Arkiv på tvers av offentlige virksomheter ved livshendelser

[lvbachmann]

Beskrivelse av behov

Håndteringen av innbyggernes behov skjer ofte på tvers av myndighetssiloene i det offentlige. Standardene for dokumentasjonsforvaltning og arkiv må legge til rette for at dette håndteres på hensiktsmessig vis.

Forutsetning for behovet er begrenset av de sju livshendelsene slik de er definert av Digdir. https://www.digdir.no/sammenhengende-tjenester/arbeidet-med-de-sju-livshendelsene/1170

1. Få barn
2. Alvorlig sykt barn
3. Miste og finne jobb
4. Ny i Norge
5. Starte og drive en bedrift
6. Dødsfall og arv
7. Starte og drive en frivillig organisasjon

Behov for dokumentasjon kan deles i a) Innbyggernes behov for tilgang til dokumentasjon som omhandler dem selv/ deres sak. b) Dokumentasjonsplikt og -behov i saksbehandlingen.

Mål/motivasjon

Standardisert måte å håndtere arkiv for prosesser på tvers av flere myndighetsorganer.

Suksesskriterier/måling

Område/prosess

Målgrupper

Hastegrad

Middels hastegrad - utydelig i hvilken grad dette er håndtert i dagens situasjon

Forslag til løsning

Må utredes

[yonyonson]

Den henger tett sammen med #5 og #6

[lvbachmann]

@yonyonson Her kan det også finnes alternative løsninger - f.eks. ved bruk av referanser på tvers av ulike løsninger. Men jeg er enig i at det er nærliggende å se på sammenhengene du peker på.

[sturtzel]

Et typisk annet eksempel med behov for innsyn på tvers er statsforvalterens klagebehandling.

Det er ingen grunn til at det organet det klages på skal sile hvilken informasjon statsforvalteren skal vurdere. Og det er helt unødvendig i dag å overføre store mengder dokumenter.

Men effektiv samhandling på tvers fordrer omforente standarder. Hvis ikke blir det kun dokumentinnsyn uten mulighet for effektiv saksbehandling.

[lvbachmann]

@sturtzel Enig i at det er flere konsepter for samhandling på tvers som er relevant å se på i sammenheng med dette behovet 👍🏻

[MibaStaf]

@sturtzel Veldig glad for det du skriver! Arkiv på tvers av offentlige virksomheter er noe av det viktigste vi må jobbe med. Statsforvalterne vil gjerne være med å få dette til. Vi i STAF starter opp Stimulab-prosjekt i 2023 om "klagebehandling øk. stønad" mellom statsforvalteren og kommunal NAV. Et funn vil garantert være at det er svært ineffektiv og forsinkende å sende dokumenter att og frem og etterlyse nye dokumenter osv. Vi vil sikkert søke oss inn i sandkassen på nytt (ble ikke tatt opp nå i første omgang). Da fikk jeg reklamert for vårt prosjekt også :-)

Minimumskravet må være at det lages gode standarder på tvers av sektorer/myndigheter og systemer. Dokumentinnsyn i f.eks. kommunalt fagsystem som alternativ løsning.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 6. oktober 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Gjennomførbarhet

• Vi kan ikke standardisere for hele offentlig sektor på dette nivået - trekker betydelig ned
• Vi må bygge en generisk standard før vi kan standardisere for spesifikke områder/gjøre en spesialisering - trekker betydelig ned

Verdi

• Treffer smalt, det er mange livshendelser - trekker betydelig ned
• StdLab sin mandat går på standardisering, og ikke på videreutvikling av dagens standard. Om vi tenker uavhengig av dagens standardisering - da er verdien relativt lavt. Dette trekker ned.
• Det kunne ha vært annerledes om vi skulle ha videreutviklet dagens standard - trekker ned
• Vær bevisste på hva signaleffekten av å si at dette er uviktig - trekker litt opp
• Baserer seg på prioritering fra sentrale myndigheter - nøytralt
• Dette er kun 1. runde, vi skal komme tilbake til de senere - nøytralt

Hastegrad

• Det er mulig at andre aktører opplevere at hastegrad her er betydelig høyere
• Få begynte å tenke på dette, derfor er det vanskelig å finne noen å diskutere med - trekker ned

Risko

Situasjonen og behovet er veldig umodne. Risiko for lage feil standaridisering er meget høy.

[sturtzel]

Jeg synes konklusjonen er skuffende og lurer på hva Standardlab egentlig ønsker. Noe som kan understøtte saksbehandling og samhandling eller kun langtidsbevaring? Stort nærmere 0 på noe som har vært ansett viktig lenge er det vel ikke mulig å komme. Det store behovet er data som flyter mellom aktører (publikum, etater, systemer). Da understøtter arkivet saksbehandlingen og bidrar til effektivisering. Og det blir enkelt å høste fra prosessen slik at det ikke bare blir sluttresultatet som ender i arkivet.

Livshendelser er en ypperlig arena for å se på behov på tvers. Å starte med en generisk standard for å se hvordan den kan brukes i etterkant er å lage noe man risikerer ikke vil bli benyttet (i særlig grad).

Det er forskjell på å videreutvikle dagens standard og å ta utgangspunkt i denne for å se hva som fungerer og som ikke fungerer. Verden endrer seg kontinuerlig. Skal man lage noe helt nytt uten tanke på det gamle, vil det gamle fortsette å leve. Noark 4 er fortsatt svært styrende for mye. Mange av Noark-objektene vil trenges også fremover om ikke satt sammen på akkurat den måten det er gjort og kanskje ikke med alle de attributtene som er definert tidligere.

Livshendelser har vært diskutert i minst 20 år. Det må finnes mye å ta utgangspunkt i her m.h.t. behov.

Se hva KS sammen med bl.a. DiBK og leverandørmarkedet har fått til innenfor byggesaksbehandling. Data fungerer i samspillet søker/søknadsløsning, saksbehandling, arkiv, matrikkel, planregister, innsynsløsninger og snart også politisk behandling.

Start med noe "enkelt", få erfaringer og juster.

[lvbachmann]

Hei, @sturtzel!

Først av alt vil vi presisere at dette behovet ikke er avvist, kun at det er nedprioritert som første behov som skal behandles av StandardLab. Når vi har kommet langt nok med å jobbe med første behov, vil vi gjøre en ny prioritering av alle behov - vi vurderer på nytt hver gang. Dermed kan dette behovet bli høyere prioritert i neste runde.

Vi ser også at hvordan vi har brukt vår egen prioriteringsformel har gitt større utslag enn vi hadde tenkt, så avstanden i prioritering er ikke så stor som prioriteringsscorene tyder på. Her gjør vi justeringer før neste prioriteringsrunde.

Vi setter pris på engasjementet ditt, og tar gjerne imot innspill til hvordan/hvorfor du ville ha scoret dette behovet annerledes enn vi har gjort, slik at vi kan ha det med som del av grunnlaget for neste prioriteringsrunde.

Beklager for øvrig at det har tatt lengre tid enn ideelt å svare deg denne gangen.

[yonyonson]

Begrunnelse for prioritering av behovet etter sesjon den 31. januar 2022. Lenke til alle prioriteringer: github.com/arkivverket/standardlab/blob/master/styrende/veikart.md

Verdi

• 🟨 Utvikling går fort her uavhengig av oss. Det er viktig for StdLab å være med her for å definere arkivhensyn i utveksling av dokumentsjon innen livshendelser
• 🟥 Verdien av enkelt livshendelse er lite overførbart (f eks "alvorlig sykt barn" har lite overlapp med "starte virksomhet" eller "ny i Norge")

Hastegrad

• 🟩 Flere aktører forventer at Arkivverket bisrar i dette arbeidet.
• 🟨 Det finnes løsninger i dag allerede, og vi har noen standarder som dekker dette.
• 🟨 Arbeidet som går uavhengig av oss, vi må være med om vi vil påvirke

Risko

• 🟥 Risiko for at det vi kommer fram til ikke kan gjøres generisk - kan medføre høye kostnader fordi det blir skreddersøm
• 🟥 Risiko for at det blir særdeles omfattende hvis det behandles som første behov
• 🟩 Lav risiko dersom man kan bygge videre på eksisterende datamodell. Dette innebærer også binding mot dagens standard
• Risiko vil reduseres når #21 er behandlet

[sturtzel]

Arkivverket trenger ikke å standardisere fagspesifikke metadata. Men mye er felles som personidentifisering.

Det viktigste er å legge opp til hvordan en tverrsektoriell prosess kan dokumenteres og hvordan legge til rette for at systemer kan dele data. Referanser på tvers av arkiver? Felles arkivering for hele prosessen på tvers av arkiver? Det er mye prinsipielt å ta tak i.