Feedback ticket system

[noxilixon]

We need to make it easy for people to give feedback and report problems. Writing issues on github is only working for tech people, others wont create an extra account for that and are not familiar with github issues. A solution could be a simple form on the website that creates issues. The issues should be private, until it is reviewed by an repo owner. The form should also collect contact data that is accessible for the repo owners, but not visible in the public issue.

This was discussed on the community day 16.9.23

[noxilixon]

Vorschlag:

Wir sollten zwischen verschiedenen Formen der Anfragen unterscheiden:

• Anfrage zum Aufbau eines neuen Standorts
• Problemmeldung bei bestehender Installation bzw. beim Einrichten

Um das Problem der privaten Kontaktdaten zu lösen können wir ein repo requests anlegen. Das ist privat, issues können also nur von den orga owners eingesehen werden. Der Ablauf der Anfragen wäre dann folgendermaßen:

Problem Meldung

• Privates issue wird angelegt mit dem tag Bug report
• Falls es etwas bereits bekanntes oder eine einfaches Problem ist antworten wir der Person direkt mit der Lösung oder laden zu einem passenden Treffen ein
• Falls es sich wirklich um einen Bug report handelt erstellen wir ein Issue dafür im passenden Repo. Das issue ist dann aus unserer technischen Perspektive formuliert. In dem neuen Issue wird dann in einem Kommentar der Bug report referenziert. Der Person wird geschrieben das wir uns darum kümmern, link zum neuen Issue und das wir uns melden sobald es eine Lösung gibt.
• Sobald wir issues schließen, die eine Referenz zu einem Bug report haben, kontaktieren wir die Leute aus dem Bug report, erklären was sie jetzt machen müssen und schließen deren Issue.

Standort Anfrage

• Privates issue wird angelegt mit dem tag Standortanfrage
• Bot postet notification in sites channel auf matrix
• Konkrete Ideen zum Standort können im Issue diskutiert werden, allgemeine Diskussionen und Absprachen weiterhin im Sites chat

Der Vorteil von diesem Setup ist, das wir die bestehende Github-Issues/Matrix Infrastruktur nutzen und nicht noch zusätzliches Tooling einführen. Alle automatisch erstelten Issues sind immer privat und dadurch kann kein mist veröffentlicht werden und die Kontaktdaten sind nicht öffentlich sichtbar. Das ganze kann auch noch um weitere Arten der Anfragen erweitert werden. Es müsste nur nochmal geklärt werden wer sich wie verantwortlich fühlt die Issues abzuarbeiten, bzw. müssten einmal testen wie es so klappt.