Reunião - Primeiro contato (SEMAD) - Cálculo de valores de repasse para o Bolsa Reciclagem (03/09/2024)

[augustacora]

Assunto Cálculo de valores de repasse para o Bolsa Reciclagem

• Data: 03/09/2024

Horário: 14h Participantes: @augustacora @Isabelle-Fernandes Ana Paula (anapaula.goncalves@meioambiente.mg.gov.br) Luciene (luciene.modesto@meioambiente.mg.gov.br)

Demanda

Atualmente, o processo é feito todo em planilhas de Excel. Isso acaba travando o processo, porque é extensa e pode ser sujeita a erros.

O envio de notas fiscais é feito trimestralmente pelas associações.

Grandes gargalos: lançamento e leitura das notas fiscais (primordial) e prestação de contas (secundário, mas ainda importante)

• O envio das notas fiscais pode ser dada via SEI, mas poucas possuem isso. A maioria entrega na ilha de digitalização. Ao final, tudo chega numa mesma unidade SEI do Bolsa Reciclagem.
• Servidora seleciona documentos de processo a processo da caixa do Bolsa Reciclagem e os direciona a uma outra caixa (já que essa caixa do Bolsa Reciclagem some depois de um tempo). Ao fazer a transferência de cada processo, a servidora insere uma justificativa padrão.
• Um servidor faz o lançamento e coloca em uma planilha; outra planilha puxa dela e calcula -> 2000 notas fiscais por trimestre, que resulta em planilha de 11000 linhas

OBS: teriam interesse em um sistema estilo BPMS!!

Discussão

• O êxito do processo depende, em essência, de uma IA que analise as notas fiscais. Como elas são padronizadas, a complexidade da IA não será alta.
• O setor têm a imersão como forma de atendimento preferencial; a servidora da equipe que chegou a fazer o curso de Power Automate no presencial achou a ferramanta difícil de ser utilizada.
  • Porém, sinalizaram que estariam dispostos a disponibilizar alguém, a depender do que for esperado do servidor
  • Se não for imersão, provavelmente o processo exigiria a modalidade de equipe volante

Encaminhamentos

• O processo é essencial ao funcionamento do setor, e precisa muito ser otimizado: a análise manual das notas fiscais tem um volume alto, e corre risco de imprecisão.
• As servidoras pediram um retorno de quando / se a demanda seria priorizada para atendimento: retorno à ideia que havia mencionado com @raianecardoso sobre pensarmos nesse retorno a projetos que já contactamos.

[raianecardoso]

• As servidoras pediram um retorno de quando / se a demanda seria priorizada para atendimento: retorno à ideia que havia mencionado com @raianecardoso sobre pensarmos nesse retorno a projetos que já contactamos.

@Isabelle-Fernandes e @augustacora, vamos levar essa questão para a reunião de equipe? Acho que precisamos refletir sobre como vamos equilibrar as novas demandas que chegaram do Gabinete Seplag com o início dos projetos de extensão e mentoria.

[augustacora]

Em retorno feito por e-mail no dia 25/09, a demandante definiu que preferia a modalidade imersão do Automatiza.