OSS Gateオンラインワークショップ2022-09-06

[daipom]

開催内容

• イベントページ
• 時間: 2022-09-06T13:00/19:00
• 進行役: @daipom

やること

• [x] Doorkeeperのイベントページ作成（要管理権限）
• タイムライン、メッセージ送信予定（要管理権限）
  • 開催1ヵ月前（2022-08-06）
  • [x] イベント未登録者向け：サポーター募集文面
  • 開催2週間前（2022-08-23）
  • [x] 参加者、キャンセル待ち向け：不参加の場合のキャンセルを呼びかける文面
  • [x] イベント未登録者向け：イベント告知、サポーター募集文面
  • [x] イベント未登録者向け：前半枠のみサポーター募集の場合の文面
  • [x] イベント未登録者向け：後半枠のみサポーター募集の場合の文面
  • 開催1週間前（2022-08-30）
  • [x] 進行役決定
  • [x] ビギナーの繰り上がり処理
  • [x] 参加者、キャンセル待ち向け：不参加の場合のキャンセルを呼びかける文面
  • 開催3日前（2022-09-03）
  • [x] (もしサポーターが集まらず開催できない場合) 参加者、キャンセル待ち向け：サポーター不足による中止を伝える文面）
  • 開催1日前（2022-09-05）
  • [x] 参加者向け：Discord招待URLの通知用文面
  • [x] (もしサポーターが集まらず開催できない場合) 参加者、キャンセル待ち向け：サポーター不足による中止を伝える文面
  • [x] tutorial/retrospectives/prepare.rb を実行してアンケートのテンプレートを追加する（ #1337 ）（要コミット権）
• [x] 4回分先までのDoorkeeperイベントページの作成（要管理権限）
  1. イベントリストを開く。
  2. 「1月と4月と7月と10月は最終土曜日に10:30から17:00で開催」「3月と6月と9月と12月は第2土曜日に13:00から19:00で開催」のルールに従い、同じ開催時刻の未開催イベントまたは過去イベントから「コピーして新規イベント作成」を実行する。
  3. 2のルールに従って開催日を変更する。
  4. 開催日をイベントタイトルに反映する。
  5. ビギナー人数を0に変更する。
  6. イベントを作成する。
  7. イベントに対応するワークショップ準備用issueを作成する。

[daipom]

進行役決定については、開催2週間前のタスクとして考えようと思っている。 (問題なさそうであれば今後のタスクリストを変更する)

1ヶ月前の案内からしばらく様子を見て、進行役を募る形が良さそうと思ったから。

[yoshimotoyuk]

1か月前の案内の時に Gitterに投稿＆告知拡散のお願いをするっていうのを足してもいいのかなって思いましたがどうでしょう？ よさそうなら文案考えます！

[daipom]

そうですね！Gitterに何かしら投稿しても良いんじゃないかなと思います！

ありがとうございます！ぜひぜひ！

[yoshimotoyuk]

https://github.com/oss-gate/workshop/blob/master/template/event_notice_for_gittter.md 作ってみました

[daipom]

ありがとうございます！

なるほど！

• https://raw.githubusercontent.com/oss-gate/workshop/master/template/invite_supporter.md

をベースにしたんですね！

Doorkeeperのメールで使っている以下ではなくて、ちょっと内容を変えていこう、という感じでしょうか？

• https://raw.githubusercontent.com/oss-gate/workshop/master/template/workshop_supporter_invitation.md

それは確かに良いと思うのですが、元々のベースinvite_supporter.mdの内容が、 不足しているサポーターを補うための募集、みたいな趣旨になっているように読めて、 もうちょっと内容を変えたほうが良いかもしれないとも思いました。

ちょっとPR立ててみますね。

[daipom]

ワークショップ準備issueのテンプレートにGitter通知タスクを追加しました！ (とりあえず一ヶ月前タスクとして)

ありがとうございました！

[daipom]

進行役やります！

[daipom]

Discord招待URLの通知って、1週間前にできないよな、、 URLの期限が1週間だもんな、、 前回はどうやったんだっけ、このフローも見直した方がよいかも？

[yoshimotoyuk]

前回は、オフラインのスケジュールで招待を送る（3日前）＋前日の連絡にも招待URLを貼るというスタイルでした。 解決策は １）スケジュールをオフラインと合わせる（3日前に送る）ただし、1週間前の連絡でキャンセルが入ったりするので、3日前だと調整が大変になるかも？ ２）1週間前にリマインダーを送り、1日前の連絡で招待付きのURLを送ることにする（リマインダーでdiscordカウントの準備が必要な旨を通知） ３）1週間前に連絡し（招待URLは期限なし使用回数制限）、必ずサーバーに事前にジョインしておいてくださいという形で連絡する

こんな感じっすかね？

[daipom]

なるほど！ありがとうございます！

早めにURLを連絡したい理由は、

Discordのクライアントをダウンロード・インストールして、こちらのURLから「oss-gate」サーバーへご参加頂くようお願いします！

この作業をしてもらう必要があるからですよね、きっと。 これが3日前の案内で問題ないのであれば、3日前タスクに移動したいなと思いました。

[yoshimotoyuk]

ぶっちゃけURLは多分当日朝か前日連絡でもいいと思います （事前に前日に送りますとか当日送りますのアナウンスしていれば） オンラインイベントはURLは前日か当日のほうが多い気はしています。

でおっしゃる通り、Discordのクライアントをダウンロード・インストールが必要という話があるので事前連絡が必要。 また、結構早めに予約入れている人がいるから、1週間前にリマインダーはあったほうがいいという感じだと思うんですよね。

なので、2なのでもいいのかなと思ってました。（三日前タスクはなし。1週間前と1日前）

[daipom]

なるほど！それが良さそうですね！

今のフローでも次の1週間前タスクがあり、これがリマインダーになっている気がするので、

• 参加者、キャンセル待ち向け：不参加の場合のキャンセルを呼びかける文面

この文面にdiscordのインストールについての記載を追加すれば良さそうですかね！？

そして招待URLは1日前タスクに集約する。 (1日前タスクの通知用文面をちょっと変える必要がありそう)

[daipom]

フローを更新しました！ 今回は変わり目なので、メールを追加で送りました！

次回から、1週間のリマインダーと、1日前のURLお知らせ、で大丈夫です。