Etude/Realisation : Tchap annonce : rendre les bizdev autonomes sur les annonces

[odelcroi]

### Suivi
- [ ] https://github.com/tchapgouv/tchap-infra/issues/2676
- [ ] https://github.com/tchapgouv/tchap-backend/issues/48
- [ ] https://github.com/tchapgouv/tchap-product/issues/396

Besoin

• Actuellement le processus est :

Les demandes passeront sur Github → Template Standard
Contenu du ticket :
- instance(s) concernée(s)
- date souhaitée d’envoi
- corps du message

Pour commencer, fréquence d’un créneau par semaine pour que les Ops postent tous les messages de la semaine.

défini ici Exemple : https://github.com/tchapgouv/tchap-infra/issues/2644

Problèmes :

• ca prend du temps ops pour envoyer les messages
• les messages ne peuvent être envoyées que le mercredi

Evolutions futures

Attentes de la part des bizdev au niveau du contenu du message à envoyer

Priorité 1

• pouvoir partager un message texte avec formatage
• partager un lien cliquable
• filtrer par instance avec possibilité d'en sélectionner plusieurs

Priorité 2

• filtrer par domaine avec possibilité d'en sélectionner plusieurs
• programmer l'envoi
• partager une PJ

[odelcroi]

https://www.notion.so/mercurial-timer-ec4/Atelier-proc-dure-Tchap-Info-52d544cded594cf584d899e1f72c3b7e?pvs=4

Processus actuel :

Besoin : avoir un processus simple et clair pour poster des messages dans Tchap Info

Les demandes passeront sur Github → Template Standard

Contenu du ticket :

• instance(s) concernée(s)
• date souhaitée d’envoi
• corps du message

Pour commencer, fréquence d’un créneau par semaine pour que les Ops postent tous les messages de la semaine.

[Delphgateau]

Attentes au niveau du contenu du message à envoyer

Priorité 1

• pouvoir partager un message texte avec formatage
• partager un lien cliquable
• filtrer par instance avec possibilité d'en sélectionner plusieurs

Priorité 2

• filtrer par domaine avec possibilité d'en sélectionner plusieurs
• programmer l'envoi
• partager une PJ

[odelcroi]

L'étude a montré que nous n'avons pas de piste simple pour automatiser à partir de github. La solution préconisée serait de construire un bot

[julie-ri]

à tester et mise enprod et utilisation par les bizdev d'ici un mois

[mcalinghee]

Prendre en compte que Tchap annonces sollicite de maniere importante les serveurs (cela pourrait creer un incident de type ralentissement)

[mcalinghee]

Execution sur interieur de Tchap Annonces :

• debut : 30/07/24 - 20h51
• fin : 31/07/24 - 12h56
• duree : environ 16h
• charge sur l'instance interieur

Source : https://github.com/tchapgouv/tchap-infra/issues/2913

[mcalinghee]

Reunion a prevoir pour savoir si on peut laisser les Bizdevs utiliser Tchap Annonces

[julie-ri]

Prochain test : envoyer un tchap info début sept à toutes les instances en même temps et monitorer voir si c'est viable et ensuite on peut autonomiser les bizdev

[Delphgateau]

Test Tchap Info : https://github.com/tchapgouv/tchap-infra/issues/3000 A envoyer le 12 septembre

[mcalinghee]

Run du 12 septembre :

• instance la plus longue : interieur - de 9h24 a 2h53 (J+1) => env 17h
• instance externe : premiere fois que les rooms ont ete cree

[Nivann]

@mcalinghee je te propose de cloturer ce ticket