journalposter. Også arkivmessig er det en fordel å enkelt se hvilke tegninger beslutningen ble fattet på grunnlag av.

Behovet har vært diskutert i mer enn 10 år, men er fortsatt ikke støttet av Noark og da heller ikke av arkivsystemene. Saksbehandlingssystemer etter eByggesaksstandarden fra KS og DiBK har tatt inn dette.

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Dette er lettest å beskrive via prosessen for byggesaksbehandling.

Takk, det gjorde både bruksområdet og forskjellen fra dagens XSD-struktur mye klarere. :)

Når saksbehandler skal behandle saken trenger vedkommende å vite hvilke av alle innsendte tegninger som er gyldige. Merk at tegningene ligger i flere journalposter. Også arkivmessig er det en fordel å enkelt se hvilke tegninger beslutningen ble fattet på grunnlag av.

Kan du forklare hvordan dette blir koblet sammen i eByggesaksstandarden, og hvordan du tenker Noark 5-spesifikasjonen bør endres for å kunne representere dette?

Behovet har vært diskutert i mer enn 10 år, men er fortsatt ikke støttet av Noark og da heller ikke av arkivsystemene. Saksbehandlingssystemer etter eByggesaksstandarden fra KS og DiBK har tatt inn dette.

Jeg mistenker det ikke er så mye ekstra som må inn i Noark 5 for å kunne understøtte noe slikt, men noen må skrive forslaget før vi kan komme i mål. Tror ikke jeg ennå forstår nok av problemstillingen til å skrive forslaget selv, men kan gjøre et forsøk hvis ingen andre får det til før meg.

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen

[sturtzel]

Det er der vi har foreslått element som kan lenke dokumentbeskrivelser sammen med en "begrunnelse" for lenken. Ref. det opprinnelige dokumentet.

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Det er der vi har foreslått element som kan lenke dokumentbeskrivelser sammen med en "begrunnelse" for lenken. Ref. det opprinnelige dokumentet.

Ja, den biten mistenker jeg at jeg forsto, men ble mer usikker når du sa at en i informasjonen om vedtaket skulle kunne se hvilke tegninger som lå til grunn. Hvordan skal en kunne se det? Jeg antar her at lenkene og begrunnelsen kan oppdateres etter hvert som saken skrider frem, slik at en kan godkjenne et gitt sett med tegninger, få inn et nytt skriv med endringer, som fører til at lenkene / statusen endres i systemet og et nytt vedtak gjøres basert på den siste statusen. Det vil jo da ikke være mulig å se hvilke tegninger det første vedtaket baserte seg på. Har jeg misforstått?

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen

[sturtzel]

Kommentarene nederst i dokumentet refererer til arbeidet med ArkivLett. Sluttrapporten fra dette arbeidet ligger her: https://www.ks.no/contentassets/3d554878a07a4eb58338f8bafb956925/ArkivLett.pdf

Jeg ser at dokumentet er litt rudimentært der vs. teksten. Bruk av kryssreferanse står ikke i rapporten fra ArkivLett. Det vi ber om er at Metadata for kryssreferanse utvides med M2xx referanseTilDokumentbeskrivelse. Siste linje i Tillegg for Metadata for dokumentbeskrivelse skulle da ikke vært der, men i kryssreferanse.

[hanber]

I "Noark metadata ArkivLett.docx" er gjeldendeDokument og referanseTilDokumentbeskrivelse foreslått som nye metadata i henholdsvis dokumentbeskrivelse og journalpost. Jeg oppfatter kommentaren over som at gjeldendeDokument og referanseTilDokumentbeskrivelse foreslås som nye metadata i henholdsvis dokumentbeskrivelse og kryssreferanse.

Skal i så fall kryssreferanse også kunne grupperes inn i 0-1 forekomster av dokumentbeskrivelse (i tillegg til klasse, mappe og registrering), slik at det er kryssreferansen gruppert inn i dokumentbeskrivelse som skal kombineres med gjeldendeDokument?

Et alternativ ville jo være å legge både gjeldendeDokument og referanseErstattetAvDokumentbeskrivelse inn som metadataelementer i dokumentbeskrivelse på samme måte som avskrivningsmaate og referanseAvskrivesAvJournalpost i avskrivning. Da hadde koblingen mellom gjeldende dokument og referansen til det erstattende dokumentet blitt tydeligere.

For øvrig synes jeg kryssreferanse burde vært utvidet med et metadataelement for "hensikt" eller "rolle" e.l. for å forklare hva kryssreferansen representerer. I så fall kunne referanseTilDokumentbeskrivelse fått rollen "Erstattet av". Men dette er kanskje "scope creep".

[sturtzel]

Behovet står over, tror nok referanse som inkluderer mulighet for dokumentbeskrivelse er mer fleksibelt enn "erstattet av". Gjeldende dokument kan være på dokumentbeskrivelsen.

Nasjonal produktspesifikasjon for ePlansak og eByggesak omtaler ikke den tekniske siden av dette, men på side 143 er det tatt inn en figur 41 som kobler dokument til vedtak.

Jeg må ta en runde internt for å finsjekke hvordan dette er løst / kan løses kodemessig i fagapplikasjonen.

[sturtzel]

I vår implementasjon av eByggesak er referansen løst via en utvidelse til doklink (som dessverre ikke finnes i Noark 5 og som gjør at man ikke får en reell avlevering der samme dokument inngår i flere journalposter, typisk ved utgående der de tas med som vedlegg for å gi mer informasjon).

Utvidelsen er et felt som angir "erstattetAvDokid", d.v.s. at dokumentbeskrivelsen for det opprinnelige dokumentet oppdateres med informasjon om at dette dokumentet har blitt erstattet av et nytt dokument (f.eks. en oppdatert tegning) via en senere journalpost i arkivsaken.