RogerSOlsen
commented
2 years ago Datatilsynet sin fil består av en celle per tema per behandlingsaktivitet. Det ligger ingen føringer eller krav i malen til hvordan informasjon skal registreres i den enkelte celle. Derved vil informasjon i cellene være lagret ustrukturert. Dette åpner for at virksomheter kan ha ulik praksis for registrering av informasjon. Mange av de tilsvarende temaene i Behandlingsoversikt inneholder strukturerte valg, for eksempel:
- at man må kysse av radioknapp for Ja eller Nei hvor man for ja får tilgang til regsitreringsfelter
- bruk av sjekkbokser for å velge ett eller flere forhåndsdefinerte valgalternativer
- bruk av nedtrekkslister for å velge relevant alternativ
- bruk av tags hvor man etter at man har skrevet ett eller flere ord trykker enter eller TAB for å skille dem fra andre ord eller grupper av ord
- tema hvor man det finnes egne registreringsfelt for navn, epost, telefon osv.
Det er ikke mulig å fordele ustrukturert informasjon fra behandlingsaktiviteter/protokoll basert på excel eller Datatilsynet sin mal til vår løsning og samtidig sikre at informasjonen blir fordelt til riktige registreringsfelt ved import. For å komme videre med brukerhistorien trenger vi eksempler på reelle behandlingsaktiviteter basert på Datatilsynet sin mal slik at vi kan ta stilling til hva som er typisk praksis for registrering i malen, og derved få et utgangspunkt for hvordan vi kan gjøre videre analyse.
Som: virksomhet som har brukt Datatilsynet sin excel-fil "Mal for behandlingsansvarliges protokoll" til å registrere behandlingsaktiviteter i Ønsker jeg å: enkelt kunne overføre innhold fra excel-filen til behandlingsoversikt i Felles datakatalog Slik at: jeg kan oppdatere og forvalte behandlingsaktiviteter der samt generere rapport over protokoll i Behandlingsoversikt i Felles datakatalog
Relatert til epos: Informasjonsforvaltning/tmp_behandlingsoversikt_behov#43 Relatert brukerhistorie: Informasjonsforvaltning/tmp_behandlingsoversikt_behov#36 Informasjonsforvaltning/tmp_behandlingsoversikt_behov#35 Lenke til design: Lenke til løsningsarkitektur:
Forretningsverdi (Kritisk/Viktig/Mindre viktig/Kjekt å ha): Viktig
Kommentar: Personvernforordningen trådte i kraft 25. mai 2018. Behandlingsoversikt i FDK ble satt i produksjon i mai 2020. Vi må derfor anta at mange har tatt i bruk excel-filen "Mal for behandlingsansvarliges protokoll" og bruker den til å registrere behandlingsaktiviteter i. Filen kan lastes ned fra Datatilsynet sin nettside https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/virksomhetenes-plikter/protokoll-over-behandlingsaktiviteter/ Behandlingsoversikt i FDK er basert på denne filen. Siden vi ikke kan importere eller høste fra denne filen i dag, vil det for dem som bruker malen kunne medføre mye manuelt arbeid å legge informasjonen over i Behandlingsoversikt i Felles datakatalog. En mulighet for å overføre data fra filer til Behandlingsoversikt slik at man slipper manuell punching, vil derfor kunne senke terskelen for å ta løsningen i bruk.
Vi har i nåværende versjon av Felles datakatalog sin Behandlingsoversikt ingen felter for temaene "Godkjent av" og "Endringshistorikk". Dette er tema som kan registreres i arket "Protokollforside" i Datatilsynet sin fil " "Mal for behandlingsansvarliges protokoll":
.
Dersom informasjon fra disse feltene skal kunne importeres fra fil basert på Datatilsynet sin mal, må det opprettes nye felter for dette i Behandlingsoversikt.