[FEATURE] Erweiterung Nextcloud für Online-Mandantenakte

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Freigaben mit Akten- und Beteiligtenbezug organisieren

• [ ] Datenmodell: Freigaben mit eindeutiger Akten-Beteiligten-Zuordnung (1 Freigaben - 1 Akte - 1 Empfänger) - eine Akte kann mehrere Freigaben haben. Die Freigabe wäre dann bspw. per Rechtsklick auf ein Dokument / mehrere Dokumente und mit Auswahl eines Beteiligten zu erstellen. Werden dort mehrere Beteiligte ausgewählt, erhält jeder eine eigene Freigabe. So ist es möglich, dass Dokument 1 an Beteiligte 1, 2 und 3 geht, aber Dokument 2 nur an Beteiligte 1 und 3: 6h
• [ ] Datenmodell: Dokumente müssen "wissen", in welchen Freigaben Sie geteilt worden sind: 3h
• [ ] Datenmodell: bei Löschen eines Beteiligten dessen Freigaben löschen: 4h
• [ ] Datenmodell: bei Löschen eines Dokumentes (in den Papierkorb legen) dessen Freigabeinformationen löschen: 4h
• [ ] Datenmodell: bei Löschen einer Akte deren Freigaben löschen: 4h
• [ ] Funktionalität: Freigaben löschen: 8h
• [ ] Funktionalität: Freigaben ändern (Schreib-Modus, Passwort, Ablaufdatum, ...) - noch unklar ob die API das unterstützt: 6h
• [ ] Oberfläche: als Teil der Akte - Freigaben anzeigen, löschen, bearbeiten, alle Dokumente einer Freigabe anzeigen: 18h
• [ ] Oberfläche: Dokument, das sich in einer Freigabe befindet, bekommt ein Freigabe-Icon mit Tooltip, in welchen Freigaben es sich befindet: 5h
• [ ] Funktionalität: Freigabe erstellen - mit Auswahl Beteiligte: 12h
• [ ] Funktionalität: bei Freigabe von Dokumenten optional eine E-Mail senden: 4h
• [ ] Funktionalität: bei Änderung (gefolgt von Schließen) von Dokumenten, die sich aktuell in einer Freigabe befinden: rückfragen, ob Dokument hochgeladen und eine E-Mail gesendet werden soll: 8h
• [ ] Funktionalität: Ablaufdatum für Freigaben: 6h
• [ ] Funktionalität: bei Aktenablage die Freigaben löschen: 4h
• [ ] Dokumentation: 3h
• [ ] Test: 16h

total: 111h

optional / sehr aufwändig / konzeptionell fragwürdig:

• [ ] zeitverzögertes Löschen der Freigabe (bspw. zwei Wochen nach Aktenablage): 16h
• [ ] auch nach Löschen einer Freigabe: Anzeige, welche Dokumente freigegeben WAREN: 35h
• [ ] gelöschte Freigaben samt Parametrisierung (Passwort etc.) und Dokumenten wiederherstellen: 28h

nicht angefragt, aber sinnvoll:

• [ ] Freigabe auf neu hinzugefügte Dokumente überwachen, bei (von Mandanten) hinzugefügten Dokumenten einen Import in die Akte ermöglichen. Wäre wahrscheinlich eine Art eigener "Posteingang" und daher relativ aufwändig, aber eben auch sehr hilfreich. Muss bei Bedarf in kleinere schätzbare Teile zerlegt werden. Bauchgefühl 24-36h.

Fragen:

• [ ] Funktionalität: bei Änderung von Dokumenten über API wie verfahren? ohne Rückfragen in die Freigaben synchronisieren?
• [ ] Funktionalität: bei Löschen von Dokumenten (Client oder API) wie verfahren? ohne Rückfragen aus der Freigabe löschen?
• [ ] Funktionalität: was tun bei Umbenennen von Dokumenten?
• [ ] Funktionalität: soll "Löschen von Freigaben" nur das Löschen der Freigabe bedeuten oder auch das Löschen der Dokumente aus Nextcloud?

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siehe #940

[Maz111111]

auch nach Löschen einer Freigabe: Anzeige, welche Dokumente freigegeben WAREN: 35h

halte ich für notwendig, wenn es zum Streit mit dem Mandanten kommt. Man muss nachvollziehen können, welche Dokumente er erhalten hat um zum Beispiel das Erteilen von Verjährungshinweisen nachweisen zu können etc.

zeitverzögertes Löschen der Freigabe (bspw. zwei Wochen nach Aktenablage): 16h

hier meine ich, dass es immer wieder Mandanten geben wird, die sich die Dokumente eben nicht bei jeder Info herunterladen und sichern. Gerade bei langen Mandaten oder extrem kurzen Mandaten. Wenn man hier dem Mandanten von jetzt auf gleich mitteilt, dass "seine" Handakte nicht mehr verfügbar ist, habe ich berufsrechtliche Bedenken.

gelöschte Freigaben samt Parametrisierung (Passwort etc.) und Dokumenten wiederherstellen: 28h

eben genau für den Fall, dass Mandant alles verpennt und sich nichts gesichert hat, meine ich, dass die berufsrechtliche Pflicht und auch eine Pflicht aus dem Mandatsverhältnis besteht, ihm die ihm "gehörenden" Dokumente erneut zur Verfügung zu stellen. Wenn man da jedes mal erneut selbst aussuchen muss, was man ihm zur Verfügung stellt oder sich erinnern muss, was man ihm zur Verfügung gestellt hat und ein spitzfindiger Mandant dann aber beweisen kann (screenshot), dass in der ursprünglichen Freigabe andere Dokumente zur Verfügung gestellt wurden, ist dass im Haftungsprozess misslich.

Das klingt alles nach sehr viel Aufwand - wäre es denn eine Idee (wenn alles gesponsort würde), dass als eine komplette Version zu gestalten, in der nur dieses Feature programmiert wird?

Ich denke, wenn man das jetzt z.B. in die 2.2 reinstecken würde zzgl. allem, was da schon ist, dürfte das eine ganz schön lange Zeit dauern, bevor irgendwas auf den "Markt" geworfen werden kann.

Funktionalität: bei Änderung von Dokumenten über API wie verfahren? ohne Rückfragen in die Freigaben synchronisieren?

Immer Rückfragen und darauf hinweisen, dass ein dieses Dok mit anderem Inhalt freigegeben wurde. - Ggf. Umbenennung anbieten.

Funktionalität: bei Löschen von Dokumenten (Client oder API) wie verfahren? ohne Rückfragen aus der Freigabe löschen? Hinweis und nachfragen

Funktionalität: was tun bei Umbenennen von Dokumenten? Das ist faktisch löschen - also Hinweis und nachfragen -

Funktionalität: soll "Löschen von Freigaben" nur das Löschen der Freigabe bedeuten oder auch das Löschen der Dokumente aus Nextcloud? hier würde ich das vollständige Löschen erwarten, so dass es auch im Freigabe ordner weg ist und keinen Speicherplatz in der Cloud mehr belegt. Hier muss aber irgendwie ersichtlich sein, dass es mal in der Cloud war, damit man weiß, was der Mandant sich ggf. bereits gesichert hat und beweisen kann.

Letztlich muss es identisch sein zum Postversand. M.E. darf hier nicht dazu eingeladen werden, zu tricksen.

Wenn ich ein Dokument per Schriftsatz an den Mandanten sende, hat er es und ich kann es nicht mehr rückgängig machen. Verliert oder zerstört er es - oder behauptet er einfach, dass er es nicht erhalten hat, bin ich verpflichtet, ihm das Dok erneut zur Verfügung zu stellen.

Natürlich - und hier muss man die Möglichkeiten der Technik ins Verhältnis zum Mandatsverhältnis setzen - sollte m.E. die Möglichkeit bestehen, versehentlich falsch erteilte Freigaben rückgängig zu machen. Das ist ein Balanceakt.

[j-dimension]

zeitverzögertes Löschen der Freigabe (bspw. zwei Wochen nach Aktenablage): 16h

hier meine ich, dass es immer wieder Mandanten geben wird, die sich die Dokumente eben nicht bei jeder Info herunterladen und sichern. Gerade bei langen Mandaten oder extrem kurzen Mandaten. Wenn man hier dem Mandanten von jetzt auf gleich mitteilt, dass "seine" Handakte nicht mehr verfügbar ist, habe ich berufsrechtliche Bedenken.

Man kann auch informieren und dann (ggf. mit Erinnerung durch Wiedervorlage) die Freigabe später löschen? Meines Wissens hat nichtmal die Webakte so ein Feature.

[j-dimension]

gelöschte Freigaben samt Parametrisierung (Passwort etc.) und Dokumenten wiederherstellen: 28h

eben genau für den Fall, dass Mandant alles verpennt und sich nichts gesichert hat, meine ich, dass die berufsrechtliche Pflicht und auch eine Pflicht aus dem Mandatsverhältnis besteht, ihm die ihm "gehörenden" Dokumente erneut zur Verfügung zu stellen. Wenn man da jedes mal erneut selbst aussuchen muss, was man ihm zur Verfügung stellt oder sich erinnern muss, was man ihm zur Verfügung gestellt hat und ein spitzfindiger Mandant dann aber beweisen kann (screenshot), dass in der ursprünglichen Freigabe andere Dokumente zur Verfügung gestellt wurden, ist dass im Haftungsprozess misslich.

Auch mit Blick auf den Punkt oben - warum nicht einfach die Freigabe deaktivieren und zeitverzögert löschen?

[j-dimension]

Das klingt alles nach sehr viel Aufwand - wäre es denn eine Idee (wenn alles gesponsort würde), dass als eine komplette Version zu gestalten, in der nur dieses Feature programmiert wird?

Ehrlich gesagt würde ich die Punkte, die ich als "konzeptionell fragwürdig" bezeichnet habe, nicht umsetzen wollen. Ich verstehe die Anwendungsfälle, sehe aber auch einfache Lösungen mit überschaubarem manuellen Aufwand. Mein größtes Bedenken ist, dass die Umsetung dadurch zu kompliziert und unstabil wird. Nach Beendigung einer Freigabe kann eine Akte ja weiter bearbeitete werden und sich ggf. so weit von ihrem Zustand zum Zeitpunkt der Freigabenbeendigung entfernen, dass eine Wiederherstellung gar nicht sinnvoll möglich ist, ohne dass man die komplette Akte inklusive aller Dokumente historisiert. Da sind wir aber (1) jenseits dessen, was die Anwender bereit sind zu sponsern und (2) wird der Umfang so aufgebläht dass ich es nicht umsetzen würde, weil die Finanzen wichtig sind und nicht signifikant verzögert werden können.

[j-dimension]

Funktionalität: bei Änderung von Dokumenten über API wie verfahren? ohne Rückfragen in die Freigaben synchronisieren?

Immer Rückfragen und darauf hinweisen, dass ein dieses Dok mit anderem Inhalt freigegeben wurde. - Ggf. Umbenennung anbieten.

Über die API sind aber keine Rückfragen möglich - es geht ja um automatisch ablaufende Transaktionen über ein Fremdsystem. Ist aber mein Thema, war mehr als Gedankenstütze aufgenommen, da es definitiv beachtet und behandelt werden muss.

[j-dimension]

Funktionalität: soll "Löschen von Freigaben" nur das Löschen der Freigabe bedeuten oder auch das Löschen der Dokumente aus Nextcloud? hier würde ich das vollständige Löschen erwarten, so dass es auch im Freigabe ordner weg ist und keinen Speicherplatz in der Cloud mehr belegt. Hier muss aber irgendwie ersichtlich sein, dass es mal in der Cloud war, damit man weiß, was der Mandant sich ggf. bereits gesichert hat und beweisen kann.

Historieneintrag o.ä.

[Maz111111]

html,body{background-color:#fff;color:#333;line-height:1.4;font-family:sans-serif,Arial,Verdana,Trebuchet MS;}OK

Jens Kutschke schrieb am 06.04.2022 23:33 (GMT +02:00):

zeitverzögertes Löschen der Freigabe (bspw. zwei Wochen nach Aktenablage): 16h hier meine ich, dass es immer wieder Mandanten geben wird, die sich die Dokumente eben nicht bei jeder Info herunterladen und sichern. Gerade bei langen Mandaten oder extrem kurzen Mandaten. Wenn man hier dem Mandanten von jetzt auf gleich mitteilt, dass "seine" Handakte nicht mehr verfügbar ist, habe ich berufsrechtliche Bedenken.

Man kann auch informieren und dann (ggf. mit Erinnerung durch Wiedervorlage) die Freigabe später löschen?Meines Wissens hat nichtmal die Webakte so ein Feature. —Reply to this email directly, view it on GitHub, or unsubscribe.You are receiving this because you commented.Message ID: @.***>

[Maz111111]

html,body{background-color:#fff;color:#333;line-height:1.4;font-family:sans-serif,Arial,Verdana,Trebuchet MS;}Nun, wenn Mandant sich auch in der "Verzögerung" seine Daten nicht gezogen hat, muss ich irgendwie in der Lage sein, die bereits freigegebenen Dateien erneut freizugeben. Das muss ja nicht unbedingt mit dem gleichen Passwort sein. Aber die Dateien müssen gleich sein. Und da muss mir die KSW sagen, was dem Mandanten alles freigegeben war.

Jens Kutschke schrieb am 06.04.2022 23:36 (GMT +02:00):

gelöschte Freigaben samt Parametrisierung (Passwort etc.) und Dokumenten wiederherstellen: 28h eben genau für den Fall, dass Mandant alles verpennt und sich nichts gesichert hat, meine ich, dass die berufsrechtliche Pflicht und auch eine Pflicht aus dem Mandatsverhältnis besteht, ihm die ihm "gehörenden" Dokumente erneut zur Verfügung zu stellen. Wenn man da jedes mal erneut selbst aussuchen muss, was man ihm zur Verfügung stellt oder sich erinnern muss, was man ihm zur Verfügung gestellt hat und ein spitzfindiger Mandant dann aber beweisen kann (screenshot), dass in der ursprünglichen Freigabe andere Dokumente zur Verfügung gestellt wurden, ist dass im Haftungsprozess misslich.

Auch mit Blick auf den Punkt oben - warum nicht einfach die Freigabe deaktivieren und zeitverzögert löschen? —Reply to this email directly, view it on GitHub, or unsubscribe.You are receiving this because you commented.Message ID: @.***>

[Maz111111]

html,body{background-color:#fff;color:#333;line-height:1.4;font-family:sans-serif,Arial,Verdana,Trebuchet MS;}Diese Frage bezog sich auf das gesamt Feature inkl. der in Frage gestellten Teilpunkte.

Jens Kutschke schrieb am 06.04.2022 23:40 (GMT +02:00):

Das klingt alles nach sehr viel Aufwand - wäre es denn eine Idee (wenn alles gesponsort würde), dass als eine komplette Version zu gestalten, in der nur dieses Feature programmiert wird?

Ehrlich gesagt würde ich die Punkte, die ich als "konzeptionell fragwürdig" bezeichnet habe, nicht umsetzen wollen. Ich verstehe die Anwendungsfälle, sehe aber auch einfache Lösungen mit überschaubarem manuellen Aufwand.Mein größtes Bedenken ist, dass die Umsetung dadurch zu kompliziert und unstabil wird. Nach Beendigung einer Freigabe kann eine Akte ja weiter bearbeitete werden und sich ggf. so weit von ihrem Zustand zum Zeitpunkt der Freigabenbeendigung entfernen, dass eine Wiederherstellung gar nicht sinnvoll möglich ist, ohne dass man die komplette Akte inklusive aller Dokumente historisiert. Da sind wir aber (1) jenseits dessen, was die Anwender bereit sind zu sponsern und (2) wird der Umfang so aufgebläht dass ich es nicht umsetzen würde, weil die Finanzen wichtig sind und nicht signifikant verzögert werden können. —Reply to this email directly, view it on GitHub, or unsubscribe.You are receiving this because you commented.Message ID: @.***>

[Maz111111]

html,body{background-color:#fff;color:#333;line-height:1.4;font-family:sans-serif,Arial,Verdana,Trebuchet MS;}Naja das korrespondiert mit der Frage der Wiederherstellung der Freigabe. Hier geht es mir vorrangig um Beweisführung gegenüber dem Mandanten. Das muss nicht zwingend ein Haftungsprozess sein. Da reicht schon die Diskussion im Büro. Es müsste einen Punkt in der Historie geben der übersichtlich pro Akte alle und für jeden Beteiligten, die ihm freigegebenen Dateien darstellt. Damit wären eigentlich die anderen Probleme auch gelöst. Man muss dann eben das, was ich mir automatisiert wünschte, händisch machen, was aber kein Problem wäre.

Jens Kutschke schrieb am 06.04.2022 23:42 (GMT +02:00):

Funktionalität: soll "Löschen von Freigaben" nur das Löschen der Freigabe bedeuten oder auch das Löschen der Dokumente aus Nextcloud?hier würde ich das vollständige Löschen erwarten, so dass es auch im Freigabe ordner weg ist und keinen Speicherplatz in der Cloud mehr belegt.Hier muss aber irgendwie ersichtlich sein, dass es mal in der Cloud war, damit man weiß, was der Mandant sich ggf. bereits gesichert hat und beweisen kann.

Historieneintrag o.ä. —Reply to this email directly, view it on GitHub, or unsubscribe.You are receiving this because you commented.Message ID: @.***>

[stm9x9]

eben genau für den Fall, dass Mandant alles verpennt und sich nichts gesichert hat, meine ich, dass die berufsrechtliche Pflicht und auch eine Pflicht aus dem Mandatsverhältnis besteht, ihm die ihm "gehörenden" Dokumente erneut zur Verfügung zu stellen.

just my 2 cents ... IMHO muß man nichts (nochmal) dem Mandanten geben, was er bereits hat(te)?

[Maz111111]

Da gebe ich Dir völlig Recht!

Nur können wir dann jetzt mal orakeln, ob der BGH dann die Ansicht vertritt, dass der Mandant irgendwelche digitalen Dokumente, die irgendwo auf dem Webspace des Anwalts lagen und die sich der "arme" Mandant - nachdem er eine völlig unscheinbare Mail erhalten haben soll (er bestreitet dies natürlich) - hätte auf seinen Computer laden können, wirklich bereits hat(te). ;-)

Ich bin kein Hellseher...aber ich hab da so 'ne Ahnung :-D

Am 11.04.2022 um 23:38 schrieb stm9x9:

eben genau für den Fall, dass Mandant alles verpennt und sich
nichts gesichert hat, meine ich, dass die berufsrechtliche Pflicht
und auch eine Pflicht aus dem Mandatsverhältnis besteht, ihm die
ihm "gehörenden" Dokumente erneut zur Verfügung zu stellen.

just my 2 cents ... IMHO muß man nichts (nochmal) dem Mandanten geben, was er bereits hat(te)?

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[j-dimension]

(er bestreitet dies natürlich) - hätte auf seinen Computer laden können, wirklich bereits hat(te). ;-)

Ich konfiguriere die von mir betreuten Nextclouds so, dass sie bei Abruf eines Dokumentes aus einer Freigabe eine E-Mail an den Freigebenden senden.

[Maz111111]

weil ich gerade darüber nachdenke und den Gedanken nicht vergessen will:

M.E: muss es immer nachvollziehbar bleiben, welche Dokumente mit welchem Inhalt für den Mandanten zu irgendeinem Zeitpunkt mal verfügbar waren.

Vorschlag:

Es wird in der Ordnerstruktur einer Akte bei erstmaliger Freigabe automatisch und zwingend ein nicht vom (einfachen) User ohne größeren Aufwand löschbarer Ordner (z.B. "online-Akte") angelegt. Dieser Ordner ist nicht ausblendbar - wohl aber einzeln (also unter Ausblendung aller anderen Ordner) darstellbar.

Alle in Nextcloud befindlichen Dokumente, die sich serverseitig auch in der Akte befinden, werden AUCH in diesen Ordner gelegt (ggf. als Kopie - dann muss der Ordner aber doch ausblendbar sein bzw. grundsätzlich ausgeblendet sein und nur mit besonderem Klick einblendbar sein).

Alle Dokumente, die in diesem Ordner sind, werden serverseitig / clientseitig nur noch als nur lesbar mit der Option zur Arbeitskopie geöffnet.

Ein Löschen aus der Nextcloud ändert an diesem gesamten Zustand grundsätzlich nichts. Lediglich beim Betrachten des Ordners "online-Akte" wird z.B. farblich markiert, welche Dokumente sich nicht (mehr) in der Nextcloud Freigabe befinden.

Das ist sicher noch Verbesserungswürdig - aber für mich ein Anfang.

Hier kann es meiner Meinung nach keine Kompromisse geben. Wenn es zum Streit mit dem Mandanten kommt, muss der RA nachvollziehen können, welche Dokumente der Mandant hatte. Dies schon um die eigene Taktik beim Streit mit dem Mandanten besser bzw. überhaupt planen zu können.

Bsp. Mandant lädt sich ein wesentliches Dok herunter. Dann wird es aus irgendeinem Grund online und in der Akte gelöscht /geändert. Es kommt zum Streit und der RA kan nnicht mehr nachvollziehen, ob und falls ja in welcher Version das Dokument beim Mandanten liegt.

Da hilft m.E. die Mail, die den Abruf des Dok durch den Mandanten bestätigt (wenn ich diese dann überhaupt finde, denn ich weiß ja gar nicht dass ich danach suchen muss) nicht weiter. Möglicherweise ist das abgerufene Dokument immer als Anhang an der Mail. Aber auch da ist es erstmal so, dass ich nicht nach einem gelöschten Dokument suche und dann bitterböse überrascht werde, wenn der Mandant es vorlegt.

Das gilt auch umgedreht für Sachen, die sich der Mandant möglicherweise eben gerade nicht abgerufen hat. Hier will man vielleicht den Nachweis führen, dass eine bestimmte Belehrung erteilt wurde. Wenn das Dok in der Akte und in der Cloud gelöscht wurde, suche ich nicht danach.

Wie gesagt, ich will erstmal nur den Gedanken festhalten.

[stm9x9]

Diese Idee eines "Schatten-Ordner" halte ich für einen guten Ansatz.

(er bestreitet dies natürlich) - hätte auf seinen Computer laden können, wirklich bereits hat(te). ;-)

Ich konfiguriere die von mir betreuten Nextclouds so, dass sie bei Abruf eines Dokumentes aus einer Freigabe eine E-Mail an den Freigebenden senden.

Oh. Cool. Sowas geht? Eine Info per API gibt es aber wohl nicht, oder? Oder daß j-l automatisiert was mit dieser Mail anfangen kann?