ETQ Exploitant, je veux que les dossiers soient supprimés automatiquement à l'expiration

[pengfeidong]

En tant que : Exploitant

j'ai besoin de : les dossiers soient archivées automatiquement

afin de : respecter les durées de conservation indiquées sur la démarche

Archivage en ligne et hors ligne :

"Conservation des données sur demarches-simplifiees.fr (durée en mois après le début de l’instruction)" "Conservation des données hors demarches-simplifiees.fr (durée en mois après la fin de l'instruction)"

Actuellement un job change le statut des dossiers en archivage et envoie un email pour informer les usagers du changement de statut (raison juridique).

Par contre physiquement, les dossiers ne sont pas déplacés ni supprimés de la base de données et du File System.

1 - Archivage en ligne :

création d'un job envoyant 1 mois avant le dépassement de la durée un mail prévenant les instructeurs ou les usagers de la suppression à durée + 5 jours à durée + 5 jours : passage d'un robot supprimant tous les dossiers non passé en instruction si la durée est dépassée 2 - Archivage hors ligne :

création d'un job envoyant 1 mois avant le dépassement de la durée un mail prévenant les usagers du déplacement vers un archivage définitif et lui proposant de récupérer le dossier à durée + 5 jours : envoi de l'archive vers une zone de stockage à déterminer - pièces jointes / attestations incluses (par défaut si non défini suppression, et mise en place d'un log de traçabilité du dossier)

[LeSim]

On ne traitera ici que la partie en ligne. La partie hors ligne étant sous la responsabilité de l'administration partenaire

Proposition de machine à état pour la suppression des dossiers

Précisions

• zip : pdf du dossier + les pjs, les messages
  • pour la version administration on ajoute les annotations privées et les avis

Point de vue administrateur

Je ne veux pas sauvegarder tous les dossiers 1 par 1 dans mon système -> Possibilité de télécharger tous les dossiers terminés depuis une date jusqu'à aujourd'hui (faisable techniquement ? question de taille)

Je veux être sur que je n'oublie aucun dossier -> Possibilité de déclarer un espace de déversement ou seront déposés automatiquement les dossiers terminés -> Possibilité de télécharger directement le dossier après la prise de décision par l'instruction

-> cas d'une démarche qui se termine

Problématiques

• cas dossiers interminables (par exemple dossier de structure de personnes morales (association) qui ne sert que pour éviter une ressaisie inutile et qui sont utilisés comme dossiers liés)
• comment éviter d'être spammé tous les jours pour des dossiers qui expirent ?

[kemenaran]

Discussion avec @LeSim, @tchak et @emsnytech ce jour :

Pour la suppression

On y va tranquillement, état par état :

• [x] Suppression des brouillons expirés (#4073)
• [x] Suppression des dossiers en construction expirés (#4074)
• [ ] Suppression des dossiers en instruction et terminés (à voir)

Pour l'archivage

Lors de la suppression de dossiers terminés, il serait bien de pouvoir proposer aux admins de télécharger tous les dossiers, pour archive, avant qu'ils soient supprimés.

Le problème est que générer une archive unique avec toutes les PJs de nombreux dossiers est difficile techniquement (taille des fichiers, durée, reprise sur panne, etc).

Par contre, il est plus simple de générer un export juste des données des dossiers (sans les PJs).

Pour y voir plus clair, on propose de :

• Commencer par gérer la suppression des brouillons (où la question ne se pose pas)
• Demander aux admins si un export sans les PJs leur suffirait (éventuellement avec les attestation). Discuter avec eux d'une solution d'archivage si c'est compliqué pour eux.

[LeSim]

@kemenaran merci pour le résumé

[emsnytech]

Super, je challenge cela demain avec les DPO !

[kemenaran]

Les CGU fixent la règle de la suppression des dossiers traités à la fin du délai de conservation du dossier fixé par l'administrateur;

De fait, il convient de prévoir deux règles:

• La suppression sitôt le traitement effectué (le principe est qu'un dossier qui a fait l'objet d'une décision soit supprimé dans des délais très rapide après décision ( 30 jours ? sitôt assuré du téléchargement ?...). Cela va concerner les démarches qui traitent en particulier de données dont il convient de ne pas les garder au delà du temps nécessaire au traitement (normalement, c'est l'analyse de risque effectuée par le service qui défini le niveau de risque)
• la suppression à la date limite fixé par l'administrateur. Cette règle un peu plus souple va notamment concerner des démarches qui ne comportent pas de risques importants (on dit que les risques sont acceptables) s'agissant des données collectées (dossiers de personnes morales, demande de subvention...)

Le pb du point de vue usage est de s'assurer que les usagers et les administrations aient été en mesure de récupérer ces dossiers, avant suppression (c'est surtout vrai pour les administrations qui dans le cas où elle ne gardent aucune trace du dossier peuvent se retrouver juridiquement dans une situation compliquée).

Le mise en oeuvre de ce point est un élément essentiel qu'il convient d'automatiser, malgré le fait qu'aujourd'hui nous sommes en mesure d'effectuer une suppression semi automatique.

[kemenaran]

Questions encore à résoudre :

• Qu'est-ce qu'on fait des dossiers en instruction arrivés à expiration ?

@emsnytech va poser la question à des administrations.