Une branche pour l'évolution ASBL

nicolasdb commented 7 years ago

avec les appels à projet qui affluent et les nouvelles guildes, il est tps d'utiliser aussi github pour le développement de la suite.

Pour travailler sur le règlement d'ordre intérieur, réunir les status et les documents qui sont légalement public de toutes façons.

2 grands axes:

le rafraîchissement et l'adaptation des status à la situation gamifiée
la constitution d'un nouveau CA et changement d'adresse du siège social sur bxl.

nicolasdb commented 7 years ago

j'ai ajouté les status actuels dont un fichier.md à finir de corriger. C'est un OCR automatique des documents scanné. https://github.com/openfab-lab/openfab/blob/CA-asbl/_space/asbl/statuts/statuts.04.2016-OCR.md

nicolasdb commented 7 years ago

Alors, comme me le rappelle Xavier, ainsi que Martin notre comptable. Ce sujet de CA n'a pas évolué depuis Mars et est en bascule depuis décembre 2016. Avec les projets en cours et à venir, celui ci n'avance pas et je reste le seul à m'occuper de la gestion et des décisions en plus de l'opérationnel, ce qui n'est pas viable et loin d'être efficace.

Les objectifs à court termes, c'est

[ ] rentrer les documents admins pour la fin du mois de septembre. Je m'en occupe avec l'aide de Fabienne et ce sera signé par le CA démissionnaire.
[ ] Renouveler le CA (au plus vite, c'est le mieux) pour me faciliter la vie et partager la prise de décision.
- Avoir un CA local et actif facilitera le conseil et les prises de décisions pour le bien commun des bénéficiaires directs.
- Aider aux appels à projets qui vont arriver. Fablab mobile et maker passport soupoudré de gamification.
- Ainsi que faciliter la signature des documents officiels.
- Avoir un siège social local, fait plus de sens aussi. Et centralise les documents que nous recevons ainsi que ceux que nous devons avoir à disposition lors de contrôle éventuel. (dans quel cas, je ne sais pas)
[ ] finaliser CHIC Dont finaliser ou plutôt baliser la méthodo pour la gestion et répartition des financements. Ce qui pose à chaque fois le même problème de répartition des ressources avec aussi, les questions de justifications et de comptabilité. En gros, on en revient au sujet d'Open Value Network et comment l'adapter à Openfab. On en a déjà parlé avec Yannick (mais je ne retrouve pas d'issue ou de note à ce sujet) sur ajouter à chaque devis/budget 10% pour le back-office dont 5% va pour l'écriture du devis.

Tension principale pour les appels à projets dont CHIC en priorité puis Artisant2.0 puis les autres.

Comment temporiser le cash-flow nécessaire pour avancer les 20 ou 30% qu'on ne recevra qu'après clôture complète du projet CHIC, càd environ 6mois après la cloture calendrier de fin 2017.
- soit avec les avances reçues par les appels à projets suivant. Quid d'une bonne gestion financière?
- soit micro-crédit Credal? je ne sais plus combien ça fait mais c'est entre 10 et 15k€.
Comment justifier les dépenses concernant l'avant-projet (devis) qui ne sont dans la majorité des cas non compris dans l'enveloppe budget allouée?

CIN mentionne avoir le même problème de justification pour Organicity et propose quelque chose :

On top of the 50,000 euros, regarding the 10,000 euros distribution within the ecosystem (co-organizers, facilitators, coordinators), we have to make sure this redistribution is officially related to resources/services/skills provided during the experimentation period. Hence, we cannot associate this with events from August). Here below are different cases, all to be added by you in the budget template as “Coordination” + in the stakeholders section (question 18):

Co-creation from event 10th (with facilitator):

2000 euros for DigitYser (mention space rental)

3500 euros for CIN (facilitation/cocreation and collaboration methodologies)

2000 euros for Brussels Creative (RP/communication and link with local authorities/corporates)

2500 for coordinator/experiment lead

Other cases (no facilitator):

2000 euros for DigitYser (mention space rental)

2000 euros for CIN (cocreation and collaboration methodologies)

2000 euros for Brussels Creative (RP/communication and link with local authorities/corporates)

2500 for coordinator/experiment lead

où on en est?

CA démissionnaire mais d'après Martin, ça peut rester telquel, il y a de l'activité et le CA peut rester distant.
Mayliss se propose pour aider à la rédaction de status "plus frais" les actuels sont borderline médiéval et il semble qu'on peut se retirer de l'asbl quand on veut mais qu'on doit mourir pour sortir. Yeah, hardcore.
Elle est intéressée de rentrer dans le CA par intérêt de bénéficier de la structure pour faire avancer le projet de menuiserie "mamie Rabote". Plutôt que de tout créer de zero, c'est de toutes façons similaires.
Pas besoin de Président, secrétaire et trésorier. Ce sont des fonctions très ponctuelles nécessaire uniquement pour déposer les doc admin 1x par an. ça peut se définir à ce moment là. Le reste du tps, le CA peut être "communautaire".
proposition:
La logique de Guilde supporte cette idée. Une guilde par thématique, un représentant par guilde, une représentation dans le CA. = Mutualisation des ressources back-office et gamification.
@chabivdb aimerait en être et ça me ferait plaisir d’officialiser son action "d'innovation broker" au sein d'openfab 👍
il faudra que j'en fasse partie aussi. obviously. Mais quid de ma situation vis à vis du statut d'artiste/smart/chomage. Mon objectif est quand même de stabiliser mes revenus au sein d'openfab donc le jour où j'ai plus besoin de mon revenu universel pour porter le projet... ça dégage.
je propose aussi @looisjl et @softrevolter qui s'impliquent depuis presque 1 an et de plus en plus, au travers des guildes et de la gamification.
Quid d'une élection sans candidat, comme ils m'ont fait le coup à Organicity? Pour pouvoir proposer des représentants que l'on pense adéquat?
Xavier a proposé Michel Bauwens, mais via un statut de membre sponsor/mentor/parrain. à discuter de la forme.
Ramener le siège social au 274.
On peut changer le nom aussi de l'asbl. et renommer Syntonie en Openfab. Ou garder comme ça, les statuts sont finalement déjà écrit pour incuber des projets. Comme Openfab l'est encore. Comme les guildes pourront l'être.... Les 2 me conviennent, je pense que c'est une question de stratégie de communication. à discuter par le CA. Quid de Velom2 qui a déjà aussi une structure?

Réunion CA après le 15 sept?

Qu'en pensez-vous? à qui ça parle? qui est dispo et quand?

Je fais avancer ce sujet parce que j'ai besoin de stabiliser cette base sur quoi tout repose. Surtout avec les projets qui s'annoncent en plus. J'en ai mare d'être seul à tenir l'escabelle et à qui on se plaint que je fais pas ça suffisamment bien ou pas assez vite. Si j'avais envie de ça, je me marierai ^^. (Dont cette fois, oui, Xavier pour cette gestion de facturations CHIC ) Sans ça, un jour bientôt, je vais aussi envoyer tout bouler. Pour la dernière fois, la gestion admin, c'est pas mon job, je n'y connais rien, j'apprends sur le tas et je fais du mieux que je peux pour tenir le truc tant que j'y arrive. Il y a de la compta en retard, des budgets en retard, des jobs en retards, des mails en retards, de la vie sociale et du sommeil aussi. Keep calm or DIY yourself comme ils disent sur les TshirT.

zuperninja commented 7 years ago

J'aime beaucoup tes propositions. Je vous soutiens à fond !

nicolasdb commented 7 years ago

je fais d'ailleurs une "petite" mise à jour, parce que j'avais commenté un peu plus tard sur slack aussi.

Dès que le rush actuel sera passé pour moi, j'aimerai qu'on avance sur la résolution du sujet CA ASBL et gouvernance.
Avec l'appel "fablab mobil" qui a toutes les chances de passer et avec Désiré, on pense qu'il y a de fortes chances que celui d' organicity passe aussi. Ainsi qu'avec le concept émergeant de Guilde interne à Openfab. Ainsi qu'avec le malentendu auquel on a pu assister à la réunion au cabinet entre hackistan (non sur la facture) et CIN, le projet réel (note: il y a eu une grosse soupe entre CIN, hackistan mais aussi hackerspace lors des discutions, on a même eu droit à du Pierre-Xavier, peut-être une fusion imaginaire de PA et Xavier, huhuhu)

Il convient donc de stabiliser la structure dont:

rapatrier le siège social à XL
renommer syntonie en Openfab ou alors sacrément mieux communiquer sur qui fait quoi. Idem avec les associations Openfab/Velom2
On doit rentrer des bilans et rapports d'activités 2016 aussi pour la fin du mois. Fabienne (ma soeur) qui s'en occupait avant va encore aider pour cette fois mais il va falloir prévoir une transition parce que je sais que c'est pas très compliqué mais je nage complètement dans ces histoires là.
ratifier les status, Maeliss qui les a relu et commenté, mentionne des conventions complètement dépassées socialement en cette année 2017 mais aussi des trucs bizarre comme par exemple, qu'on peut quitter l'asbl quand on veut mais il faut être mort pour quitter l'asbl. heuuuu.... bref, y a eu un peu trop de copier/coller provenant du modèle de base. De plus, Xavier avait déjà rédigé une autre version. C'est donc à discuter à plusieurs et à adapter en fonction d'une vision commune d'à quoi nous sert l'asbl.

Autres priorités //

la cloture du projet CHIC dont la consommation du budget final avec la contrainte qu'on ne sera remboursé des quelques 10k€ restant qu'après cloture et validation complète des justificatifs par l'EU, càd au mieux juillet 2018 Il faut encore produire des documentations et divers rapports sur les workshops ainsi que faire le lien avec les dépenses. J'essaie de suivre pour la doc mais j'aurai besoin d'aide pour la consolidation des justificatifs parce que si ça colle pas, on n'est pas remboursé des factures.
Artisant2.0, ça avance pas trop mal avec Dewi, AnneSophie et Paul pour la gestion de celui ci mais là aussi, en plus de l'organisation, il y a le suivi où encore une fois, je rame. On est par contre, dans la situation inverse avec la commune, au plus vite on dépense et qu'on les justifie, au plus vite ils peuvent nous verser le reste du budget; il aimerait épurer leurs comptes avant la fin de l'année. il reste je pense quelque chose comme 1500€
point de vue rémunération. Puisque c'est là aussi une question ouverte. "Comment rémunérer le tps d'une personne qui s'occupe du suivi à la fois en amont et en aval des appels à projets?"

On a évalué avec Yannick une méthodo de création de budget, dont l'ajout systématique sur le cout de l'action, 5% pour la rédaction du devis/dossier et 5% pour le "backoffice" = les tâches admin associées à la facturation par exemple. Je teste aujourd'hui le modèle avec Dewi pour le projet de présentoire à semence pour notre partenaire Minga à Paris. https://github.com/openfab-lab/openfab/issues/139

L'objectif est

de valider si l'estimation du devis était cohérente avec le travail en question
valider une méthode de mesure pour la répartition du budget en fonction des tps passé et des coûts matériels.
du même coup, on documente les processus via des photos et de rapides commentaires, surtout utile pour noter les réglages et formules de comptabilisation. Ce qui aidera à l'établissement de nouveau devis pour le même type de demande.
et en bonus, on apprend à utiliser les fonctions de project managment que permet github. (+ zenhub une extension qui facilite la méthode agile dans github)
les tâches sont réparties en nouvelles issues, liée à l'issue labélisée "Epic" et assignée aux participants Cette méthodo sera utilisée pour la gestion d'Artisan2.0 Tjs avec Dewi, auquel s'ajoutera Paul pour la dimension de coordination/gestion, avec en bonus, le test de travail à distance sur l'aspect backoffice.

Aujourd'hui, je pense que 5+5% en plus du budget est un bon calcul. Mais dans le test avec Dewi, l'objectif est en même tps de tester le statu de membre metaUser. pour rappel, le metaUser ne paye plus d'abonnement/mois mais accède aux jobs rémunéré en € par prestation à 34€/h. (ce qui laisse 38% de cash flow pour les charges et frais commun (backoffice indirect) ou encore du réinvestissent matériel) Avec un plafond et adaptation au prorata des budgets alloués et du nombre de personnes, on se base sur l'OVN sur ce coup. Si pas asez d'€, le superUser pourrait s'occuper de tâches mais en échange de crrr ou de badges compétence ou encore de cartes dé pour la gamification; à négocier à l'acceptation de la tâche comme dans le concept des smartcontrat dont PA parlait déjà à l'époque du Hackistan. note: un metaUser, peut aussi privilégier un nombre de Crrr pour travailler sur un projet perso plutôt que des € qui seront taxés. = avantage d'une "community currency"

nicolasdb commented 6 years ago

Xavier:

Donc on aurait 3 h de discussion. Est ce qu'on essayerait pas d'avoir une séquence de travail plus détaillée? Peux tu détailler 10 points et un timing si on veut être co structure c'est essentiel.

Ambition/mission/objectifs?

Clôture CHiC et CQ Maelbeek + budget 2018? Cloture CQD, 1 JAN 2018. Demande hackathon CQ Maelbeek. Cloture CHIC, 1 JAN 2018.
Opportunité et stratégie à 3-5 ans ça sera quoi OF demain? + Velom2?

Structure

ASBL:

Loois: je ressens un besoin de clarté et de structure avant de pouvoir me positionner
Xavier: Je pense à l'histoire du CA openfab que je lierais a une discussion avec Velom2
Je pense à la gestion des membres+ implication dans le Projet distri valeur

COOP/autres

IJV 14 opérationnel comment?
Peut être prévoir un moment avec Yannick pour parler de CIN et des outils déjà en place? + perspectives et développement
Comment intégrer Of et Velom2 dans ce process?

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