M082 Journalposttype og dialoger

[sturtzel]

Dialoger i form av chat (og sen arkivering av e-post) bør kunne registreres uten at de kobles på som inngående, utgående eller organinterne dokumenter.

Selv om initiativet kunne vært styrende, inkluderer de både inn- og utgående, eller et sett med interne.

Å registrere med en journalpost pr. postering blir uoversiktlig. Det beste er derfor å registrere med hele dialogen under ett og med et sett av "likeverdige" deltagere i dialogen. Antagelig bør det være en intern behandlingsansvarlig, men ikke som avsender eller mottager.

Endringen påvirker også M087 Korrespondanseparttype som kanskje skulle hatt en ny verdi Deltager.

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Dialoger i form av chat (og sen arkivering av e-post) bør kunne registreres uten at de kobles på som inngående, utgående eller organinterne dokumenter.

Hva konkret mener du med dialoger? Utveksling av f.eks. SMS-meldinger, Zoom-meldinger og lignende? Det fremstår i så fall for meg som et ordrett referat, og bør kanskje registreres på samme måte som referater? Hvordan registreres referater dag?

Epost virker derimot mer naturlig for meg å håndtere som inngående og utgående skriv, Hvorfor blir det uoversiktlig med en registrering per epost? Skulle jo ellers tro det var det mest oversiktlige måten å registrere dem på, som de individuelle filene de i utgangspunktet er. Det gjør det jo også mulig å søke på forfatter og mottaker?

Er det presentasjonen som gjør at det fremstår uoversiktlig? En av testprogrammene i Nikita henter epost ut fra arkivet i mbox-format og lar så epostprogrammet vise frem epostene som epost. Det blir ikke mer oversiktlig enn det, når en lagrer RFC 822-epost som RFC 822-tekstfiler i arkivet. :)

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen

[sturtzel]

En chat er ikke et referat.

Hvis e-poster ikke arkiveres fortløpende, men når den er ferdig vil det være en lang hale der ikke nødvendigvis alle biter har vært til/fra den institusjonen som arkiverer. Ideelt skulle selvsagt hver del vært arkivert for seg, men i virkelighetens verden er det ikke alltid slik. Da er spørsmålet hvordan den på best mulig måte kan arkiveres. Det kan selvsagt være ved å kjøre e-posten gjennom en prosess som splitter.

Men det var samtaler i form av Messenger, Teams chat etc. jeg først og fremst tenkte på. Opptak av en telefonsamtale? Opptak av et møte? Det er en del formater som ikke passer i tankegangen inn/ut.

[SteinarAbrahamsen]

Samtale, chat, referat fra samtale og opptak fra møter bør legges inn som journalpost av typen (x).

[sturtzel]

Og da bruker parter i stedet for korrespondanseparter for å angi hvem samtalen var mellom?

[SteinarAbrahamsen]

Det holder å registrere deltakere / fremmøte i dokumentet.

[sturtzel]

Steinar: Det er her snakk om dialoger, ref også "Samtale, chat, referat fra samtale" i forslaget ditt for X.

D.v.s. Messenger, Teams, SMS, ... Dokumentet er loggen fra dialogen og den bør ha metadata som gjør det mulig å identifisere den. Men også notater fra et møte med eksterne bør ha metadata som angir hvem som var med.

Politiske møter har fra Noark 4 egne metadata (som mangler i Noark 5 men nok bør standardiseres som virksomhetsspesifikke metadata).

[oivkru]

Helt enig i at dette er et behov, men vil innebære videreutvikling av standarden. Vi har vel tenkt litt for lite på løsning til at vi er klar til å ta det med i versjon 5.1. Dette kan være med inn i diskusjonen rundt ny standardisering?

Hvis vi er enig om at vi ikke vil ha noe klart til versjon 5.1, kanskje vi kan lukke denne? Selv om det absolutt bør med...?

[petterreinholdtsen]

Dette kan kanskje gjøres uten endring i spesifikasjonen, ved å bruke en samleoppføring for dialogen og enkeltvedlegg til hvert innlegg?

[sturtzel]

Ja, men er det da en inngående journalpost? Utgående? Internt notat? Og er den eksterne avsender? Mottager?

Jeg mener det er bedre å angi at det her er en komplett dialog mellom ekstern n og intern m.

[sturtzel]

Så at det var flere kommentarer. Enig i at denne ikke er kritisk vs. første revisjon, men ikke lukk den så den blir glemt. Heller "for senere revisjon". Det blir stadig mer av slike dialoger og det er ofte de som mangler i arkivene.

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Ja, men er det da en inngående journalpost? Utgående? Internt notat?

Jeg tenker det bør få en ny typebetegnelse, f.eks. 'Øyeblikksmeldinger' eller noe. Så vidt jeg kan lese ut av Noark 5-spesifikasjonen så er det endel typebetegnelser som må være tilgjengelig (spesifikt "Inngående dokument", "Utgående dokument", "Organinternt dokument for oppfølging", "Organinternt dokument uten oppfølging" og "Saksframlegg"), men det står ingen steder jeg fant at det er kun disse som kan brukes. I Noark 5 Tjenestegrensesnittet er det spesifisert at Journalposttype er en "åpen kodeliste", hvilket betyr, så vidt jeg vet, at en kan legge inn nye typebetegnelser ved behov. Jeg minnes at politidirektoratet hadde innført en kode 'A' for avtaler som ved en inkurie ikke ble offentliggjort og dermed ble godt kjent. Det illustrerer at flere typer enn de som er nevnt i Noark 5-spesifikasjonen er mulig og tillatt.

Og er den eksterne avsender? Mottager?

Personlig ville jeg nok gått for mottaker for de som deltok i dialogen, da det var disse som mottok meldingene. Men en kan jo også her definere en ny korrespondanseparttype, f.eks. 'Deltager'. :)

Ideen min er å la hele dialogen få en journalpost, og hver melding i dialogen gis en separat dokumentbeskrivelse og dokumentobjekt, der dokumentbeskrivelsens forfatter brukes til å vise hvem som skrev de spesifikk melding. Innholdet koblet til hver dokumentobjekt kan være selve meldingen som tekst, eller en kan legge meldingen i tittel og beskrivelse hvis meldingen ikke er veldig lang.

Jeg mener det er bedre å angi at det her er en komplett dialog mellom ekstern n og intern m.

Enig. Jeg mistenker bare det er mulig å gjøre innenfor rammene av dagens spesifikasjon.

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen

[sturtzel]

Jeg tror det generelt går dårlig å bruke forfatter som angivelse av "avsender/mottager" siden arkivkjernene gjerne har sjekker mot saksbehandlerregistre her / automatisk setter denne til "pålogget bruker".

[petterreinholdtsen]

[Ragnar Sturtzel]

Jeg tror det generelt går dårlig å bruke forfatter som angivelse av "avsender/mottager" siden arkivkjernene gjerne har sjekker mot saksbehandlerregistre her / automatisk setter denne til "pålogget bruker".

Det stemmer sikkert, men min vinkling er hva som er innenfor eller utenfor Noark 5-spesifikasjonens krav og struktur, ikke hvilken oppførsel ulike implementasjoner har valgt å implementere. Poenget mitt er at dagens krav og struktur i spesifikasjonen kan representere dialoger som skissert.

-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen