ULOHA-20230621-01: NSESSS - TERMINOLOGIE

Základem pro vytvoření dobrých pravidel je společný, srozumitelný a v čase neměnný terminologický jazyk. Je nutné, aby terminologie byla v souladu i s ostatními normami.

Zde uvedu seznam věcí, které je potřeba postupně vyjasnit a případně opravit, doplnit či sjednotit. ULOHA-20230621-01: Vytvořit sdílený společný TERMINOLOGICKÝ VÝKLADOVÝ SLOVNÍK uvedený do souladu pro nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) č. 910/2014 EIDAS 1.0

zákony a jejich přílohy: Zákon č. 297/2016 Sb. Zákon o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce Zákon č. 167/2012 Sb. Zákon změnový k zákonu č. 499/2004 Sb., a k zákonu č. 227/2000 Sb. Zákon č. 300/2008 Sb. Zákon o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů Zákon č. 499/2004 Sb. Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů Zákon č. 500/2004 Sb. Zákon správní řád Zákon č. 227/2000 Sb. Zákon o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů EIDAS 2.0

pro vyhlášky a jejich přílohy: VMV č. 10/2023 VMV č. 10/2022 VMV č. 57/2017 část II Vyhláška č. 504/2021 Sb. Vyhláška, kterou se mění vyhlášky provádějící zákon o archivnictví a spisové službě Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby Vyhláška č. 190/2009 Sb. Zákon změnový k zákonu č. 499/2004 Sb.

pro jiné podzákonné normy: Metodiky Metodický návod pro kontrolu výkonu spisové služby, ... Vzorový spisový a skartační plán pro obce 3. stupně a další

pro vývojovou a ostatní dokumentaci: prováděcí a implementační předpisy, návody, dokumentaci a pod. Přehled právních předpisů stanovujících povinnost ukládat vybrané typy dokumentů

Problém: stejné výrazy mají v kontextu zákona jiný význam a což vede následně k chybnému výkladu a užití například i v definičním souboru XSD, při překladech např. evropských norem a k dalším terminologickým zmatkům.

Konkrétní příklady: dokument, Dokument vs komponeta vs soubor.

                          spis vs typový spis vs soubor dokumentů
                          agenda vs věcná skupina

Doporučení : provést sjednocení významů.

A) Výraz dokument vs komponenta vs soubor Dřívější interpretace výrazu dokument byla "nejmenší jednotka pro zpracování" (list papíru na podatelně, elektronický datový soubor na disku počítače, jeden kotouč s filmem nebo zvukovým záznamem pod.). Programátoři v tomto smyslu použili výraz "soubor" /Jedna písemnost DZ (=soubor nebo XML )/ /SouborZalozeni()/

Později se tento výraz "dokument" začal užívat ve smyslu spojujícím (skupina listů, jednoelementových dokumentů anebo příloh) . Vnitřní obsah tohoto nového pojetí "dokumentu" se začal označova jako "komponenta". Tím vznikl nesoulad v označeních napříč všem zákonům a normám. (prapůvod současné nepřehlednosti v oblasti národního standardu).

Mé doporučení:

Dát rovnítko mezi "dokument" a "komponenta" (tj = nejmenší zpracovaný objekt /objekt kterému lze v skartačním řízení přiřadit unikátní identifikátor digitálního archivu a uložit ho do archivu nebo naopak odstranit z ESSL po skartaci a přejímce s trvalým zachováním jeho metadat/)

Tam, kde je slovo "dokument" použito ve smyslu spojujícím doporučuji použít jiné vhodnější jedno slovo v množném tvaru nebo sousloví (např. listiny, dokumenty, entity, dokumentace, složka dokumentů, sada dokumentů, svazek dokumentů, soubor dokumentů, ... )

Důvod: Znovu začnou dřívější zákony a normy dávat původní smysl aniž by se měnily.

EIDAS (cca 16x užití výrazu dokument ve smyslu nejmenší prvek k evidenci v ESSL a případně k samostatné archivaci či zničení po uplynutí skartační lhůty)

zak.č .č300/2008 Sb (cca 72 x užití výrazu ve smyslu nejmenšího zpracovaného objektu) zak č. 500/2008 Sb ( zmiňuje také dokumenty, spisy a součásti ) zak č. 499/2004 Sb ( cca 308 x užití výrazu ve smyslu nejmenšího zpracovaného objektu )

Snadné zadefinování výrazu pro skupinu dokumentů v nové verzi ESSL.

nsessl / schema