Comptabilité au OpenFab

milenasonneveld commented 5 years ago

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(à remplir quand l'issue est résolue)
contexte

Pour qui Milena puisse aider à la comptabilité de Openfab, surtout pour le projet du Fablab mobile. En long terme on pourrait déléguer la comptabilité.

objectif

Le trésorier sera toujours la personne qui vérifie la comptabilité tous les 3 mois. Dans les facturations du jour en jour on peut déléguer les taches de facturation de dépenses, de facturation à des clients et de validation des notes de frais. Pour cela il faut être rigoureux et ne pas oublier des étapes.

proposition

On décrit ici le flow de la facturation et des notes de frais pour le fonctionnement de OpenFab. Étape 1 - Préparation
[ ] On est level 3
[ ] On se laisse invité au Google Drive
[ ] Se connecter au OpenfabNAS (voir aussi https://github.com/openfab-lab/toolsDocs/blob/master/Informatics/Network/LANdiscovery.md)
[ ] On fait un premier facture et note de frais avec le trésorier

Étape 2 - Faire une facture

[ ] Dans Compta Caisse\2018 Vérifier le denier numéro de facture.
[ ] Dans Compta Caisse\00 Model Facture OF-B0 suivre le flow indiqué.
[ ] Si on facture à un nouveau client, introduire le client dans le fichier Compta Caisse\Client.
[ ] Si tout est correct, créer une copie du document dans le dossier Compta Caisse\2018.
[ ] Dans le tab client, autoriser l'accès. Renommer le dossier avec le numéro de facture et nom du client.
[ ] Imprimer en pdf (cellules sélectionnées).

Étape 3 - Partager la facture

[ ] Ajouter la facture au OpenfabNAS\000WORK\2 gouvernance\Comptabilité\Facture Out\2018 - Factures clients
[ ] Envoyer la facture au client avec le compte facturation@openfab.be avec le Message client.

Étape 3 - Valider une note de frais à complèter

ressources

Resultats

rewards

nicolasdb commented 5 years ago

@zuperninja t'en pense quoi?

J'ai ajouté un flowchart aussi sur https://github.com/openfab-lab/devis-et-facturation/blob/master/accountingFlow.xml

Qu'on complétera la prochaine fois pour les notes de frais et petit à petit le suivit compta des factures.

nicolasdb commented 5 years ago

accountingflow

note: Pour les particuliers, utilisez simplement "vente à particulier" et mettre le nom du client simplement. c'est plus rapide. Un jour on fera un fichier membre en plus... Si qqun sait à envie de s'en charger, welcome.

note bis: la copie dans le dossier 2018 AVANT d'imprimer est une astuce chronologique (de toutes façons faut le faire) En créant une copie du modèle, Drive demande où et le nom, c'est l'occasion de renommer correctement la facture. ATTENTION au nom client. L'autorisation d'accès à la feuille client ne suis pas la copie. Faut juste cliquer authorisé et zoup, le nom du client réapparait sur la facture. Si qqun sait comment fixer ça, welcome. Lorsqu'on imprime en pdf, il n'y pas d'étape où renommer mais le nom du document est utilisé et directement téléchargé. On évite de devoir renommer le pdf après téléchargement. Quand on doit le faire 40fois, ça fait plaisir. Puis bien le ranger sur le NAS.

zuperninja commented 5 years ago

https://github.com/openfab-lab/devis-et-facturation

nicolasdb commented 5 years ago

Issue moved to openfab-lab/devis-et-facturation #2 via ZenHub

openfab-lab / openfab