Open zuperninja opened 6 years ago
Car on sait jamais quoi répondre car tout change, du coup on demande à @nicolasdb.
Avoir une aide graphique et logique (workflow) pour trouver rapidement les infos dont on a besoin pour répondre.
J'ai animé un groupe de réflexion sur la gestion des demandes et leur enregistrement pour l'éducation nationale. C'était long car dur à motiver les gens autour de ce thème et que j'avais pas assez d'expérience dans cette structure.
Je propose de faire un metamap draw.io collaboratif et y ajouter à chaque fois les décisions qu'on prend et les applications. Quand c'est sur la map, c'est décidé et on fait ça. Ça permet d'avoir des trucs au propre et plus tard transposer ça bien sur le wiki + site. Début de proposition de carte sur ce commentaire en suivant cette chronologie
J'appelle "Boîte de réception" l'endroit où nous recevons des messages.
Organiser une tournée des boites de réception avec possibilité de déléguer ou d'assurer une permanence. Ne pas passer plus d'une heure par jour et par personne à répondre à des messages
Faire une database de mots de passe à jour. Je veux bien commencer pour que ça se rode.
On essaye et on test et on a pas la même logique. Perso je m'y retrouve pas du tout et du coup je ne les utilise pas. J'aime beaucoup l'approche de http://thesecretweapon.org/ ainsi que le principe de @softrevolter (ou @dsmrs ?) : créer un dossier qu'à partir de 7 items qui vont ensemble. Je l'applique depuis, et ça me réussit bien.
Uniformiser les tags des boites de réception (github, facebook, gmail) et s'y tenir. Quand on veut en créer un nouveau on demande aux autres si ça ne fait pas redondant et si ça parait logique à tous.
Référencer tous les tags, libellés et couleurs possibles. Qu'on soit d'accord sur ces tags (vote?) et qu'on les utilise et s'entraide à bien ranger.
Je reprends un peu en main le gmail de OpenFab. C'est chouette de refaire ça, je savais plus trop ce qui se passait au final. J'avais les visions des membres mais pas celle des fournisseurs et des relations extérieures.
Jusque là on répondait quand on avait le temps et laissait les emails qu'on pouvait pas répondre dans les 5mins. Ça s'entasse, ça s'oublie, ça effiloche peut-être un peu les relations. Peut-être qu'on perdait des opportunités, mais en même temps on avait pas la team derrière pour prendre en charge.
Répondre dans les 36h. Proposer des partenariats dès que possible. Transférer aux membres qui ont besoin de l'info. Garder trace des mails importants. Créer des relations. Rendre service.
J'utilisais les tags la dernière fois que je m'occupais de la boite gmail. J'aimais bien, mais j'avais pas expliqué à tout le monde à quoi ça servait. BUT 1: Montrer que le mail à été traité par un humain BUT 2: Indiqué son statut ou l'action qui a été faite dessus BUT 3: Repasser en revue rapidement les derniers jours
Mail traité et classé, plus rien à faire sauf si un nouveau message est reçu via cette conversation.
Mail transféré à la team ou au.x membre.s. Lors de la revu regardé si tout se passe bien.
I don't know what to do, I don't know what to say ! Je l'utilise pour le moment quand je sais pas quoi faire et j'y réfléchis. Souvent je reviens dessus le lendemain et ça va. Si je veux pas le traiter je mets pas de tag, comme ça un autre membre peut prendre une décision.
Mail de référence à garder. Action à faire prochainement. Que ça soit une relance, ou autre.
Je suis encore en train de bosser dessus, mais j'ai dans l'idée que le libellé indique dans quel Team le mail est redirigé. En lien avec les Team et le flowchart.
C'est toujours les mêmes questions quasiment.
Créer une FAQ Créer des phrases toutes faites
Collecter dans les jours qui viennent les questions et réponses récurrentes et les rapporter sur cette issue.
Suite à ce matin et sur base de ce post
Si j'organise en chronologique:
Dewi, Sarah, Chloe à eux de décider si la demande est pertinente ou pas. Répondre oui ou non. Merci, bisous. Si oui, faire le suivit. (et optimiser ce flow ainsi que les pistes de rémunérations)
Pour l'instant, Milena, Florent, Dewi ont la clé. Navid et Anne-sophie doivent bientot en avoir une aussi. Loois en avait une, il a arrêté son abo OF et ne viens plus, il est installé à la serre. Je ne sais pas s'il a tjs une clé.
Dewi s'il est dispo, sinon mise en capacité de Navid et Anne-sophie pour des jobs lasers. Si pas prêt, faut se préparer. Si pas dispo, redirection vers le groupe et improvisation. Pour rappel, seul les metaUser peuvent commencer à répondre à des jobs pour un reward a définir (badge, crrr, levelUp ou loot), seul les membres de niveau 4 peuvent être rémunéré en €. (sur base de 34€ htva/h) Pour la cnc, on en a pas. C'est retiré du site. Zip it, c'est pas pour les noobs.
Objectif de la Team, être prêt pour accepter des jobs et générer du cashflow. il y a 1100€ / mois minimum de frais commun. (loyer, internet et compta/assurance) Tout ce qui est en plus, c'est dispo pour des machines, des évents, du swag et de la rémunération.
Dewi, Milena, Florent et Navid. Il y a déjà pas mal de demande, l'équipe doit s'agrandir et se former sur plus de tools. Un catalogue doit être élaboré et les workshop standardisés pour facilement être animé par tout les animateurs compétent. Mission spéciale:
Reste 2 points:
la mise à niveau des membres existant. Les personnes dans les teams, devraient être minimum metaUser et avoir remplis toutes les conditions. (passport, badges laser, badge github, badge buro274, la domiciliation, l'avatar et le trombinoscope, + reward 50crrr)
J'avais oublié la team workshop, on vient d'en parler avec Anne-Sophie.
Il faut un peu mieux définir les objectifs de la team, et améliorer les logiques de devis aussi et combien coute par personnes, etc...
Top !
J'ai commencé à construire un diagramme pour le traitement de la demande. Méga WIP. Se trouve sur le drive de contact dans le repo "Draw.io" : Cartographie_traitement des demandes
Pour les mots de passe, faire bien attention à les stocker dans un endroit secure (dashlane ou lastpass ont des options gratuites)
On a déjà une base de donnée en keepass.
Mais c'est sur le NAS via Lan ou une synchro que je fais avec mon ordi grace a syncthing (opensource, MIT)
Ok parfait, tant que c'est crypté 😉
Germaine 2.0 - Système multi-user et horizontal de secrétariat
J'ai mis ça sur mon github pour pas plus engorger les issues de openfab. Et que je m'assume en tant que project owner. Les 4 premiers commentaires seront mis à jour avec des liens vers les autres avancées.
Contexte
OpenFab reçoit beaucoup de messages sur plusieurs plateformes.
On avait créer un alias avec @nicolasdb pour le job de secrétariat et de factures (car on aimait pas demander de l'argent aux gens. C'est pas nous qui somme fâchés, c'est Germaine.
Objectif
Comment répondre à ces messages de manières efficaces et dans un délai inférieur à 24h. Sans que cela repose sur une seule personne.
Proposition
Cartographier les demandes et construire un workflow avec ressources nécessaires pour y répondre.link Créer une permanence de réponse aux emails.link Créer un code commun / uniformisation des tags et labels.link Créer des réponses déjà faite / FAQ.link
First step
Issues liées
tag et label #202 Organisation OpenFab : team & task force #195 Gestion buro274? #183 Proposition de réarrengement de la partie Projects #88 Faq #17 label - modif de nom #127
Ressources
@softrevolter, @nicolasdb, @DewiBrunet, @Ginsburg, @dsmrs , @satblip, @zuperninja Méthode GTD Super weapon