Open petterreinholdtsen opened 3 years ago
petterreinholdtsen
commented
3 years ago Det er verdt å merke seg at for eksempel Nasjonalbiblioteket, når det gjelder film, ber om kopi av både master og bruksutgave, se https://www.nb.no/pliktavlevering/film/ . Dette er i praksis det samme som jeg foreslår her, og med de samme fordelen som bevaring av masterutgaven av en film vil gi for filmbevaring.
oivkru
commented
3 years ago Her er det riksarkivarens forskrift § 5-17 som begrenser hvilke dokumentformater som er godkjente ved avlevering eller deponering. Bestemmelsen i dag fungerer sånn at andre formater enn de som står i den bestemmelsen må godkjennes eksplisitt, gjennom enkeltvedtak. En generell adgang til å la originalfil bli med i Noark-uttrekk vil antakelig kreve forskriftsendring.
Dette gjelder dessuten ikke kun dokumenter i Noark-arkiv, men er aktuelt for alle typer uttrekk med dokumenter, så dette kan ikke løses i standarden alene. Det er mulig teksten i større grad kan åpne opp for det, dvs. at det presiseres at en bevaringsvurdering kan tilsi at originalfil har bevaringsverdi, og dermed åpne for at de kan tas med i uttrekk. Vi har vel allerede åpnet for å motta Excel, mener jeg å huske, siden en konvertering av Excel til de mest brukte arkivformatene vil ødelegge mye av informasjonsinnholdet, funksjonaliteten og dermed bruksverdien av fila.
Vi kan også ha i bakhodet forslaget til § 19 i NOU 2019:9, om plikten til vedlikehold, hvor det blant annet står:
Virksomheter skal vedlikeholde dokumentasjon og hindre utilsiktet informasjonstap ved konvertering til nye formater eller ved annen behandling. Som informasjonstap regnes også redusert mulighet for sammenstilling eller søking i dokumentasjonen eller etterprøving av dokumentasjonens ekthet.
Enig i at det kan være aktuelt å åpne for muligheten i større grad enn det er i dag, men det er først og fremst gjennom forskriften dette må gjøres.
petterreinholdtsen
commented
3 years ago [Øivind Kruse]
Her er det riksarkivarens forskrift § 5-17 som begrenser hvilke dokumentformater som er godkjente ved avlevering eller deponering. Bestemmelsen i dag fungerer sånn at andre formater enn de som står i den bestemmelsen må godkjennes eksplisitt, gjennom enkeltvedtak. En generell adgang til å la originalfil bli med i Noark-uttrekk vil antakelig kreve forskriftsendring.
Mulig vi leser forskriften forskjellig, men jeg ser ikke noe i forskriften som forbyr å ta vare på originalfilene også kalt produksjonsformater. Det nærmeste jeg ser er § 5-17 (Godkjente filformater for arkivdokumenter ved avlevering eller deponering) punkt (4) som sier "For andre typer formater må det gjøres særskilt avtale med Arkivverket", men det forstår jeg til å kun gjelde arkivformater (jamfør overskriftens 'arkivdokumenter'), ikke produksjonsformater. Det står også i § 3-3 (Krav til dokumentformat og eksportfunksjoner i arkivsystem) at hvis en skal slette originalfilene så skal en "kontrollere at konvertering til arkivformat er utført korrekt og komplett, og at dokumentene er lesbare", hvilket jo er en god ide, men ikke innebærer krav om kassering, så vidt jeg kan forstå.
Hva er det som gjør at du mener forskriften forbyr bevaring av originalfiler?
Enig i at det kan være aktuelt å åpne for muligheten i større grad enn det er i dag, men det er først og fremst gjennom forskriften dette må gjøres.
Godt vi er enige, da får vi dette til.
Jeg tror altså ikke det trengs endring i forskringen, så hvis vi fikser teksten i Noark 5 så er vi i boks.
-- Vennlig hilsen Petter Reinholdtsen
oivkru
commented
3 years ago Det er ikke noe i forskriften som forbyr det, men det gjør vel ikke standarden heller. Som du sier er det snakk om tekstlige endringer, og ikke krav. Men unntak fra de forhåndsgodkjente formatene må godkjennes i hvert enkelt tilfelle.
Jeg har sett på de konkrete forslagene, og tror nok de går litt for langt. Det er ikke innenfor den operative forvaltningen av standarden å endre dette så mye. Hovedregelen vil fortsatt være at produksjonsformat ikke skal være med i uttrekket, noe annet vil være en policyendring som må forankres på et helt annet nivå.
Jeg tenker det kan være tilstrekkelig å endre den aktuelle teksten i 6.4.9 slik: "I Noark 5-løsningen kan de samme dokumentene også eksistere i produksjonsformat, men disse skal i utgangspunktet ikke være med i uttrekket. I noen tilfeller kan det allikevel være aktuelt å ta med det opprinnelige dokumentet, for eksempel dersom det kan tenkes at det i fremtiden kan oppstå behov for å gjenskape konverteringen og bekrefte at den er korrekt."
Teksten før tabell 2.16 kan endres til: "Alle dokumenter som skal avleveres, må være konvertert til format godkjent av Riksarkivaren. Det opprinnelige produksjonsformatet kan da slettes. Det kan være behov for å ta vare på produksjonsformatet for en kortere eller lengre periode etter konvertering, blant annet for lettere å kunne gjenbruke informasjonen, eller for muligheten til å etterprøve at konverteringen ble gjort korrekt og uten informasjonstap. I enkelte tilfeller kan det også være aktuelt å ta det opprinnelige produksjonsformatet med i et arkivuttrekk."
Kommuner står selvsagt fritt til selv å ta vare på originalfiler så lenge de ønsker, så teksten må ikke kunne misforstås dit hen at det er en plikt til å slette produksjonsformat heller.
Beskrivelse
Det er viktig og riktig å ta vare på digitale dokumenter på et format som det er stor sjanse for å tolke i fremtiden, og dermed er kravet om å alltid konvertere til arkivformat en nødvendig del av bevaring. Men like viktig er det å gjøre det mulig for fremtidens forskere og brukere av det digitale arkivmaterialet å oppdage eventuelle mangler med konverteringen, samt å selv kunne tolke det opprinnelige formatet der arkivformatet kun viser frem en del av informasjonen som var i det opprinnelige formatet. Ved å ta vare på både originaldokumentet og arkivformatet blir hver enkelt dokument en rosettastein i arkivet som gjør det mulig å forstå dokumentene bedre enn hvis bare et av dem var tilgjengelig.
Et eksempel er for 3D-modeller konvertert til PDF/A, der et begrenset antall synsvinkler blir med i PDF-avbildingen, mens 3D-modellen gir mulighet for uendelig antall synsvinkler. Et annet er regneark konvertert til PDF/A, der de matematiske formelene bak hver rute blir til ferdige utregninger og formelen blir borte. Et tredje er epost konvertert til PDF/A, der eposthodefelt og digitale signaturer innbakt i eposten ikke lenger kan kontrolleres.
Noark 5-spesifikasjonen bør endres til å tillate avlevering av originalfilen i tillegg til arkivformatet.
Ønsket endring
Endre tekst om sletting før tabell 2.16 og i del 6.4.9 (Arkivdokumentene) for å tillate deponering og avlevering av originalformat / produksjonsformat i tillegg til arkivformat.