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Structurer l'organisation des CdlT #67

Closed Mathieu-CdlT closed 3 years ago

Mathieu-CdlT commented 4 years ago

Objectifs:

Document de travail de réflexion sur l'organisation des CdlT (Draft - à martyriser): https://docs.google.com/document/d/1bw2Ms8SPsBeiTI0qhlFbx4cpz7-ec3n4uag8w02Qzg0/edit

Attendus de la réflexion collective:

Enjeux:

Travail à faire:

J9rem commented 4 years ago

Super boulot @Mathieu-CdlT Je suis un peu embêté avec la formulation

Définir les roles et responsabilités des différents cercles et référent.e.s

En effet, je pense que l'objectif était bien plus léger dans un premier temps. Il n'est que de définir des besoins (des rôles) sur lesquels nous allons élire/définir des référents. Ceci permet de ne pas entrer dans la lourdeur de la création des cercles qui sera évidemment bienvenue dans un second temps.

Réorganiser Drive / GitHub / Element pour qu'ils soient en concordance les uns avec les autres

ne serait-ce pas la responsabilité d'un rôle à élire justement et donc ça ne serait plus dans notre objectif d'équipe

travailler sur les outils de travail / communication - clarifier ou va quoi

Ne serait-ce pas la raison d'être d'un rôle communication justement ?

Mathieu-CdlT commented 4 years ago

"Définir les roles et responsabilités des différents cercles et référent.e.s" --> J'ai repris mot les mots de Guillaume dans la réunion d'hier.

Je pense qu'on a un travail à faire de structuration. Faut qu'on avance et qu'on débloque cette situation grippée et qu'on aille de l'avant rapidement.

Hate pour ma part d'avoir qqch de cohérent, des perimetres et priorités de travail, roles et responsabilités clarifiés, et qu'on soit en mode on avance efficacement et avec un système d'organisation où les infos tournent. Alors peut être que ca va un peu plus loin que ce qu'on avait discuté mais il me semble que ces aspects sont liés et qu'il est bien de les aborder également. Car si chaque outil a une architecture différente, on perd des informations, en efficacité, and so on...

J9rem commented 4 years ago

Je suis tout à fait d'accord sur ce que tu dis. Je propose juste de trier les informations entre :

Les discussions de plus bas niveau (comment ranger les documents, comment mettre de l'huile dans les rouages de la communication) ont peut-être davantage leur place sur la définition de chaque rôle. La discussion de plus haut niveau (quelle structure, quels rôles) est pour moi sur un autre plan. Mélanger les deux niveaux de discussions risque de nous embrouiller.

GuillaumeAV commented 4 years ago

Yop ! De mon côté, je trouve le doc très complet et fidèle à nos besoins et à la réalité ..

Je me dis que si on enlève les cercles "comm'" et "grand cercle" on retombe sur nos 3 types de réunions qui correspondent peu ou prou à des cercles ... => Le cercle comm' pourrait faire partie du cercle gestion asso et s'autonomiser à terme si besoin ... => Le grand cercle pourrait correspondre aux réunions mensuelles : "les plénières", et aux AG ...

Si on est d'accord avec cette base, on pourrait se concentrer sur les rôles (raison d'être et redevabilités) évoqués lors de la réunion ?

Connaissant par ailleurs, les intentions secrètes de @J9rem sur la question des outils, je me dis qu'on pourrait reporter cette question à plus tard ? En tout cas, la description que tu en fais Mathieu correspond précisément à l'état actuel de notre SI, ce qui peut constituer une bonne doc pour les nouveaux contributeurs !

@laurecoplo & @MargauxSchulz devraient être très intéressées par cette discussion ;)

J9rem commented 4 years ago

J'ai dû mal à prendre part à ce document (pourtant bien construit) Je n'y retrouve pas explicitement les rôles dont nous avons besoin (hormis les rôles référents de chaque cercle) Alors si ce document ne parle que de la structure et non des rôles, je ne suis pas pertinent pour le commenter (car la structure est plutôt historique ou une photographie de l'état actuel sur lequel je n'ai rien à dire). Si nous y intégrons les rôles, effectivement, je pourrais alors faire remonter les besoins qui vont amener à l'émergence de rôles.

Dans l'état actuel du document, il y a un mélange entre la structure et une ébauche des rôles et responsabilités. par souci de clarté, soit on sépare tout, soit on met tout dans le même document, mais dans l'état c'est difficile à suivre.

J9rem commented 3 years ago

Suite à la réunion Sprint du 16 septembre 16h30 :

J9rem commented 3 years ago

ET surtout nous pensons bien à utiliser le canal Vie-Asso pour les communication plutôt que des canaux privés.

J9rem commented 3 years ago

Pour la description des rôles pour la plateforme, ça risque prendre beaucoup de temps car nous n'avons pas le même rythme de réunions que les autres cercles et ça n'est pas un sujet nécessaire dans un premier temps pour la plateforme. Je pense plutôt pouvoir proposer les rôles de la plateforme fin octobre

pruls commented 3 years ago

1) Est il possible de désigner un rédacteur en chef qui se charge de nettoyer le doc de travail au fur et à mesure, il m'est difficile à lire en l'état?

2) Il me semble qu'il y a 2 approches qui s'entrechoquent car elles ne sont pas explicites. D'un côté, une volonté de poser une structure, de l'autre une volonté de révéler celle qui est déjà là.

C'est le contrôle/prévision vs l'émergence/surprise.

L'émergence est compatible avec la notion de structure, il s'agit de définir comment se comporter quand un truc émerge. Autrement dit quand un projet émerge. L'organisation du projet revenant à ceux qui bougent dedans, avec les limites posées par les fonctionnements des autres.

En particulier, le cercle/projet/bidule qui s'occupe de capter de l'argent. Du moins actuellement puisqu'il semble que ça soit le modèle économique du moment. Les CDLT en sont au stade de concept, aucun parcours n'est opérationnel. Demain, cela tombera peut être en désuétude car les flux et opportunités auront changé, et un autre machin/modèle éco émergera.

3) Sinon, pour chipoter sur les mots et les concepts: peut être que la notion de livrable serait plus facile que raison d'être qui peut paraitre encore abstraite? Voir ici où Frédéric Lalou parle de raison d'être évolutive: https://thejourney.reinventingorganizations.com/videacuteos.html#6

4) Autre élément de réflexion. Il me semble qu'en général les groupes évoluent en méconnaissant une règle sous-jacente: la solicitation d'avis limitée. C'est un concept à moi, accrochez vous: La sollicitation d'avis limitée pourrait être du style: une décision est prise par un porteur après qu'il ait sollicité l'avis d'au moins 5 personnes du collectif. Le collectif acceptant qu'une décision contraire à ses avis puisse être prise par le porteur (A qui on saura dire qu'il a abusé si ça foire). Ainsi jusqu'à 5 personnes, tout le monde prend part à toutes les décisions. Mais à partir de 6, une personne peut être hors du processus. Il ne s'agit pas d'une exclusion ou d'une manoeuvre, mais de l'application pragmatique de la règle implicite. Et donc à 30, 25 personnes peuvent être en dehors du process et que des décisions soient prises.

J'espère avoir été clair dans l'explication? La limite peut être définie autrement que "au moins 5".

GuillaumeAV commented 3 years ago

Aah j'aime bien le concept de sollicitation d'avis limitée @pruls :)

GuillaumeAV commented 3 years ago

Par ailleurs (désolé pour le côté décousu de la réponse, on se fait un mini point vendredi à 15h sur le sujet @pruls, tu pourrais participer ?

pruls commented 3 years ago

Hé non, je serai en AG dans le boulot qui me paye.

Le mieux que je puisse offrir c'est des relectures.

Ça revient à proposer une sorte de regard extérieur comme le suggérait Mathieu.

J9rem commented 3 years ago

Concernant la solicitation d'avis limitée :

En conclusion :

J9rem commented 3 years ago

Philosophie: La structuration est en puissance quand elle reste en support de l'émergence. Il y a ressenti de détachement entre la structuration et l'émergence quand on part sur le contrôle/prévision.

Typiquement, la recherche de financement amène des projections qui perturbent l'émergence (initiative du terrain). Il peut exister alors des tensions (internes ou inter-personnels)

Je tournerai certains de mes commentaires dans les documents dans ce sens.

pruls commented 3 years ago

Une autre clé est de préciser la typologie des personnes à solliciter.

Exemple: solliciter au moins 5 personnes, dont les experts/personnes ressources pertinents, avant de pouvoir prendre une décision.

Si l'expert est en vacances, on doit attendre.

A noter qu'un avis peut être "aller poser une question à une personne ressource" , donc cela affaibli l'intérêt de le préciser dans la régle.

Clarifier des paliers pour obtenir de nouveaux droits/devoirs me paraît très aidant en ce que cela amène de la visibilité. Un défi est de garder ça bête et con, en préférant accueillir les peurs plutôt qu'alourdir de manière excessive, chaque fois que c'est possible.

Je pianote en réunion, j'espère que vous vous amusez mieux que moi!

J9rem commented 3 years ago

Au fait @pruls , nous avons convenu ce vendredi que :

J9rem commented 3 years ago

A relire jusqu'au 8 octobre pour les objections éventuelles

J9rem commented 3 years ago

J'ouvre à nouveau cette Issue car:

J9rem commented 3 years ago

@laurecoplo j'ai ajouté dans le documentation structuration le lien dans chaque cercle vers le Fichier de suivi des activités CDLT 2019-2020 J'ai aussi rajouté une redevabilité du référent de chaque cercle de tenir ce document à jour. Est-ce que tu pourrais relire rapidement le document pour vérifier que c'est correct en validant mes propositions de modifications ? Merci

J9rem commented 3 years ago

A priori, le temps des objections est passé. Considéré comme tâche terminée