[Reunião] Alinhamento da equipe de patrocínio pós-finalização do plano de patrocínio: 27 de fevereiro 2022

[ogecece]

Reunião sobre alinhamento da equipe de patrocínio pós-finalização do plano de patrocínio

• Data: 27/02/2022
• Participantes:
  • Flávia Viana (@Flaviasv)
  • Giulio Carvalho (@giuliocc)
  • Lahis Almeida (@wasp-lahis)

Ata

• Temos um quadro para a equipe de patrocínio
  • Definição: Criar issues de Patrocínio com label patrocínio, garantindo, assim, que fique visível no quadro
• Definição: Criar documento com definições da equipe
• Definição: Cadastro de toda a equipe atual no Freshdesk

Kick off prospecção

• Definimos um mínimo absoluto de porcentagem de representatividade de empresas locais ou deixamos em aberto?
  • Giulio: Acho que podemos deixar em aberto. Podemos até buscar um certo número mas não deixaríamos de fechar patrocínios por conta disso
  • Lahis: Acho que faz sentido as pesssoas da equipe de patrocínio que são daqui ficarem responsáveis pelos contatos com as empresas regionais e assim conseguimos dar vazão aos contatos das empresas regionais (representatividade regional)
  • Definição: Vamos manter uma porcentagem como objetivo, mas deixar em aberto
  • Definição: Preferencialmente, pessoas da equipe de patrocínio que sejam locais irão ser responsáveis pelas empresas locais
• Porcentagem que buscamos de representatividade de empresas locais?
  • Lahis: Mínimo de 30%. Abaixo disso acho que não ficaria representativo
  • Definição: A porcentagem objetivo de representatividade de empresas regionais é de pelo menos 30%, porém, a meta é aberta
• Contato com as empresas deve ser feito utilizando o Freshdesk?
  • Giulio: Para manter a informação centralizada e o histórico da conversa registrado, devemos tentar ao máximo usar o Freshdesk
  • Definição: Sempre que possível, utilizar o Freshdesk para contato com as empresas
  • Definição: Caso algum ponto importante seja discutido fora do Freshdesk, por exemplo em reunião, dar uma devolutiva por email para a empresa com os pontos que ficaram decididos na reunião, assim esses pontos importantes continuam registrados
• Preenchimento da planilha de prospecção. Preenchemos com todas as empresas que gostaríamos de contatar ou apenas com as que a equipe atual tem capacidade?
  • Flávia: A gente devia colocar na lista apenas as empresas que a gente consegue já se colocar como "responsável", assim a gente consegue se organizar melhor, ao invés de fazer uma lista enorme de "possíveis contatos", que podem nem ser concluídos
  • Definição: Vamos preencher até domingo que vem (06/03) as empresas que a equipe atual vai contatar
• Prazo para traduções do plano de patrocínio
  • Lahis: Posso contatar amiga que sabe espanhol
  • Flávia: Posso ajudar na tradução de inglês e espanhol
  • Definição: O prazo para traduções será dia 06/03
  • Definição: Criar dois documentos no Canva, um para inglês e outro para espanhol

Guia para contato e reuniões com patrocinadoras

• Como apresentaremos o Plano de Patrocínio para as empresas?
  • Giulio: A gente devia sempre tentar realizar agendamento de reunião para explicar melhor o Plano de Patrocínio e ter esse contato mais pessoal para tirar dúvidas e alinhar os interesses
  • Definição: Ao entrar em contato ou ser contatado, demonstrar interesse em estabelecer o contato por videochamada e apontar que pode enviar o Plano de Patrocínio para a empresa antes da reunião agendada
• Durante a reunião de apresentação do Plano
  • Deixar claro os benefícios que a Python BR proporciona à empresas patrocinadoras
  • A patrocinadora será incentivada a ter seus funcionários submetendo atividades
    • A empresa não deve comprar nenhuma atividade (sem palestras, sem keynotes e sem tutoriais). Casos muito particulares podem ser analisados
  • Deixar claro o que faremos com o fomento que será adquirido
  • Sempre ter o Código de Conduta em mente
  • Definição: Fazer um guia para a equipe de patrocínio baseado no que usaram ano passado
  • Definição: Podemos rejeitar um patrocínio se identificarmos que não será uma adição positiva ao evento
  • Definição: Na reunião, anotar dúvidas e definições em ata
  • Definição: Mandar devolutiva por email com tópicos importantes e ações a serem feitas abordados na reunião
  • Definição: Depois de sanar as dúvidas levantadas pela empresa, enviar email de resposta

Ações para serem realizadas

• [x] #101
• [x] #102
• [x] #103
• [x] #104

[julianyraiol]

oi @pythonbrasil/time-patrocinio podemos fechar essa issue?