회의실, 페어룸 공간 사용 현황 점검 및 제도 개선 방안 요청

[seokhongkim]

개요

• 회의실, 페어룸이 공간의 목적에 맞고 규칙에 따라 사용될 수 있는 업무 진행을 요청합니다.
• 현재 공간 사용과 관련하여 발생하는 문제와 원인을 찾고, 해결을 위해 시도해볼 수 있는 방법을 제안 바랍니다.

상세 업무

1. 회의실, 페어룸이 공간의 목적에 맞게 정해진 규칙에 따라 사용되는지 현황 점검을 요청합니다.
   • 회의실, 페어룸은 회의, 페어 활동의 목적으로 최대 1시간 이내로 예약하여 사용하는 공간입니다. 사용 규칙은 테크코스 생활 가이드북에 있습니다.
   • 다만, 예외적인 상황의 경우 사전 협의하에 허가하고 있습니다. 테크 살롱에서 진행되는 스터디, 강의장 공간 공사로 인한 팀 프로젝트 장소 배정 등의 사유가 있습니다.
   • 현재 공간의 목적에 맞지 않게 사용되거나, 정해진 시간을 초과하여 사용하는 사례가 있는 것으로 보여 점검을 요청합니다.
2. 목적과 규칙에 따라 공간이 잘 사용될 수 있도록 메세지 전달 또는 캠페인 진행을 요청합니다.
   • 코치의 강경한 메세지 전달이 필요하다고 판단하시면 요청해주셔도 좋습니다.
3. 공간 사용과 관련하여 발생하는 문제와 원인을 찾고, 해결을 위해 시도해볼 수 있는 방법을 제안 바랍니다.
   • 크루에게 필요한 환경이나 물품에 대한 수요를 아는 것도 좋습니다. 공간 구조 변경은 어려울 수 있으니 참고해 주세요. (e.g., 집중해서 공부할 수 있도록 가림막이 필요함, 팀 자리에서 회의를 하기 위한 보드가 필요함)
   • 회의실, 페어룸 사용 규칙이 현재 크루들이 사용하는 패턴과 어떻게 다르며, 어떻게 변경하는 것이 필요하다고 생각하는지 정리해 주셔도 좋습니다.
   • 규칙이 잘 운영될 수 있도록 모니터링하고 관리할 수 있는 방법도 좋습니다.

기간

~ 2024. 09. 27.

[kyum-q]

안녕하세요 토미, 선릉 코어팀 켬미입니다.

해당 사항에 대해서 잠실캠퍼스와 함께 이야기해봤습니다. 그 결과 캠페인이나 현황 조사는 캠퍼스 별로 진행하고, 공간 사용 규칙은 크루들의 의견을 모아서 두 캠퍼스가 동일한 규칙을 적용하고자 합니다.

선릉 캠퍼스 진행 방법

그래서 선릉 캠퍼스는 코어팀 회의를 통하여 다음과 같이 진행하기로 하였습니다.

업무 분배

• 문제해결팀에서 다음 업무를 맡는다.
  1. 회의실, 페어룸이 공간의 목적에 맞게 정해진 규칙에 따라 사용되는지 현황 점검
• 코어팀에서 다음 업무를 맡는다.
  1. 목적과 규칙에 따라 공간이 잘 사용될 수 있도록 메세지 전달 또는 캠페인 진행
  2. 설문 조사를 통해 공간 사용과 관련하여 발생하는 문제와 원인 조사
  3. 해결을 위해 시도해볼 수 있는 방법 구상

업무 방법

• 자세한 진행 방법은 담당 팀이 결정한다.
  • 코어팀은 다음주 월요일 회의를 통해 구체화할 예정입니다. 구체화되면 코멘트로 문서나 이슈 추가하겠습니다.

해당 결과가 도출된 회의록 9.20 (금) [선릉] 선릉 코어팀 근로 회의록

[seokhongkim]

@kyum-q 켬미 안녕하세요. 진행 방법과 업무 분담 빠르고 자세하게 공유해주셔서 감사합니다. 🙂

공간 사용 규칙은 근로에서 먼저 안을 정리해서 말씀해 주시면, 코치들이 검토하고 근로와 의견을 교환 후, 변경안을 공유드리는 방향으로 생각하고 있습니다. 참고해 주세요.

[kyum-q]

@seokhongkim 네 확인했습니다! 그럼 공간 사용 규칙 변경안을 09. 27까지 코치님들께 전달하면 될까요? 아니면 검토 및 의견 교환 시간을 고려해서 09. 27보다 빠른 시일에 코치님들에게 전달해야할까요?

[seokhongkim]

@kyum-q 규칙 변경 안을 9월 27일까지 전달해주시면 됩니다!

[kyum-q]

@seokhongkim 안녕하세요 토미, 선릉 코어팀 켬미입니다😊 해당 태스크 기한을 이번 주 금요일(9/27)에서 다음 주 중으로 연장할 수 있을지 문의드립니다. 현재 5차 데모데이와 미션 일정으로 인해 수요조사가 원활하게 진행되지 않을 가능성이 있어, 충분한 의견 수렴과 회의를 위해 시간을 연장하고자 합니다. 선릉/잠실 회의가 서두르지 않고 충분히 논의될 수 있도록 기한 연장을 요청드립니다.

검토 부탁드립니다!

[kyum-q]

@seokhongkim 안녕하세요 토미, 선릉 코어팀 켬미입니다 😊

공간 사용 관련 설문 조사 및 회의 진행 후 다음과 같이 공간 사용 규칙을 변경하고 싶습니다.

1. 평일에는 회의실 및 페어룸 모두 찜꽁을 통해 예약 후 사용한다. (정규시간 이후에도 필수)
2. 회의실 시간은 하루 팀당 1시간씩 3회 이용 가능하다.
3. 회의실 연속 사용은 불가능하다.
4. 회의실은 1인 사용이 불가능하다.
5. 페어룸은 1인 사용이 가능하다.
6. 페어룸 시간은 하루 인당 1시간씩 2회 이용 가능하다.
7. 정규 시간 이후에는 시간을 제한하지 않는다.
8. 주말에는 찜꽁 예약 없이 사용 가능하다.

더 자세한 회의 내용은 회의록에 작성해두었습니다. 😁

[seokhongkim]

@kyum-q 켬미 안녕하세요. 잘 정리해주셔서 감사합니다. 회의록 내용 참고하여 검토해보고 추가로 의견 전달 드릴게요.

회의실, 페어룸을 회의, 페어 이외의 목적으로 사용하는 이유가 있을 것 같아요. 이유와 이를 해결하기 위한 방안도 있을까요? 인터뷰나 설문을 해보지 않은 상황에서는 막연하게 보드가 있으면 회의를 할 수 있을 것 같다거나, 책상에 가림막을 이용해 독서실처럼 사용할 수 있다면 집중하는데 도움이 될 것 같다는 생각을 했는데요. 실제로 혼자 공간을 사용하는 크루가 느끼는 불편함이 무엇인지, 이를 해결하기 위한 방법도 논의하신게 있는지 궁금합니다.

[kyum-q]

@seokhongkim 안녕하세요, 토미! 질문 주신 내용에 대해 답변 드리겠습니다.

페어룸을 페어 이외의 목적으로 사용하는 이유

회의실이나 페어룸이 페어 이외의 목적으로 사용되는 이유가 있을 텐데, 그 이유와 해결 방안에 대해 어떻게 생각하시나요?

우선, 회의실은 본래 목적에 맞게 사용되도록 2인 이상이 예약 후 이용할 수 있도록 규칙을 마련하려 합니다.

그러나 페어룸과 관련하여, 혼자 사용하는 사용자들을 대상으로 설문 조사를 실시한 결과, '페어룸을 개인 공부 목적으로 이용할 수 있도록 하자' 는 결론에 도달했습니다.

이 결론의 근거는 두 가지입니다.

1. 설문조사 결과

• 선릉: 11명의 응답자 중 9명이 페어룸 개인 사용을 희망함
• 잠실: 25명의 응답자 중 76%가 페어룸 개인 사용 경험이 있음

이처럼 선릉과 잠실 캠퍼스 설문 조사 결과, 약 78.91%가 페어룸 개인 사용을 희망하는 것으로 나타났습니다.

2. 현재 페어가 없는 상황

회의 중에 논의된 바에 따르면, 현재 페어 활동이 진행되지 않고 있어 페어룸을 엄격히 제한하는 경우 공간을 효과적으로 사용하지 못할 가능성이 있다고 판단했습니다.

결론

설문을 통해 다수의 사용자가 페어룸 개인 사용을 희망하는 것을 확인했고, 현재 페어 활동이 없는 상황에서 개인 사용을 허용하는 방안을 도출했습니다. 다만, 개인 공부를 원하는 수요가 많으므로 1인당 2시간의 시간 제한을 두어 약간의 규칙을 적용하려 합니다.

개인 사용을 원하는 크루가 느낀 불편함과 해결책

실제로 혼자 페어룸을 사용하는 크루들이 느끼는 불편함이 무엇인지, 그리고 이를 해결하기 위한 방안이 있을까요?

불편함

잠실 캠퍼스 설문 결과에 따르면, 개인 사용을 희망하는 크루들의 요구사항은 다음과 같았습니다.

• 분리된 공간에서 더 집중할 수 있음
• 조용한 환경이 필요함
• 모니터 사용이 가능해야 함

이를 통해 크루들이 느끼는 불편함은 '강의실은 분리되지 않은 공간이라 집중하기 어렵고, 모니터 사용이 불가능하다' 는 점으로 요약할 수 있습니다.

해결 방안

해결 방안으로, 페어룸의 개인 사용을 허용하기로 했습니다. 이 근거는 앞서 설명한 설문조사 결과와 동일합니다.

독서실처럼 가림막이나 보드를 추가하는 방안에 대해 어떻게 생각하시나요?

이번 회의에서 다룬 핵심 주제는 규칙 변경 이었습니다. 가림막과 보드 추가는 비용이 발생할 수 있고, 강의실에서 관리가 어려울 수 있다는 점에서 논의되지 않았습니다. 비용 문제를 고려하지 않아도 된다면, 향후 회의를 통해 이 부분을 다시 검토할 수 있을 것 같습니다.

감사합니다!

[seokhongkim]

@kyum-q 켬미, 공간 사용 규칙 제안해주신 내용에 대해 코치가 검토했고 아래와 같이 의견 전달 드립니다. 🙂 근로에서 보신 후 의견 부탁드리고, 위에 말씀하신 비용을 들여서 문제를 해결할 수 있는 방법도 같이 정리해 주시면 좋겠습니다. 자세한 내용은 추가 업무 요청 부분을 참고해 주세요.

정리해 주신 규칙에 대한 코치 검토 의견

변경 가능한 규칙

• 회의실 및 페어룸 모두 찜꽁을 통해 예약 후 사용한다. (주말 포함 정규 시간 외에도 필수)
• 회의실 연속 사용은 불가능하다.
• 회의실 1인 사용은 불가능하다.
• 페어룸은 정규 시간 외에는 1인 사용이 가능하다.
  • 개인이 집중 학습할 공간이 적다는 점을 인정하여 정규 시간 이후에는 가능한 것으로 허용합니다. 정규시간 외에는 개인 공간이 필요하면 집으로 가서 학습하는 선택지가 있습니다.
  • 레벨4 미션에서 페어 프로그래밍을 하지는 않으나, 페어룸은 다른 크루와 함께 디버깅을 하거나 팀 프로젝트 진행 시 페어 활동을 하는 것과 같이 2-3인이 함께 활동하기 위한 공간입니다.
  • 1인 사용을 허용하는 경우 페어룸이 부족해서 특정 인원만 공간을 사용하는 혜택을 가질 수 있어서, 다른 공간 활용이 자유로운 정규시간 외에만 1인 사용을 허용하고자 합니다.
• 회의실, 페어룸은 정규 시간 이후에는 연속으로 3시간까지 사용할 수 있다.
  • 시간을 아예 제한하지 않을 경우, 특정 팀 / 인원이 매일 18-23시 공간을 예약하고 사용하는 상황이 발생할 수 있다.
  • 단, 크루로부터 불편함이 접수되면 규칙을 변경한다.

변경이 어려운 규칙

• 회의실 시간은 하루 팀당 1시간씩 3회 이용 가능하다.
  • 현재 회의실 사용 시간을 제한하는 것은, 회의를 짧고 효율적으로 할 수 있도록 연습하라는 의도가 담겨 있는 규칙입니다. 또한, 캠퍼스 공간을 코치를 포함하여 우아한형제들 임직원이 함께 사용하고 있으므로 팀에서 모든 시간을 점유하도록 시간을 할당하기는 어렵습니다.
• 주말에는 찜꽁 예약 없이 사용 가능하다.
  • 위에 말씀드린 것처럼 우테코 외 인원이 공간을 예약하고 사용하는 경우가 있으므로, 주말에도 찜꽁 예약을 해야 합니다. 회의실, 페어룸 등의 공간 사용 가능 여부를 모두가 알 수 있어야 하며, 각 공간의 사용 히스토리가 필요합니다.

추가 설명

• 위에서 정규 시간은 월요일 13시-18시, 화-금요일 10시-18시를 의미합니다. 정규 시간 외의 시간은 정규 시간 전 혹은 후를 의미합니다.

추가 업무 요청

• 위의 검토 의견에 대해 그대로 적용할지, 다른 의견이 있으신지 정리해서 회신해 주세요.
• 위에 작성해주신 내용 확인했습니다. 비용이 매우 크지 않다면, 비용을 들여서 문제를 해결할 수 있는 방법도 같이 정리해서 말씀해 주세요. 방안별로 대략적인 예상 비용을 함께 정리해 주시면 더 좋습니다. 🙂
• 변경할 규칙이 정해진 후에는 해당 규칙을 지키지 않고 공간을 사용하는 사람이 있을 경우, 우테코 크루, 코치에 관계 없이 회의실을 비워달라고 적극 요청해 주세요. 근로에서 챙겨주셔도 되고, 캠페인 형식으로 진행해서 공간 사용을 원하는 크루가 직접 해도 괜찮습니다. 또한, 규칙이 잘 지켜지는지 확인할 방법도 같이 고민해 주시면 좋겠습니다.

[kyum-q]

@seokhongkim 토미 답변 감사합니다 ! 추가 업무에 대해서는 다음주 중으로 회의 후 답변 드리겠습니다. 😊

[kyum-q]

@seokhongkim 안녕하세요 토미 ! 업무 요청해주신 부분에 대해 검토 후 다음과 같이 결론을 내렸습니다. 더 자세한 회의 내용은 회의록에 작성해두었습니다.

추가적으로 토미가 답변 주시면, 빠른 시일에 [공간 사용 규칙]을 슬랙으로 공지하고자 합니다. 6기-공지 혹은 6기-선릉/6기-잠실에 공지해도 될까요?

감사합니다!

검토 사항 요약

코치님들 검토 의견(규칙)을 그대로 적용할 것인가?

그대로 적용한다.

공간 사용 규칙

정규 시간은 월요일 13시-18시, 화-금요일 10시-18시를 의미합니다. 정규 시간 외의 시간은 정규 시간 전 혹은 후를 의미합니다.

• 회의실과 페어룸은 모두 '찜꽁'을 통해 예약 후 사용해야 합니다. (주말 포함, 정규 시간 외에도 필수)
• 회의실은 팀별로 최대 2시간까지만 사용 가능하며, 연속 사용은 불가합니다.
• 정규 시간에는 회의실과 페어룸 모두 1인 사용이 불가합니다.
• 정규 시간 외에는 페어룸에서만 1인 사용이 가능합니다.
• 정규 시간 외에는 회의실과 페어룸 모두 최대 3시간까지 연속 사용이 가능합니다.

기존 규칙 변경 제안 외에 비용을 들여서 문제를 해결할 수 있는 방법이 있는가?

칸막이 혹은 모니터 구매를 고민해보았습니다. 하지만 회의 결과 비용을 들이는 해결 방안은 따로 마련하지 않기로 결정했습니다.

규칙 공지 후 사용 현황 파악을 어떻게 할 것인가?

• 페어룸, 회의실 근처에 규칙 안내 포스터 붙이기
• 포스터를 붙이고 공지사항을 올린 후 일주일 동안 근로 크루들이 가끔 직접 둘러보며 규칙을 위반하는 경우가 있는지 확인한다.
• 공지 후 사용 현황을 파악했을 때 규칙이 잘 지켜지지 않는다면 찜꽁 예약 내역에 사용 인원 및 목적을 명확히 쓰도록 규칙을 추가할 수 있다.

[seokhongkim]

@kyum-q 켬미, 공지 채널을 통해 빠르게 공지하고 잘 지켜지는지 확인 부탁드려요. 아래 내용도 참고 바랍니다. 공지 후 개선해야 할 부분이 있다면, 이것도 정리해서 전달해 주시면 감사합니다.

• 규칙을 포스터로 붙인다고 하니, 규칙을 공지하면서 규칙이 잘지켜지지 않는 것을 발견하면 누구든지 공간을 비워달라고 얘기할수 있다는 것도 같이 홍보되면 좋겠습니다.
  • ex.
  • 예약하고 사용 중이신가요? 아니라면 공간을 비워주세요~
  • (회의실, 페어룸은) 혼자는 쓸수없어요. 🙂 공간을 비워주세요~

[kyum-q]

@seokhongkim 네 포스터 제작 시 해당 내용도 같이 홍보하겠습니다 ~