Skape arkivuttrekk og overføringspakke

[oivkru]

Beskrivelse av behov

Når arkiv skal overføres til andre (annen virksomhet, arkivdepot, mm.) må det lages et arkivuttrekk og en overføringspakke. Vi må ha tillit til at innhold, format og struktur på arkivuttrekk og overføringspakke er produsert på en måte som ivaretar krav til innholdets autentisitet, integritet og anvendbarhet.

Mål/motivasjon

Innholdet i arkivuttrekket må være i samsvar med bevaringsvurderingen (dvs. bevaringsformålet som ligger til grunn for at innholdet overføres), og overføringspakken må inneholde nok informasjon/data til at arkivinformasjonen kan forvaltes videre, innenfor et nytt system/forvaltningsregime. I dag vet vi for lite om hva som gjøres med arkivinformasjon i forbindelse med produksjon av arkivuttrekk, og lite kunnskap om innholdet i det som mottas er i tråd med bevaringsvedtak, om det er komplett, osv. Vi er kjent med at leverandørene i stor utstrekning har manipulert uttrekkene for å få dem godkjent, slik at de uttrekkene vi får ikke er autentiske og komplette.

Suksesskriterier/måling

Arkivoverføringspakker blir produsert på en slik måte at vi har tillit til at innholdet er komplett, i tråd med bevaringsvedtak, ikke inneholder kassabelt materiale, opplysninger uten behandlingsgrunnlag, osv. Format, struktur, mv. på arkivuttrekket er ikke en del av behovet, det forutsettes definert i bevaringsvurdering/-vedtak eller i avtale mellom avgiver og mottaker.

Område/prosess

Lage arkivuttrekk og overføringspakke fra en IT-løsning.

Målgrupper

Primær: De som er involvert i prosessen - arkivskaper og depotinstitusjon Sekundær: "Alle" er tjent med at vi har tillit til hvordan arkivuttrekk blir laget.

Hastegrad

Høy. Det finnes standarder som beskriver det, men løsningene i dag inngir ikke tilstrekkelig tillit.

Forslag til løsning

Vi har en hypotese om at prosessen er lik (nok) for å skape arkivuttrekk og skape overføringspakke til at det behandles som ett behov. Detaljering kan medføre at denne issuen deles.

OAIS beskriver innholdet i en overføringspakke, uten å ta stilling til innholdet i arkivuttrekket (bevaringsobjektet). Noark 5 stiller krav til uttrekk fra Noark-system, men kravene er ikke tilstrekkelig til at vi har de nødvendige garantier for at uttrekket ikke er manipulert for å gå gjennom mottak og test hos arkivdepot. Vi trenger en ny, mer generell tilnærming til hvordan arkivuttrekk og overføringspakker lages.

• Standard for hvordan / hvilke krav som gjelder for å skape overføringspakke på et vis som ivaretar gitte hensyn (prosessnivå) - sannsynligvis relevant med (noen) obligatoriske krav
  • Krav til (det bevaringsverdige) innholdet i uttrekket --> Identisk mellom avgivende system og uttrekket (ingen uautoriserte endringer)

[TerjePD]

DIAS beskriver overordnet form og struktur for en informasjonspakke, uten å ta stilling til form og struktur i selve bevaringsobjektet.

[TerjePD]

Her kommenteres det både rundt selve produksjonen av et arkivuttrekk og om krav til dette, samt om kompletthet. Kan være lurt å splitte disse slik at Kompletthet blir en egen issue.

[lvbachmann]

Fra raffineringsmøte: Kan kanskje være egnet for å teste ut å lage en MVP-versjon av en standard - begrense oss til det helt nødvendige for at behovet er dekket

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 6. oktober 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Gjennomførbarhet

• Vaskelige å sjekke om informasjon fra produksjon til uttrekket kommer autentisk. Dette er overlapp med #12, derfor er den lavere frem til #12 er løst
• Stor variasjon i grunnlaget trekker noe ned
• Høy mulighet for at markedet vil ha det trekker opp
• Gjennomførbarhet skal økes når behov #12 er løst

Verdi

• Stort problem også i Noarksystem - det å verifisere at informasjonen er autentisk versjon av prod
• Det å ha tillit til arkivuttrekk er grunnleggende innen arkivfelt, dette trekker betydelig opp

Hastegrad

• Høy: Område hvor dagens situasjon er minst tilfredstillend
• Det er mange svarte bokser som gjør ikke tydelige operasjoner
• Her er hastegraden høyere enn det markedet synes

Risko

Lav risiko for forverring - høy risiko for forbedring.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟩Handler om overgang mellom deler av livssyklus på samme måte som sletting

Hastegrad

• 🟩Er etterspurt av forvaltningen - er blant top 3 etterspurte behov
• 🟩Det er kjent at dette er vanskelig i dag, derfor haster det å fikse det

Risko

• 🟩 Dagens situasjon er utilfredsstillende - mye tukling med data ifm. uttrekk
• 🟩 Lav risiko for at ny standardisering kan være en forverring
• 🟥 Kan påføre kostnader til leverandører (som viderefaktureres forvaltningen) - vil medføre pålagt utvikling
• 🟥 Risiko for lite anvendbart resultat så lenge Riksarkivarens forskrift stiller (uhensiktsmessig) strenge krav til format/struktur

[Swoy]

Problemstillingen som presenteres bør betraktes i et større perspektiv enn beskrivelsen tilsier. Det er bred enighet om at dokumentasjonsnivået i leverandørenes uttrekk ofte er utilfredsstillende, men dette kan ikke tilskrives NOARK eller OAIS.

I en kommunal sammenheng oppstår uautorisert manipulering som et resultat av ustrukturert samhandling mellom uttrekksansvarlig og arkiveier. Dette skyldes flere faktorer:

• Tid: Under datafangsten oppdages ofte avvik som krever manuell gjennomgang av innholdet, noe som tar lang tid og krever betydelige ressurser. Disse avvikene skyldes vanligvis valg i programvareutvikling, kravspesifikasjon ved anskaffelse eller feilaktig bruk i produksjon.

• Økonomi: Datafangst i bevaringsøyemend betraktes ofte som et nødvendig onde i kommunene og utføres vanligvis på grunn av pålegg. Det er sjelden avsatt tilstrekkelige midler til å kontrollere uttrekkene forskriftsmessig, noe som fører til nedprioritering av mindre avvik og at dokumentasjon blir oversett grunnet for høye kostnader. På den andre siden forsøker leverandørene å spare inn så mye de kan ved å gjøre så lite som mulig.

• Kunnskap: Mangel på kunnskap i kombinasjon med tid og økonomi fører til at kommunenes ansvarshavende ikke har nødvendige forutsetninger for å forstå kravene i forskriften eller omfanget av arbeidet. Leverandører utnytter dette, og viser ofte liten forståelse for betydningen av dokumentasjon for å skape nytteverdig informasjon.

For å oppnå en reell endring, er det tvilsomt om en nyskaping vil hjelpe. Erfaring tilsier at dette kan forverre situasjonen ved å skape flere tolkninger og retningslinjer, noe som fører til økt frustrasjon og svekket fokus på det viktigste; bevaring av vår samtidshistorie.

Jeg har tidligere foreslått å etablere spesialinteressegrupper for å håndtere disse utfordringene, men møter liten forståelse for den potensielle styrken slike grupper kan ha i bransjen og offentlig forvaltning. Tiltak som StandardLab kan bidra til redusert samhandling på sikt, heller enn en varig løsning. Rett og slett fordi dere legger terskelen for høyt.

Når det er sagt, tror jeg det er viktigere å erkjenne at i situasjoner som denne, kan det være mer hensiktsmessig å harmonisere eksisterende standarder fremfor å skape nye. NOARK fungerer godt til sitt formål, produksjonslinjen har sine svakheter, og som jeg har lært i KAI, kan dette oppsummeres slik:

Vi har laget noe foreløpig som funker, og det er plass for å snakke om konsekvenser og effekter. Men det blir litt urettferdig å kritisere jobben som er gjort når man tar hensyn til de forutsetningene vi hadde. La oss heller forbedre det vi har, bygge videre på det og fortsatt bruke det med glede.

Det ville også være fordelaktig om dere besvarer tilbakemeldingene våre raskere, slik at de som er engasjert i dette arbeidet får inntrykk av at dere er oppmerksomme og tar hensyn til våre perspektiver.

[oivkru]

@Swoy Takk for nyttige innspill og synspunkter på hvordan det fungerer med produksjon av arkivuttrekk, mv. i dag, vi skal ta det med i hvordan vi jobber med arkivuttrekk i linjen. Det faller utenfor StandardLabs mandat å komme med tiltak for å forbedre produksjon av arkivuttrekk fra dagens løsninger, men det er viktig for Arkivverket å få innspill på hvordan vi gjør forbedringer her på kort sikt. Jeg tar det med videre.

Når det er sagt, så kommer du også med viktige poeng som vi tar med i arbeidet med fremtidig standardisering. Slik behovet er beskrevet nå, så har vi ikke prioritert det, men vi vil prøve å forbedre behovsbeskrivelsen til neste behovsprioritering, slik at det er tydeligere hva det skal løse innenfor StandardLabs mandat.

[Swoy]

Takk for at du tok deg tid til å lese og svare på mine innspill og bekymringer. Jeg forstår at noen av punktene jeg nevnte faller utenfor StandardLabs mandat, men jeg setter pris på at du tar dem med videre til Arkivverket for vurdering og mulige forbedringer på kort sikt.

Jeg vil gjerne oppfordre til økt dialog og samarbeid mellom alle involverte parter, inkludert kommuner, leverandører og offentlige etater, slik at vi kan jobbe sammen mot en mer bærekraftig og fremtidsrettet arkivpraksis.