Reunião - Primeiro contato (SEPLAG) - Ofícios Cofin

Data: 05.09.2024 Horário: 10h Participantes: @raianecardoso @halvesromano Sérgio Lourenço

Demanda

Pedido: Elaboração de Ofícios Cofin

Descrição: Processo de elaboração de Ofícios Cofin. Utilizamos 3 planilhas estruturadas que são compiladas na base do qlikview. Após a reunião do comitê, recebemos o resultado dos pedidos dos órgãos e a partir das informações das planilhas, criamos um ofício Cofin de maneira manual em cada pleito respondendo o órgão no processo SEI. (7 servidores) As reuniões do Cofin tem regularidade quinzenal, com em média 100 processos. A automatização deste processo seria fundamental para agilizar a resposta aos órgãos, reduzir possíveis erros de transcrição e garantir o cumprimento dos prazos estabelecidos. Além disso, considerando o volume médio de 100 processos a cada reunião do Cofin, a automação poderia otimizar significativamente o fluxo de trabalho, permitindo uma análise mais detalhada das demandas e uma resposta mais eficiente por parte do governo.

Métricas: Selecione uma opção para indicar a frequência com que seu processo acontece: Quinzenal Insira o número de vezes que o processo acontece dentro do período selecionado acima: 100 Preencha, ainda que de maneira estimada, os minutos gastos para realizar uma rodada completa do processo: 60

Discussão

A equipe já possui uma planilha estruturada com parte das informações necessárias para elaborar os ofícios, seria necessário incluir uma coluna para a categoria (viagem internacional, concurso público, contratação MGS, dentre outros) e o texto padrão para cada categoria.
A planilha está hospedada no Google Drive com conexão com o qlikview. Será necessário analisar a manutenção da ferramenta ou a possibilidade de automação, utilizando os serviços da Microsoft.

Encaminhamentos

Após a apresentação dos modelos de atendimento, a equipe irá retornar qual será o modelo escolhido.

automatiza-mg / nucleo-imersoes