reunião demandas auditorias SES - formulário AutomatizaMG

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contexto

• objetivo da reunião
  • natureza do projeto
  • número de demandas
• perguntas preliminares:
  • se alguém acompanhou o evento
  • se alguém já trabalhou com alguma ferramenta de automação ou programação
  • se alguém começou o curso AutomatizaMG no moodle

processos das demandas:

1. Inclusão de documentos externos no SEI (replicável)
2. Análise de solicitações de Auditoria Assistencial
3. Levantamento e análise de aplicabilidade de normativas (replicável)
4. Gestão dos planejamentos de auditoria
5. Levantamentos da fase análitica de auditoria - Instrumentos de Gestão (replicável)

• base formulário preenchido

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1. inclusão de documentos externos no SEI

Ocupo atualmente a posição de chefia da Auditoria do SUS-MG, e trabalhamos rotineiramente com todos os nossos processos de auditoria tramitando pelo SEI. Uma das atividades que precisa ser realizada pelos auditores é a inclusão no SEI de documentos coletados e produzidos durante as auditorias realizadas. Infelizmente, nem sempre os órgãos e entidades auditados incluem os documentos diretamente no SEI. Portanto, via de regra, muitas vezes esses documentos são coletados in loco ou enviados pelos auditados por email. Portanto, servidores altamente capacitados como os auditores têm o trabalho meramente mecânico de fazer a inclusão desses documentos no SEI, pois as unidades regionais de auditoria do SUS não dispõem de servidores administrativos de nível médio. Isso ocupa muito tempo da equipe de auditoria, atrasando a parte mais técnica de análise dos documentos e emissão dos relatórios. Os resultados das auditorias do SUS realizadas podem auxiliar os gestores da SES-MG, dos Sistemas Municipais de Saúde e dos prestadores de serviços ao SUS na constante melhoria da atenção prestada à população e da utilização dos recursos públicos. Por isso, quanto mais ágil for a atuação da equipe de auditoria, mais tempestivos serão os resultados.

• Dúvidas e observações
  1. É somente passivo?
  2. Se sim, qual o volume ou proporção do que não é passivo?
  3. É só subir o documento no sei ou há alguma demanda além disso, por exemplo, classificação, digitalização, reconhecimento de documento?
  4. Estimativa de 480min (8h) por evento/processo de auditoria?
  5. Caracterização da replicabilidade: 14 regionais do SAA + unidades da Vigilância, p. ex.?

comentários equipe demandante

• pedido de ofício para peticionar eletronicamente (acesso externo); o que tem físico, auditor já digitaliza; documento já está pdf ou excel em alguma pasta ou mídia; por padrão já vem restrito por ser auditoria em andamento; não tem que classificar ou fazer análise do documento
• não é passivo, é recorrente, depende de cada evento de auditoria (2 a 3 auditorias por mês); 2 a 3 minutos por evento de digitalização de cada arquivo; 100 documentos para cada auditoria, 300min, 5h (total 14 núcleos)
• salvar docs da pasta X para o processo SEI; nomear com o mesmo nome do arquivo

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2. Análise de solicitações de Auditoria Assistencial

A Auditoria do SUS/MG recebe diversos pedidos de auditoria, de diversos agentes e órgãos como Ministério Público, Conselhos de Saúde, dos próprios usuários representados pela Ouvidoria, das Áreas Técnicas do Governos, etc. e estes pedidos requerem análise pormenorizada a fim de definir se o pedido possui os requisitos necessários para desecadeamento de uma ação de auditoria. O processo envolve uma triagem inicial e a depender do caso uma análise mais pormenorizada envolvendo a leitura e resumo dos documentos enviados, a consulta de diversos sítios eletrônicos e sistemas de informação, além da análise de normativas aplicáveis, entre outros. A partir desta análise conforme critérios, é emitido um parecer acerca do pedido e preenchidos sistemas e planilhas internas. Considerando o número de servidores e o volume de pedidos e de análises realizadas a automação desse processo favoreceria muito a emissão de uma resposta mais rápida aos orgãos e agentes solicitantes, o que propiciaria um retorno mais tempestivo à sociedade mineira frente aos problemas e dificuldades encontradas na Rede de Serviços de Saúde do Estado.

• Dúvidas e observações:
  1. tempo estimado de 1200min para 2 ocorrências semanais (20 horas para cada um dos 2 eventos?)
  2. onde estão registados os requisitos necessários para desencadeamento de uma ação de auditoria? É possível fazer uma ontologia (lista exemplificativa hierarquizada), ou um 'de-para' com situações desencadeantes de auditoria por palavra-chave, que sirva para um treinamento de uma IA, por exemplo? Analogia poderia ser análise do recurso de infração apresentada pelo Yan no lançamento do projeto

comentários equipe demandante

• proposta mais audaciosa; emissão de parecer, baseado em critérios, para alimentar o parecer final sobre decisão de auditoria (município pleno ou não; CNES; legislações aplicáveis), possibilidade de retroalimentar algoritmo com pareceres já emitidos;
• planilha de controle de expediente; temática de urgência e emergência, robô poderia buscar enquadramento da legislação
• checklist das regras (ex.: aula 08.4)
• tempo: pode ser até maior (20 horas mesmo)

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3. Levantamento e análise de aplicabilidade de normativas

Considerando que uma das bases mais importantes para o desenvolvimento dos trabalhos da auditoria do SUS, em diversas etapas do processo de trabalho, é fazer levantamento e análise de aplicabilidade de normativas ao tema trabalhalho. Considerando que há um vasto arcabouço legal aplicável às questões da área da saúde, este tarefa acaba onerar muito tempo dos profissionais. Os sistemas a serem utilizados basicamente seriam as páginas de consultas da web que contém as normas, manuais, notas técnicas onde um "robô" poderia a partir de uma tema determinado pelo servidor levantar as principais normas aplicadas ao tema, conforme vigência. Esse processo automatizado favoreceria diversas áreas especialmente da saúde que frequentemente precisam realizar análises, emitir pareceres e respostas à sociedade. Tendo o processo automatizado, as respostas se tornam mais ágeis, com amparo legal mais bem elaborado e padronizado.

• Dúvidas e observações:
  1. Número das fontes e endereços eletrônicos (decretos estaduais, portarias MS);
  2. Listagem inicial (há um repositório interno que é retroalimentado - documentos, planilhas, listas?)
  3. Frequência: 50x por dia, 320min

comentários equipe demandante

• 50 auditores fazendo consultas de legislação, mas 320 minutos seria geral; em um único dia da semana, auditor levanta toda a legislação de cada demanda; auditor faz 4 auditorias por ano, normalmente faz 4 buscas ao ano, em média (estimativa aumentada)
• saude legis, interface mudou; portarias 'de consolidação' juntando n outras portarias
• por exemplo, quais seriam legislações aplicáveis a atenção primária, por exemplo?
• sistema nacional de auditoria faz curadoria de listagem mais específica de normas aplicáveis à saúde; interface não é automática

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4. Gestão dos planejamentos de auditoria

A gestão do planejamento de auditorias consiste do organização operacional de como as auditorias assistenciais do SUS/MG serão desenvolvidas. Envolve a análise do escopo da auditoria a ser realizada, o perfil e quantidade de profissionais estimados para o trabalho e a conferência da disponibilidade dos profissionais conforme agenda/cronograma anual.

Tal atividade é essencial na organização dos trabalhos de auditoria a fim de atender às auditorias previstas no plano de auditorias de forma organizadas, célere e eficiente.

Esta ação também favorece a estimativa da capacidade operacional a fim de quantificar os recursos materiais e humanos necessários no atendimento as demandas internas da Direção da SES e dos agentes e órgãos externos que demandas auditorias na Rede de Saúde de Minas Gerais.

• Dúvidas e observações:
  1. Frequência: mensal, 3x, 180min
  2. Qual seria a automação vislumbrada, de fato? É possível delimitar melhor uma parte da 'gestão dos planejamentos de auditoria' em que sejam aplicáveis pequenos robôs, do ponto de vista das tarefas; estimativa das capacidades operacionais com base no MAP, por exemplo

comentários equipe demandante

• tempo subestimado; dimensionamento das capacidades humanas, via agenda dos auditores (disponibilidade, formação); definição de equipe para microetapas de planejamento; pulverização das equipes no território, incompletas;
• core é fazer um arranjo das profissões necessárias; ferramenta para cruzar com google maps (mapa de distância e meios de transporte de cada regional com cada um dos 853 municípios?)
• planilha com equipe pode retroalimentar a IA, por exemplo

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5. Levantamentos da fase análitica de auditoria - Instrumentos de Gestão

O processo contempla o acesso a certos sistemas informativos disponíveis na web, consulta e análise de alguns documentos que devem ser elaborados e preenchidos por todos os Gestores de Saúde de todos os municípios. Tais documentos devem conter alguns requisitos legalmente previstos que podem ser verificados de forma automatizada.

• Dúvidas e observações:
  1. frequência: uma vez por mês, 960min

comentários equipe demandante

• relacionado com a segunda, para subsidiar auditorias ou estudos mais abrangentes
• alguns instrumentos de gestão não estão disponíveis; DIGISUS sistema alimentado pelos gestores; SAGE: sala de apoio à gestão estratégica (MVP do CAFIMP)
• mandou para o Conselho?

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prioridades

• a demanda 3 é pré-requisito da 2;
• prioridade seria 1 pelo critério de facilidade, auto-construível e replicável
• em relação as demais: parte da análise (2) é principal, em termos de impacto
• a (5) está bem visual no DIGISUS; legislação é mais ou menos estável