SAK 22-2023: Prosjekt 121012. Utredningstiltak for felles offentlig designsystem

Det er to tiltak på designsystem:

Problemstilling

Problemet i dag er at vi utvikler hvert vårt designsystem i hver vår organisasjon, med ulike retningslinjer, komponenter og mønstre - Dette fører til fragmenterte og lite helhetlige brukeropplevelser på tvers av offentlig sektor.

Vi gjør de samme oppgavene flere ganger ved å utvikle og forvalte flere designsystem med de samme komponentene for den samme målgruppen. Dette koster oss tid og penger som kunne vært brukt til større problemstillinger.

Forslag til løsning

En sentralfinansiert fellesløsning i samarbeid, på tvers av offentlige etater.

Designsystemet som er påbegynt i Digdir (Sak-9) er bygget på en slik måte at det har potensial for å breddes ut til et offentlig designsystem. Designsystemet er ikke skreddersydd for én merkevare, men kan benyttes av «hvem som helst». I tillegg er det allerede i bruk i fellesløsningene, som gjør at mange tjenester og etater automatisk bruker designsystemet.

Hva vi vil oppnå med et felles designsystem i det offentlige

At det offentlige utnytter ressursene bedre på tvers av sektorene og slutter å løse de samme behovene hver for oss.
At offentlige tjenester oppleves mer samordnet, helhetlige og gjenkjennelige på tvers. Og at vi dermed kan oppnå økt digital deltagelse.
At vi får en raskere og mer samordnet digitalisering av samfunnet på en kostnadseffektiv måte.
Vi kan løfte frem de små. Når de etatene og kommunene som ligger lengst bak kan ta i bruk ferdige byggeklosser som ivaretar tilgjengelighetskrav, kommer de raskere i gang med å løse sine oppdrag.

Målgruppe:

Designere, utviklere og produkteiere i det offentlige

Bakgrunn

I tildelingsbrevet for 2023 står det at offentlige tjenester skal oppleves samordnet. I strategien «Digital hele livet» står det at «Offentlige digitale tjenester skal ha et brukervennlig og gjenkjennbart design på tvers av ulike etater.» For å få til mer sammenhengende og helhetlige tjenester på tvers er det avgjørende å få på plass et felles designsystem i det offentlige.

KDD skriver i tilbakemeldingen på BIOS-rapporten at de oppfordrer Digdir til å se på muligheter for å etablere et felles designsystem (for Norge). De skriver også at de «mener at det videre arbeidet med brukskvalitet bør videreføres som en del av det samordningsansvaret for digitalisering i offentlig sektor som ligger i Digdirs mandat. »

Handlingsplanen for «Økt inkludering i et digitalt samfunn», sier at vi skal tilby «gjenkjennelige moduler» og «utvikle retningslinjer for design av sammenhengende tjenester for mer like og gjenkjennelige interaksjonsmønstre». Disse tiltakene, som det ser ut til at Digdir blir ansvarlige for, blir vanskelig å gjennomføre uten et felles designsystem i det offentlige. Designsystem ligger som et av tiltakene i Kraftpakken.

Det ble fremmet i SKATE av BRREG i 2020 at nasjonalt designsystem burde utforskes som et tiltak som kan redusere kostnader på tvers av etater. Konklusjon i SKATE AU var at dette var et positivt initiativ og Digdir ble oppfordret til å følge opp saken.

Foreløpig mål og føringer

Målet så langt er å utforske mulighetsrommet og se hvordan interessen for dette er. Føringen er å utforske og se på muligheter for samarbeid, men være tydelige på at vi ikke har innført et felles nasjonalt designsystem, og ikke har rammene til det p.t.
Skate skal brukes til å forankre oppfølgingsarbeidet på en god måte i sektorene.

Status

Tiltaket er i fasen Problem, og blir her inntil Digdirs rolle er avklart og midler til videre utforskning/innsikt og konsept er tildelt.

Det arbeides med å opprette en offisiell tverretatlig arbeidsgruppe for nasjonalt designsystem – gjennom produktråd for Portaler og Brukeropplevelse.
Det skal i samarbeid med behovs- og gevinst-eiere av et nasjonalt designsystem, avklares hvilken rolle Digdir skal ha, utarbeide og forankre samarbeidsform for utvikling, drift og forvaltning av designsystemet.
Det er søkt om midler i 2024 til videre utforsking for å:
- Utrede og forstå behovene bedre.
- Samfunnsøkonomisk analyse: Hva er gevinstene av et felles designsystem i det offentlige?
- Undersøkelse Innbygger/næringsliv: Hvilken verdi er det for innbygger og næringsliv at det offentlige opererer med ulike avsenderidentiteter?
- Tilpasse designsystemet for at andre skal kunne ta det i bruk
- Fortsette det påstartede samarbeidet om å etablere felles mønstre på tvers.

Skate

Sak om Felles designsystem i det offentlige / Nasjonalt designsystem kom ikke på prioritert agenda i SKATE AU for 2023, vi jobber med å komme på prioritert agenda for 2024.

OKR (Eksempel)

Utforske mulighetsrommet for et felles designsystem i det offentlige

[ ] Se på muligheter for standardisering av brukergrensesnitt på tvers
[ ] Identifisere interessen for et samarbeid om dette.
[ ] Utforske samarbeidsmuligheter med designere og utviklere i andre etater
[ ] Utvikle retningslinjer for design av samanhengande tenester for meir like og gjenkjennelige interaksjonsmønster

MOSCOW

Must have:

Et tverretatlig designsystem-team
Innsikt og utforskingsfase:
- Hva gir verdi å dele på tvers? – kartlegge felles behov
- I hvilken grad skal vi tilrettelegge komponentene for ulike identiteter mtp. at de også skal være gjenkjennelige.
Tverrfaglig kommunikasjonskanal og verktøy
Tett samarbeid med andre team og bidrag fra utviklere og designere.
Informasjon- og dokumentasjonssider for designsystemet.
Felles backlog, roadmap og målbilde
Felles komponentbibliotek

Should-have:

Felles kravliste over kvalitetskrav
Felles designprinsipper
Beste praksis og retningslinjer som er  koblet opp mot (felles) innsiktsbase

Could-have:

Felles innsiktsbase

Will not have

Etterlevelsesløsning (Eget team/prosjekt)

Ressursbehov

• Teamet trenger omkring 11 årsverk, men kan skaleres opp og ned basert på behov. Årsverkene trenger ikke være fra Digdir, dersom det blir en sentralfinansiert fellesløsning, kan andre etater stille med riktige ressurser inn i teamet.

Grunnlag for å flytte sak fra en fase til en annen

### Fase: Ikke påbegynt
- [x] `🟡 pågående` overordnet innsikt og forståelse er etablert
- [x] `🟢 ferdig` overordnet behov er beskrevet
- [x] `🟢 ferdig` anses som viktig og må vurderes nærmere
- [x] `🟢 ferdig` tiltaket bidrar til en balansert portefølje (at issues fordeles mest mulig over det strategiske målbildet samt sikrer jevn arbeidsbelastning)
- [x] `🟡 pågående` det er ikke åpenbare hindringer i veien for å starte opp arbeidet
- [x] `🟢 ferdig` tiltaket er tildelt den som skal detaljere og beskrive nærmere
- [x] `🟢 ferdig` arbeidsoppgaver og omfang i problemfasen er angitt

### Fase: Problem
- [ ] `🟡 pågående` Det er behov for ytterligere innsiktsarbeid, og det avventes midler til dette.
- [x] `🟢 ferdig` Problembeskrivelse er etabert
- [x] `🟢 ferdig` problemet som skal løses sikrer leveranser til det strategiske målbildet
- [x] `🟢 ferdig` tiltaket er tildelt den som skal detaljere og beskrive nærmere
- [x] `🟢 ferdig` prioritering er angitt ved MoSCoW
- [x] `🟢 ferdig`  arbeidsoppgaver og omfang i konseptfasen er angitt
- [ ] `🔴 onhold` Midler må tildeles til videre utforskning og konseptfase

### Fase: Konsept
- [ ] Konsepter er utvikliet som skrivebordsøvelse eller kjørende versjoner.
- [ ] OKR (mål og nøkkelresultat) er identifisert
- [ ] Risiko med tiltak er utarbeidet
- [ ] Arkitektur, Sikkerhet og juridisk er vurdert på et overordnet nivå
- [ ] Gjenbruk mot ny-etablering er vurdert
- [ ] Eierskap, interessenter og målgruppe er definert og forankring har startet

### Fase: Planlegging
- [ ] Milepæler er definert
- [ ] Interne ressurser for å gjennomføre tiltaket er allokert
- [ ] Budsjett implementering og fordeling av budsjettbehov på ulike poster
- [ ] Organisering for å overta forvaltning og drift er beskrevet

digdir / portfolio