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株式会社ツクロアで運用中の就業規則
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電子帳簿保存法の改正への対応 #67

Closed knokmki612 closed 2 years ago

knokmki612 commented 2 years ago

2022年1月1日に施行される電子帳簿保存法の改正により電子取引情報の保存ルールが変わるが、それに応じて電子帳簿保存法上の電子データの保存要件を社内規定に定める必要が出てきた。

ファイル名のネーミングルール 「取引年月日　取引金額　取引先」とし、ファイル格納場所から検索ができるようにする

_Originally posted by @Tomo416 in https://github.com/tuqulore/finance/issues/55

knokmki612 commented 2 years ago

「取引年月日　取引金額　取引先」とし、ファイル格納場所から検索ができるようにする

ファイルネーミングへの言及があるのか検索機能の確保に関係がありそうと思った

根拠（重要と思った点を太字に変更）：

電子帳簿保存法Q&A（一問一答）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～｜国税庁

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】.pdf

13ページ目

問11 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合には、どのような要件を満 たさなければならないのでしょうか。

【回答】 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等に当たっては、真実性や可視性を確保する ための要件を満たす必要があります（規則２②一イ 、二、⑥六、七、４①）。 なお、詳しくは下記の表をご覧ください。

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等を行う場合の要件の概要

  • 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け（自社開発のプログラムを使用する場合に限ります。） (規２②一イ、⑥七、４①)
  • 見読可能装置の備付け等(規２②二、４①)
  • 検索機能の確保(規⑥六、４①)
  • 次のいずれかの措置を行う（規４①）
    • タイムスタンプが付された後の授受
    • 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す ※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受から当該記録事項にタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。
    • データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
    • 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

問12 妻と２人で事業を営んでいる個人事業主です。取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきました。一般的なパソコンを使用しており、プリンタも持っていますが、特別な請求書等保存ソフトは使用していません。どのように保存しておけばよいですか。

【回答】 例えば、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

  • 請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
    • 例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書 ⇒「20221031_(株)国税商事_110,000」
  • 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。
  • 【問24】に記載の規程を作成し備え付ける。

※ 税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合には、上記のデータについて提出してください ※ 判定期間に係る基準期間（通常は２年前です。）の売上高が 1,000 万円以下であり、上記のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には、上記１の設定は不要です。

【解説】 令和３年度の税制改正により電子取引の取引情報に係る電磁的記録については、電磁的記録を出力した書面等を保存する措置は廃止され、その電磁的記録（データ）を保存しなければならないこととされました。 請求書データ等の保存に当たっては、一定の要件に従った保存が必要ですが、上記の方法により保存することで要件を満たすこととなると考えられます。 なお、上記１の代わりに、索引簿を作成し、索引簿を使用して請求書等のデータを検索する方法によることも可能です。

問24 電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、規則第４条第１項第４号に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」を定めて運用する措置を行うことを考えていますが、具体的にどのような規程を整備すればよいのでしょうか。

【回答】 規則第４条第１項第４号に規定する「正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程」は、当該規程によって電子取引の取引情報に係る電磁的記録の真実性を確保する観点から必要な措置として要件とされたものです。 しょうか。 この規程については、どこまで整備すればデータ改ざん等の不正を防ぐことができるのかについて、事業規模等を踏まえて個々に検討する必要がありますが、必要となる事項を定めた規程としては、例えば、次のようなものが考えられます。 なお、規程に沿った運用を行うに当たっては、業務ソフトに内蔵されたワークフロー機能で運用することとしても差し支えありません。

_Originally posted by @knokmki612 in https://github.com/tuqulore/finance/issues/55

knokmki612 commented 2 years ago

電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程（法人の例）をベースに草案を作成する

Takashi-U commented 2 years ago

電子帳簿保存については労働基準的な観点から言えば内容そのものには言及する事はありません。 関係ある部分としては、これが懲戒等の対象になるか、なるとすればどの程度の違反からなのか、これを明記する必要があります。

これは電子帳簿だけではなく、他にも会社の中でのルールがあるわけですが、そのルール全てに言えることです。 どこまで明記するかというのは難しいところです。 例えば、会社に設置してある冷蔵庫使用のルールに違反したくらいで解雇する事は無いでしょうし、そんな事は明文化もされていない事の方が多でしょう。逆に、情報管理規程みたいなものや、取引先との誓約などは書面にしてあって、それに違反したら解雇も含めて懲戒理由になる可能性があります。

一般的には、前述のような重要な規則や文書等についてはしっかりと規則の中に明記、その他はシンプルに「社内ルール」みたいな形で対応するように思います。 何か問題が起こったときに、前者の対応をしていると従業員の処遇がハッキリするので、労使の争いに発展する可能性を低め、かつ、争いになったときも各論での争いに有意に働きます。（労使双方にとって有意です。どこまでがOKでどこまでがNGか分かるのはどちらにとっても良い事です。） 後者の対応は何かあったときに、そのルールの存在自体から問われる事になりますが、些細な事を言い出すと会社を良くしようと思って決め事を作る事が、却って職場環境を悪くすることも考えられます。 この点を踏まえて、懲戒関係もあわせてご検討ください。電子帳簿以外にもあれば、それもあわせての検討になります。過剰な懲戒となるような事があれば、懲戒事由等が無効になることも考えられますが、一先ずは思うがままに検討されて、出来上がったものに対して過剰かどうかを考えれば良いでしょう。

関係ある条文としては、

かと存じます。

ちなみに、第49条も「遵守事項」という名前になっています。第14条は服務に関する遵守事項、第49条は安全衛生に関する遵守事項なので内容が被っているわけではないため、規則の効力に影響する事はありませんが、この機会に名前を修正するのがベターかと思います。例えば、第14条は「服務に関する遵守事項」みたいな修正になるイメージです。

最後に、内容そのものに言及する事はないと記載しましたが、内容そのものが問題になるケースもゼロではありません。 先程の懲戒の話にあった過剰かどうかという事と同じですが、従業員にとって物理的に守れないような無理難題を押しつけるような事があれば、規則自体の有効性を問われるかもしれません。 もっとも、そんな規則を制定するような事はまず無いでしょうが、どこかスポットでその条文だけ問題となる事もあるので、念のため申し添えておきます。

Tomo416 commented 2 years ago

訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

を明確にし、言語化する

knokmki612 commented 2 years ago

規程作成に辺り参考にしたもの