Écrire un billet de réflexion au sujet des forces et faiblesses du classement de documents dans des dossiers versus un système à plat avec des tags

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Je souhaite écrire un billet pour partager et creuser ma réflexion au sujet de la non-pertinence de l'utilisation de dossier pour classer des documents, que ce soit dans un contexte collaboratif ou solo.

• [ ] décrire mes problèmes rencontrés
• [ ] analyser les solutions existantes :
  • [ ] Google Drive
  • [ ] Microsoft 365
  • [ ] https://nextcloud.com/
  • [ ] https://www.seafile.com/en/home/
  • [ ] https://docs.paperless-ngx.com/
  • [ ] https://www.mayan-edms.com/
  • [ ] https://docspell.org/
  • [ ] https://teedy.io
  • [ ] https://papermerge.com/

Rédaction dans cette branche https://github.com/stephane-klein/sklein.xyz/tree/billet-classement-documents

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Ressources utiles :

• Billet Tag Systems (commentaires sur Lobters et Hacker News

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Je vais relire tout ça

Billet Tag Systems (commentaires sur Lobters et Hacker News)

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Ressource :

• https://library.buffalo.edu/scholarly/documents/Barry-Smith-Ontologies-What-Librarians-Need-to-Know.pdf
• https://ac.bslw.com/community/blog/2010/05/why-is-authority-control-important/
• https://www.amazon.com/Foundations-Library-Information-Science-Third/dp/1555706908

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L’ontologie est faite pour décrire le monde tel qu’il est; le thesaurus est fait pour faciliter l’accès à des contenus; la taxonomie est fait pour classer des ressources dans des dossiers, des catégories. (from).

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À étudier, lire : http://www.sparna.fr/skos/SKOS-traduction-francais.html

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Difficultés que j'ai rencontrées ces derniers mois (sous forme de bullet point) :

• en situation pro :
  • difficultés à construire une taxinomie (organisation et namming des dossiers, sous dossiers) pour classer les documents "Ressource Humaine" de mon équipe
  • difficulté à naviguer dans cette taxinomie
  • types de documents classés
    • contrat de travail
    • promesse d'embauche
    • budget
    • avenant de contrat de travail
  • ces documents étaient classés dans le Google Drive de la société
  • difficultés pour coopérer
    • mes collaborateurs avaient des difficultés à comprendre rapidement la taxinomie
    • la responsable RH archivait les mêmes documents dans un dossier "à elle", elle utilisait sa propre taxonomie
    • je souhaitais "merger" ces deux dossiers, mais comme aucune taxinomie n'est évidente, nous n'avons même pas pris le temps d'essayer de "merger" nos dossiers
• dans une assiociation
  • j'ai hérité d'un Google Drive avec une taxinomie définie par l'ancien président du club
  • j'ai des difficultés à retrouver les documents
    • exemples :
      • est-ce qu'une fiche de paie doit être classée dans le dossier "comptabilité" ou "administratif" ?
      • comment lister tous les documents qui concernent le joueur John Doe ?
      • comment lister tous les documents de la saison 2022/2023 ?

Actuellement, mon intuition de réponse à ce problème est :

• ne pas mettre en oeuvre une taxinomie, mais utiliser un thésaurus, c'est-à-dire :
  • organiser "à plat" (sans dossier) les documents
  • attribuer des tags (labels) sur ces documents
  • dans une "sidebar" :
  • proposer des recherches sauvegardées, exemples :
    • contrats de travailles
    • John Doe
    • 2022/2023
    • ...
  • permettre aussi de lister des tags favoris dans cette sidebar

Je cherche un outil qui implémente ces fonctionnalités, peut être https://teedy.io ?

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Après une première étude, j'ai l'impression que https://mayan-edms.com (faudra que j'argumente).