Samhandlingsevne (interoperabilitet)

[lvbachmann]

Beskrivelse av behov

Interoperabilitet (teknisk og semantisk) mellom løsninger som inneholder informasjon av typen dokumentasjon

Mål/motivasjon

Egenskaper ved dokumentasjon som er felles på tvers av alle datasett bør være gjenkjennbart uavhengig av løsninger og aktører. Dette legger til rette for operativ samhandling, levering av data til fellesløsninger, enklere migrering og enklere betjening av datasett i depot.

Suksesskriterier/måling

Det er mulig å gjenkjenne sentrale egenskaper ved dokumentasjon på tvers av løsninger som håndterer dokumentasjon. Legger til rette for utvikling av åpne tekniske standarder for samhandling, som muliggjør interoperabilitet og gjenbruk av data (inkludert i sanntid), samt langtidslagring av dokumentasjonen

Område/prosess

Dokumentasjonsforvaltningen og samhandlingen mellom ulike løsninger som skal lagre, forvalte og bruke informasjon av typen dokumentasjon

Målgrupper

• Utviklere og bestillere av dokumentasjonsløsninger
• Forvaltere av fellesløsninger og -komponenter som bruker og gjør tilgjengelig informasjon fra slike løsninger

Hastegrad

Middels, siden det er behov for å oppdatere og forenkle gjeldende informasjonsmodell. Det finnes tilgjengelige informasjonsmodeller i dag, som er i aktiv bruk og danner grunnlag for API og fellesløsninger og –komponenter som er i bruk. Noark 5 metadatakatalog og informasjonsmodell er basismodellen som brukes i dagens Noark-løsninger og enkelte nasjonale fellesløsninger. For saksbehandling av journalpliktige dokumenter fungerer informasjonsmodell for sak/journalpost slik den er dekket av Noark 5 fungerer tilfredsstillende. Vi ser dog at den brukes til mer enn den er egnet for, og da vil den oppleves som for rigid.

Forslag til løsning

• Standardisert navngivning av visse felles metadata i en logisk informasjonsmodell/datamodell, som legger grunnlag for at informasjonen kan tilgjengeliggjøres gjennom ett eller flere felles API. En løsningsuavhengig felles informasjonsmodell gjør det mulig å avbilde og gjenkjenne informasjonselementer på tvers av ulike virksomheter og system.
• Mappingtabell mellom metadata i løsninger mot en standardisert informasjonsmodell/datamodell som en del av ulike overføringspakker
• Standardisering på et nivå der begge løsningene over er «godkjente» måter å løse behovet

Merknad (jf. kommentarer til #4): Obligatoriske metadata bør begrenses til et minimum, både for å tilrettelegge for at flere systemer kan komme på markedet, og for å begrense manuell byrde med å supplere metadata i de tilfellene dette ikke kan oppstå automatisk.

Merknad: Arbeid med dette behovet må ta inn over seg behovene for metadata for bevaring og tilgjengeliggjøring

Merknad: En variant av Noark 5 metadatakatalog (og informasjonsmodell) med nedskalering av hvor mange egenskaper som er obligatoriske kan vurderes som utgangspunkt for videre standardisering for å forenkle overgangen mellom ny og gammel standardisering

[yonyonson]

Merknad: Arkivverket jobber nå med å kartlegge metadatabehov for bevaring og tilgjengeliggjøring med prosjekt "Metadata og katalog".

[sturtzel]

Alt som bygger oppunder interoperabilitet er viktig.

Dokumentasjon flyter på tvers av private/offentlig, på tvers av offentlige organer og på tvers av løsninger internt i et organ. Norge har mye å spare/tjene på at slike prosesser kan automatiseres og da må arkivet spille på lag.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟩 Dette kan ha umiddelbart verdi gjennom at dette bidrar til innovasjon og gir mulighet for flere leverandører å komme på markedet.

Hastegrad

• 🟩 Det var det mest etterspurte behovet i behovsintervjuer
• 🟨 I dag har vi Noark modell som fungerer stortsett til sitt bruk

Risko

• 🟩 Godt etablert modell i dag som det vil være lav risiko ved å videreutvikle (NB! Dette medfører binding mot dagens standard)
• 🟩 Kan gjøres uten store følgekostnader (innføre mer fleksibilitet)
• 🟨 Modellen som utvikles/videreutvikles vil kunne bli brukt til behov den ikke er hensiktsmessig
• 🟨 Fleksibiliteten som allerede finnes blir i liten grad utnyttet - risiko for at det samme skjer hvis vi gjør mer fleksibelt, og i så fall lite gevinst

[sturtzel]

Siden Arkivverket ikke deltar i standardiseringen av Fiks Arkiv som hele kommunal sektor (og sikkert flere) kommer til å følge: Ref. denne for å redusere behovet for metadata oversendt via API: https://github.com/ks-no/fiks-arkiv-specification/issues/81

[sturtzel]

Merk at arkivmeldingen i Fiks Arkiv er ment også å erstatte den midlertidige arkivmeldingen i eFormidling. D.v.s. at arkivmeldingen vil være en vesentlig meldingsbærer for prosesser som samhandler i tillegg til prosesser som arkiverer.

Basert på mandatet til Standardlab, ref. kapittelet om føringer, men også effektmålene, burde standardlab ha involvert seg i dette arbeidet, inklusive sett på hvordan dette kan utnyttes for arkivformål.

[lvbachmann]

Hei, @sturtzel!

Takk for informasjon om at det nå er (i ferd med å bli) Fiks Arkiv som er master for definisjon av arkivmelding. Vi har allerede KS/FIKS på blokka for hvem vi ønsker å komme i dialog med rundt MVP for informasjonsmodell. Dette er nå enda mer relevant enn vi hadde forutsett.

En slik dialog vil også være et godt punkt for å få i gang (eventuelt) videre samarbeid - enten det er med StandardLab eller om oppfølging håndteres av andre deler av Arkivverket.