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Coordinación interna del Área de Planeación Colaborativa del Laboratorio Nacional de Ciencias de la Sostenibilidad.
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Administrar presupuestos proyectos Papiit y Consolidación para ejercicio 2018 #general #981

Open paola-gp opened 5 years ago

paola-gp commented 5 years ago

@dpedroza74: De la partida de concurrentes del proyecto de consolidación, no aparece en el archivo /ADMIN/admin_propuestas/conacyt/consolidacion_ln_2018/info_adicional_ajustes_pres/lancis consolidacion_presup final la manera como nos podemos gastar el presupuesto concurrente por $1150,000. ¿Sabes en qué documento está esto descrito o como se tiene que usar?

paola-gp commented 5 years ago

@dpedroza74: olvida el mensaje anterior! ya lo estoy viendo con Luis y Rocío. Perdón.

paola-gp commented 5 years ago

@luis-supremo

@rociobrito: Ya están disponibles la asignación y forma de utilización de recursos para finalizar el presupuesto en:

/ADMIN/admin_apc/admin_consolidacionlancis2018/asignacion_presupuesto_consolidacion03_10_18.xlsx para Consolidación

y /ADMIN/admin_apc/admin_papiit/asignacion_presupuesto_papiit_03_oct_18.xlsx para Papiit

Para dar seguimiento a los acuerdos se tiene que:

paola-gp commented 5 years ago

@rociobrito Para las becas de los estudiantes de LANCIS-CU, las actividades deberán quedar de la siguiente manera:

El alumno compilará la información para los bancos de datos espaciales que servirán para la construcción de los indicadores de vulnerabilidad de la zona costera. Durante su estancia, se capacitará al estudiante para implementar y verificar que dichos bancos de datos digitales y cartográficos cumplen con los procedimientos de control de calidad de los insumos generados en LANCIS.

dpedroza74 commented 5 years ago

@dpedroza74: De la partida de concurrentes del proyecto de consolidación, no aparece en el archivo /ADMIN/admin_propuestas/conacyt/consolidacion_ln_2018/info_adicional_ajustes_pres/lancis consolidacion_presup final la manera como nos podemos gastar el presupuesto concurrente por $1150,000. ¿Sabes en qué documento está esto descrito o como se tiene que usar?

dpedroza74 commented 5 years ago

Puse en la carpeta de CONSOLIDACION una nueva carpeta de presupuesto donde subí el presupuesto final (como quedó después hacer la apertura de la partida para la auditoría) y otros documentos administrativos.
En el archivo ADMIN/admin_propuestas/conacyt/consolidacion_ln_2018/info_adicional_ajustes_pres?preview=lancis+consolidac_presup+final.xlsx estaba el presupuesto original con la justificación de en qué se iba a gastar cada partida.

paola-gp commented 5 years ago

Enviado a Salinas (CIBNOR) el 5 de octubre:

Como bien sabes, estamos en el proceso de cierre de proyectos y necesitamos su apoyo. Hay dos partidas de las que dependemos de ustedes y queremos ponernos de acuerdo para iniciar los trámites a inicios de la semana que entra.

Nos recomendó la administración del Instituto de Ecología utilizar el sistema de gastos a reserva de comprobar, para las partidas “trabajos de campo” de ambos proyectos (Papiit y Consolidación CONACYT). En este sistema necesitamos ingresar una solicitud indicando el lugar, las fechas de los gastos y una descripción general del “trabajo de campo” asociado al proyecto. En un periodo menor a 10 días sale un cheque a nombre de Luis y al finalizar el periodo puesto en el oficio se tienen que comprobar los gastos en su totalidad o regresar el dinero.

Con respecto al proyecto de Papiit, el CIBNOR dispone de $78,666.43 de la partida “trabajos de campo” que se deben usar para gasolina y renta de vehículos y necesitaríamos saber las fechas potenciales de las facturas para iniciar el trámite a más tardar el martes de la semana que entra. Las fechas de las facturas no podrían exceder el 30 de octubre.

El segundo trámite lo está llevando a cabo Rocío con Claudia para dar de alta al CIBNOR como proveedor y con ello ejercer la partida “otros servicios comerciales” en donde requeriríamos una factura por $107,500 con el concepto de “compilación y procesamiento de bancos de datos” y una cotización que describa la naturaleza del trabajo. La factura también tendría que ser de este mes.

Con respecto a lo de la licencia de Stella que escuché le indicaste a Luis, solo te pongo al corriente que no nos alcanza el presupuesto para la licencia de $2,990 dólares y no lo podemos dividir en partidas o hacer transferencias de otras (ya se nos pasó el tiempo). En el periodo 2019 del proyecto buscaremos gestionar esto antes del cierre presupuestal.

paola-gp commented 5 years ago

Enviado a Salinas (CIBNOR) 10/10/18

El cheque por $78,666.43 por trabajos de campo de Papiit sale a nombre de Luis (solo necesitamos las fechas o periodo de fechas de las facturas para iniciar el trámite), a su vez Luis se lo deposita a César y ustedes se encargan de pagar a los proveedores. Las facturas por esos $78,666.43 nos las hacen llegar para que Luis las compruebe internamente (tienen que salir a nombre de la UNAM, ya tienen los datos de facturación?). La idea es que esas rentas de auto y gasolina prepagada nos sirva para cubrir con los compromisos del proyecto durante los próximos meses. La semana que entra podríamos organizar una reunión de planeación, en el inter queremos no perder el presupuesto.

Por otra parte, cometimos un grave error al decirles que teníamos $107,500 de la partida "otros servicios comerciales". Hoy me enteré que ese monto ya está asignado a la empresa de software que tenemos contratada. Eso significa que no necesitan enviarnos la factura por ese monto (aunque podríamos aprovechar para ingresarlos como proveedores por si nos es útil en un futuro, ustedes nos confirman).

paola-gp commented 5 years ago

Pendientes a resolver esta semana:

paola-gp commented 5 years ago

Se solicitaron las dos facturas a Plenumsoft y se va a enviar el reporte de sus actividades esta semana.

dpedroza74 commented 5 years ago

Ya subí el presupuesto para la renovación, únicamente hay que solicitar una carta de que no existe el software de dropbox en el sistema de compras de la UNAM

Puse los archivos con el presupuesto y justificació en el dropbox en /home/PAPIIT/pap_informes/informe_avan_año1/renovacion

dpedroza74 commented 5 years ago

Ya subí lo de la carta la sistema. Ya está capturado todo para revisión última de Luis

dpedroza74 commented 5 years ago

Me escribió Elena para enviarme su información para darla de alta como parte del grupo de trabajo. Yo la subo al sistema y además ya Subí al dropbox su información y su carta compromiso en /home/PAPIIT/pap_informes/informe_avan_año1/renovacion

paola-gp commented 5 years ago

Ninguno de los estudiantes registrados del proyecto Papiit son del grupo de CIBNOR. Todos son de Mérida o Lancis-CU

luis-supremo commented 5 years ago

así es

El jue., 11 oct. 2018 a las 12:53, Paola (notifications@github.com) escribió:

Ninguno de los estudiantes registrados del proyecto Papiit son del grupo de CIBNOR. Todos son de Mérida o Lancis-CU

— You are receiving this because you were mentioned. Reply to this email directly, view it on GitHub https://github.com/lancis-apc/planeacion-colaborativa/issues/981#issuecomment-429055326, or mute the thread https://github.com/notifications/unsubscribe-auth/AjEtNHoN5E5OarxxX9pWiFvFN9mX1Hp6ks5uj4VvgaJpZM4XGGDa .

-- Luis A. Bojórquez Tapia Director General Multicriteria, S.C.

paola-gp commented 5 years ago

@dpedroza74: en /ADMIN/admin_apc/admin_papiit/presupuesto_software_papiit_11_10_18.xlsx se encuentra la lista de software que podemos comprar. Del presupuesto de Luis tenemos esas necesidades. Por lo que @rociobrito ya podría solicitar las cartas del sistema de compras de la unam. Dejé el tipo de cambio al de los últimos días, si cambia puedo hacer algunos ajustes al número de licencias de acronis o github.

Del presupuesto de César, me gustaría hablar primero con Luis porque a lo mejor César quiere usar el presupuesto en algo que no sea Stella que no alcanza, así que yo me esperaba con ese al día de hoy.

paola-gp commented 5 years ago

@rociobrito: en el issue #983 está al inicio la lista de todo el material. Dependiendo la cotización ponemos cantidad de algunos artículos para asegurar que nos gastamos el presupuesto en su totalidad.

paola-gp commented 5 years ago

@dpedroza74 : en/ADMIN/admin_apc/presupuesto_Fiorda.xlsx están las partidas y facturas que tendría de antemano que hacer Fiorda actualizados hoy (con base en documento Presupuesto LANCIS_PAPIIT y Consol_10oct2018)

paola-gp commented 5 years ago

Ya envió NAVIC las dos facturas y cotizaciones. Se puede iniciar su trámite.

dpedroza74 commented 5 years ago

Ya está enviado el informe y subí los documentos en /home/PAPIIT/pap_informes/informe_avan_año1 Se requiere la firma de Luis, César y Xavier en los comprobantes de envío y solicitud de presupuesto del año 2 para entregar en DGAPA antes del 17 de octubre a las 3pm

paola-gp commented 5 years ago

Con base en la reunión con Viajes Fiorda del día de hoy, tenemos, desde la porción que a ella le toca, toda la flexibilidad para que nos emita facturas para cualquiera de las partidas: boletos de avión, hospedaje y renta de vehículos, hasta por $250,000 por factura. Para minimizar riesgos, recomienda hacer un contrato para cada una de las facturas y el nivel de precisión del contrato depende de la capacidad administrativa del instituto para tramitar las facturas ante la UPA.

paola-gp commented 5 years ago

Se tiene que modificar la factura de Papiit de Plenumsoft por error en el concepto.

paola-gp commented 5 years ago

Minuta reunión 10/18/18

  1. La administración (Claudia) nos informará sobre el procedimiento mas eficiente para el reembolso por la compra de software del presupuesto de Papiit. Antecedente: Ninguno de los paquetes se pueden comprar por medio de la UNAM, por lo que parece que la única opción es que el Dr. Blos compre con su tarjeta de crédito. Sin embargo, dada la cantidad, el tiempo de reembolso debe ser el menor para que el Dr. pueda liquidar sin contratiempos el saldo de su tarjeta.

  2. La administración (Claudia) nos informará si el Dr. B puede pagar el software del presupuesto del Dr. D del presupuesto de Papiit.

  3. El Dr. B (vía Rocío) enviará los machotes de contratos que se pretenden celebrar con Viajes Fiorda para que los revise la administración (Martín) e iniciar su trámite lo antes posible.

  4. El día de hoy 10/18 se enviará el total de Solicitudes de recursos financieros para trabajos de campo para iniciar el trámite (2 para Papiit y 1 de CONACYT). La administración (Claudia) nos informará cuantos días se tarda en salir los cheques dependiendo el proyecto (Papiit y CONACYT).

  5. El Dr. B (vía Rocío) enviará a la administración el plan de gasto del presupuesto de CONACYT.

  6. El 26 de octubre se celebrará una reunión con los auditores del proyecto de CONACYT, el Ulises solicita que el Dr. B asigne a alguien de nuestro equipo para que asista a dicha reunión.

  7. Si los trámites enunciados anteriormente no tienen contratiempos se espera que para el 26 de octubre estén todos los recursos comprometidos de los dos proyectos.

paola-gp commented 5 years ago

@rociobrito en: ADMIN\admin_apc\admin_papiit/presupuesto_software_papiit_23_10_18 están las descripciones del software para los oficios.

Nayita commented 5 years ago

@serranoycandela @dpedroza74 En: \ADMIN\admin_apc se creó la carpeta admin_viaticos. Dentro de esa carpeta hay una subcarpeta llamada "facturas" para que ahí pongan las facturas de su viaje a BCS y un archivo llamado "reembolsos.xlsx" para que hagan el registro de sus gastos. No olviden que el cargo del viaje se cargará a la partida 215 de PAPIIT

paola-gp commented 5 years ago

  1. Recuerden que deben llenar hojas de asistencia y minutas de reuniones. se ubican en: /ORGANIZACION_APC/apc_iso/formatos_lista_asistencia

  2. recuerden que todas las facturas de la UNAM requieren el uso de CDFI: "gastos en general"

dpedroza74 commented 5 years ago

Ya subí las facturas que yo tengo, faltan las que traerá Luis

dpedroza74 commented 5 years ago

Perdón, se me olvidó decir que aún me falta que me lleguen las facturas de UBER

Nayita commented 5 years ago

@rociobrito la liga donde están las facturas en PDF en el Dropbox es: ADMIN\admin_apc\admin_papiit\factura_software

rociobrito commented 5 years ago

👍

El mié., 7 nov. 2018 a las 14:06, nadiaruiz (notifications@github.com) escribió:

@rociobrito https://github.com/rociobrito la liga donde están las facturas en PDF en el Dropbox es: ADMIN\admin_apc\admin_papiit\factura_software

— You are receiving this because you were mentioned. Reply to this email directly, view it on GitHub https://github.com/lancis-apc/planeacion-colaborativa/issues/981#issuecomment-436759733, or mute the thread https://github.com/notifications/unsubscribe-auth/AYCzpZEdFFL9SyDvyx4rH-Wf15HVoUgnks5usz1ggaJpZM4XGGDa .

-- Rocío Brito García Laboratorio Nacional de Ciencias de la Sostenibilidad Instituto de Ecología, UNAM (55) 5622.9250 Ext. 81274

paola-gp commented 5 years ago

@dpedroza74 @aleestrada @iaga @rociobrito El formato para ingresar las facturas de este viaje se ubica en: /ADMIN/admin_viaticos/reembolsos_merida_25_28_nov_2018.xlsx en la sección de /facturas/ está una carpeta para los pdf y xml

paola-gp commented 5 years ago

@rociobrito: nos puedes enviar los remanantes que se deben gastar de los proyectos por gastos a reserva de comprobar y las fechas de gasto?