Local para evento

[maribedran]

Como ainda não tivemos resposta de locais, temos que considerar buscar locais pagos.

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Descrição

Encontrar local para evento.

Requisitos para a atividade ser considerada como concluída

• Buscar local
• Verificar disponibilidade de data
• Orçar
• Iniciar contratação

[Ryllari]

Vocês chegaram a ver o centro de convenções? https://ccs-salvador.com.br

[cecivieira]

Issues relacionadas:

7 #32

[cecivieira]

Ele é a Casa Rosa e cabe 450 no palco principal, segundo a pessoa que me mostrou, mas eu arriscaria dizer 350

"Ele é um local com apenas 1 palco então seria a possibilidade de fazer apenas 1 trilha mesmo, mas ele tem outros espaços interessantes

https://casarosasalvador.com.br/"

de: @Lorenaps

[cecivieira]

@Ryllari acredito que ainda não cogitamos. Vou entrar em contato essa semana

[cecivieira]

Solicitado orçamento a:

• [x] https://www.granhotelstellamaris.com.br
• [x] https://www.deville.com.br/hotel-deville-prime-salvador/eventos-hotel-deville-prime-salvador

[cecivieira]

Orçamento do Hotel Deville prime - R$17.900 por dia

orçamento

[Lorenaps]

Lista de espaços usada para solicitação:

1 Auditório principal com a capacidade para alocar completamente o público estimado (entre 200 e 300 pessoas)
1 Auditório auxiliar, que comporte no mínimo 50 pessoas e que seja próximo do auditório principal, de preferência
1 Espaço para Open Space (Espaço para que as pessoas possam se reunir e falar sobre seus projetos)
1 Espaço aberto ou fechado onde seja possível colocarmos alguns stands de empresas patrocinadoras
Entre 2 e 4 laboratórios de informática
1 Sala de apoio para a equipe de organização (pode ser uma sala de aula mesmo)
1 Sala para Espaço Kids (pode ser uma sala de aula mesmo)
Área para coffee break
Além desses espaços é importante que o local tenha acessibilidade predial (para possibilitar a locomoção de pessoas com diferentes necessidades) e WIFI.

[Lorenaps]

Atualização dos últimos locais solicitados:

• UFBA (Escola Politécnica): Aguardando retorno. Prazo inicial de resposta 03/03, um novo email perguntando se havia alguma dúvida foi enviado nesse mesmo dia, ainda sem resposta. (#7 )
• Casa Rosa: Email foi respondido pela equipe da casa, reunião de apresentação foi marcada para 09/03 (quinta-feira) às 10 horas.
• Senai: Ainda sem retorno (#32 )

[Lorenaps]

Sobre a reunião com a Casa Rosa na quinta 10/03

Conversamos sobre o espaço e as possibilidades de programação para fazer lá. Eles ficaram de nos mandar um orçamento. Segue alguns comentários abaixo:

• O local dispõe de 250 cadeiras + 60 banquinhos (já inclusos no aluguel)
• Para o palco principal já existe uma caixa de som. Nos teriamos que providenciar os microfones e o operador de som. Caso a gente deseje usar a sala rosa para palestras também, teriamos que providenciar uma outra caixa de som e demais estruturas necessárias.
• Sobre o WIFI teríamos que providenciar um serviço extra, visto que a internet deles não pensada para o uso mais massivo como uma conferência;
• Se quisermos fazer oficinas lá, teremos que ou solicitar que o pessoal leve seu computador ou fazer o aluguel de computadores;
• Também devemos nos atentar que alguns espaços como a Galeria/Foyer não deve ser utilizado para suportar estruturas pesadas como stands, pois o chão deve ser preservado.
• Existe uma plataforma elevadora para acesso da Sala Rosa, que fica no piso superior;

Por fim, minha opinião é que é um otimo local, ficaria um evento muito bonito lá, mas teríamos que fazer MUITAS adaptações para que ele pudesse comportar o formato da PyNE.

[cecivieira]

@Lorenaps as adaptações que precisaríamos fazer seriam as listadas no comentário anterior?

• O local dispõe de 250 cadeiras + 60 banquinhos (já inclusos no aluguel)
• Para o palco principal já existe uma caixa de som. Nos teriamos que providenciar os microfones e o operador de som. Caso a gente deseje usar a sala rosa para palestras também, teriamos que providenciar uma outra caixa de som e demais estruturas necessárias.
• Sobre o WIFI teríamos que providenciar um serviço extra, visto que a internet deles não pensada para o uso mais massivo como uma conferência;
• Se quisermos fazer oficinas lá, teremos que ou solicitar que o pessoal leve seu computador ou fazer o aluguel de computadores;
• Também devemos nos atentar que alguns espaços como a Galeria/Foyer não deve ser utilizado para suportar estruturas pesadas como stands, pois o chão deve ser preservado.
• Existe uma plataforma elevadora para acesso da Sala Rosa, que fica no piso superior;

[cecivieira]

Continuação do contato com a UFBA:

' ' ' Prezada Lorena

Desculpe a demora pelo retorno, pois estávamos numa maratona de eventos aqui na escola. Seguem os encaminhamentos:

01 auditório para 200 pessoas - 6º andar - Reservado (você já deve até ter recebido o e-mail)

01 auditório para 80 pessoas - 6º andar - Reservado (você já deve até ter recebido o e-mail)

01 auditório para 35 pessoas - 6º andar - Sala de apoio para a equipe de organização - Reservado (você já deve até ter recebido o e-mail)

Espaço para stands e coffee break: foyer dos auditórios - 6º andar - Reservado (você já deve até ter recebido o e-mail)

Espaço para Open Space, 1 Sala para Espaço Kids - 02 salas de aula do sétimo andar (espaço kids na sala 7.3.7 e Open space na 7.3.6) - Pré-reserva - dependo da alocação do semestre 2023.2 para confirmar. Pode haver alteração da sala, mas teremos duas salas disponíveis.

Acessibilidade: auditórios tem rampa de acesso e 7º andar tem acesso por elevador

Laboratórios de informática: Pré-reserva de 02, podendo ampliar para 03 a depender das demandas de atividades da Escola no semestre 2023.2 - Pré-reserva de 2 Labs (você já deve até ter recebido o e-mail)

Questões-chave:

Sábado e domingo - Professora Karla e Grupo de pesquisa ficam responsáveis pela abertura, fechamento e desligamento dos equipamentos dos auditórios. Horário limite: 17 horas (reservei até 21h apenas por precaução)

Seguem termos de responsabilidade dos auditórios para preenchimento e assinatura

Por favor, me informe um contato telefônico para registrar junto às reservas.

' ' '

[lipemorais]

Faltam preencher os formulários.

[Lorenaps]

@Lorenaps as adaptações que precisaríamos fazer seriam as listadas no comentário anterior?

• O local dispõe de 250 cadeiras + 60 banquinhos (já inclusos no aluguel)
• Para o palco principal já existe uma caixa de som. Nos teriamos que providenciar os microfones e o operador de som. Caso a gente deseje usar a sala rosa para palestras também, teriamos que providenciar uma outra caixa de som e demais estruturas necessárias.
• Sobre o WIFI teríamos que providenciar um serviço extra, visto que a internet deles não pensada para o uso mais massivo como uma conferência;
• Se quisermos fazer oficinas lá, teremos que ou solicitar que o pessoal leve seu computador ou fazer o aluguel de computadores;
• Também devemos nos atentar que alguns espaços como a Galeria/Foyer não deve ser utilizado para suportar estruturas pesadas como stands, pois o chão deve ser preservado.
• Existe uma plataforma elevadora para acesso da Sala Rosa, que fica no piso superior;

Sim

[Lorenaps]

Os termos de responsabilidade foram preenchidos por @leasampaio e por conta do feriado agendamos o email para amanhã (dia 10/04 as 7:50 da manhã), pelo email oficial do evento.

Além de passarmos as informações pedidas fizemos as solicitações:

• Logos para serem adicionadas no material do evento
• Data para visita dos espaços (para que possamos ter mais informações sobre infraestrturua, operacional e decoração)

[Lorenaps]

Tudo confirmado! As documentações foram aprovadas e visita aos espaços acontecerá no dia 26/04.