cecivieira
commented
2 years ago Onboarding para equipe organizadora da Python Brasil
- Público alvo: Big Kahuna e Equipe organizadora da próxima PyBr
- Período de realização: Entre 12 e 10 meses antes da realização do evento
- Responsáveis: APyB e membras da organização do evento anterior
Estrutura
1. reunião: visão geral
- Boas vindas
- Apresentar agenda
- O que é Python Brasil desde uma perspectiva de gestão (projeto de código aberto com uma membra fixa: a Gestora de Projeto)
- Apresentar possibilidade de pactuação com a APyB do modelo de organização:
- Modelos existentes: Comunitário, Misto e Profissional
- Pré-evento (ordem cronológica de atividades):
- Escolha e detalhamento de formato: presencial, online, híbrido; (aqui enfatizar que essa escolha deve fortemente levar em consideração a capacidade de trabalho da comunidade anfitriã do evento, seu engajamento na organização do evento, tempo disponível e possíveis ausências)
- Desenvolvimento de identidade visual;
- Levantamento de custo para viabilização; (criação de planilha que reuna todos os custos de infraestrutura e terceirização de serviços baseado em preços reais + 10%)
- Criação do Plano de Patrocínio; (disponibilizar modelo ou planos anteriores)
- (opcional, caso a equipe já seja suficiente) Convidar novas voluntárias;
- Formação de grupos de trabalho;
- Planejar campanhas publicitárias (ex.: lançamento do evento, chamada para patrocinadoras, submissão de palestras, etc.);
- Estabelecer grade horária do evento; (com isso será possível determinar quantidade de palestras, jobfairs, sorteiros, etc)
- Planejar curadoria de conteúdo para o evento;
- Criação de fluxo de caixa (disponibilizar modelo);
- Pactuação contratual de fornecedores a partir da priorização de gastos e execução orçamentária (jamais pagar 100% do contrato adiantado).
- Execução do evento
- Pós-evento:
- Execução orçamentária restante;
- Fechamento do fluxo de caixa do evento e publicação no site;
- Emissão de certificados;
- Abertura de dados anonimizados no repositório dados
- Exclusão permanente de dados pessoais de participantes;
- Envio de relatório de impacto para patrocinadoras;
- Atualização do Manual da Big Kahuna;
- Redação de Post mortem
- Ferramentas úteis para gestão do projeto:
- GitHub: gerenciamento de atividades e discussões;
- Discord: comunicação online.
- Conselhos finais
- Comunicação:
- Transparência como padrão;
- Estabeleceder uma ótima comunicação assincrona;
- Estimular o uso das ferramentas de comunicação e gerenciamento estabelecida pela equipe;
- Estimular uma comunicação direta e sincera;
- Haver coversa de entendimento que todas as pessoas estão andando no mesmo sentido, no entanto discordancias acontecerão, cobranças também e isso não quer dizer que é um problema pessoal. As insatisfações precisam ser expostas para que haja a possibilidade de entendimento e resolução;
- Registrar todo o processo de execução da atividade na plataforma escolhida e estimular colaboração de todas nas que demandarem discussão. Um projeto de código aberto sem documentação não serve de muita coisa e dificulta muito a contribuição de outras pessoas.
- Comunicação:
2. reunião: mentoria para "Levantamento de custo para viabilização"
Alguns pontos:
- Estigar o imaginário da organização para pensar no cenário ideal, entrar no detalhamento do que é necessário para a viabilização de cada atividade, ou seja, partir do macro e ir pensando cada pedaço do evento e no que precisará contratar para isso, por exemplo:
"Quero que no encerramento do evento tenha um espetáculo artístico"
- De que tipo?
- Precisará contratar artistas?
- Precisará alugar equipamento para a execução do espetáculo?
- Haverá alimentação para as artistas?
- Não sabe? Blz, então se escolhe o grupo artístico entra em contato e faz todas essas perguntas.
3. reunião: mentoria para "Criação do Plano de Patrocínio"
Alguns pontos:
- Definir recebimento ou não de patrocínio estrangeiro;
- Calcular cotas estrangeiras, caso aplicável;
- Revisão de cotas.
rougeth
gabubellon
Descrição
Estruturar onboarding para a organização da PyBr2022 com objetivo de ser uma metodologia teste a ser reproduzida pela @pythonbrasil/apyb nas próximas organizações do evento.
Usar como base o Manual do big kahuna da python brasil
Requisitos para a atividade ser considerada como concluída